Als Vorstandsassistentin des CFOs der Berentzen Gruppe AG („Berentzen“) stehen für Andrea R. Tag für Tag diverse Themen ganz oben auf der Agenda. Das bedarf viel Koordination, Kommunikation und Konzentration. Sie arbeitet unter hohem Druck und muss nicht nur die Aufgaben erfüllen, die von ihrem unmittelbaren Vorgesetzten an sie herangetragen werden, sondern auch den Anforderungen der Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat des Unternehmens gerecht werden.
Aus diesem Grund war Andreas Input von entscheidender Bedeutung, als es darum ging, die Organisation und Durchführung der Gremiensitzungen von Berentzen zu verändern. Als das Unternehmen seine Abläufe modernisieren wollte, suchte das dafür verantwortliche Team nach einer Lösung, einen reibungslosen Weg zur Erledigung aller relevanten Aufgaben zur vollen Zufriedenheit der beteiligten Stakeholder zu schaffen, trotz der damit verbundenen Herausforderungen.
Herausforderungen vor iBabs
Das Team von Berentzen hatte sich zum Ziel gesetzt, die Handhabung der Aufsichtsratssitzungen zu digitalisieren. Die bisherigen Prozesse mussten angepasst werden, um die Leistungsfähigkeit einer Sitzungsmanagement-Software in vollem Umfang nutzen zu können. Das Unternehmen erstellte im Rahmen dieses Digitalisierungsvorhabens einen Anforderungskatalog.
Um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, musste die Wunschlösung in der Lage sein, alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern. Zugleich musste es mit der Software möglich sein, Besprechungen zu organisieren, Tagesordnungen zu erstellen und zu veröffentlichen, Beschlüsse zu fassen und noch vieles mehr.
Es gibt viele Apps und Programme auf dem Markt, die sich um einzelne Aufgaben kümmern können, die im Rahmen von Gremiensitzungen zu beachten sind; Berentzen benötigte jedoch einen ganzheitlichen Ansatz, um das Gremienmanagement zu digitalisieren.
Nach reiflicher Überlegung haben sich Andrea R. und das Team für iBabs entschieden. Sie kamen zu der Erkenntnis, dass unsere Lösung aus mehreren Gründen herausstach. Erstens erfüllte die Software alle Kriterien für ein integriertes Management des gesamten Besprechungsprozesses. Außerdem sagte sie:
"Bei der Recherche nach einer Softwarelösung für das Gremienmanagement ist uns aufgefallen, dass iBabs seine Preise für die Nutzung der Software offen und übersichtlich auf seiner Homepage kommuniziert... Das Preis-Leistungs-Verhältnis war sehr überzeugend."
Einführung von iBabs
Der ausschlaggebende Faktor für die Einführung von iBabs war dann schließlich, dass sich das Team von Berentzen mit einem Testzugang von den Funktionen und Abläufen überzeugen konnte, die das System bietet, um den Meeting-Prozess zu verschlanken und dabei zu unterstützen, die Produktivität zu steigern.
Andrea R. fand das System leicht zu bedienen und einfach zu verwalten. Dazu merkte sie an:
"Als wir uns entschieden haben, das System zu testen, war der Testzugang schnell eingerichtet und wir Administratoren wurden sofort geschult. Als Administrator kann ich selbst neue Benutzer anlegen und kümmere mich direkt und unkompliziert um die Systemverwaltung."
Der erste Schritt für die Administratoren bestand darin, sich mit der Funktionsweise des Systems vertraut zu machen und die internen Prozesse des Unternehmens entsprechend anzupassen. Der Support von iBabs unterstützte das Team in dieser Phase der Einführung und war stets zur Stelle, wenn die Administratoren von Berentzen Fragen hatten.
Die Vorstandsassistentin des CFO betonte:
"Besonders hervorheben möchte ich die angenehme Zusammenarbeit mit dem iBabs-Team, das jederzeit für Fragen zur Verfügung stand und zeitnah reagiert hat."
Die mühevolle Vorarbeit der Administratoren zahlte sich für das Unternehmen aus, denn die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat freuten sich darüber, dass nun alle für die Sitzungen notwendigen Unterlagen an einem zentralen Ort gespeichert waren und somit komfortabel genutzt werden konnten.
Auswirkungen der Einführung von iBabs
Andrea R. erklärte, dass die Gremienmitglieder mit der neuen Sitzungsmanagement-Software sehr zufrieden waren. Insbesondere ist hervorzuheben, dass iBabs die Wunschvorstellungen des Unternehmens vollumfänglich und in einer integrierten Arbeitsumgebung erfüllt, und es den Gremienmitgliedern somit erleichtert hat, ihre Arbeit effizient und erfolgreich zu erledigen.
Die Plattform verfügt über zahlreiche Funktionen, die für die moderne Gremienarbeit unerlässlich sind, und sie lässt sich einfach einführen, so dass mit dem System unmittelbar erfolgreich gearbeitet werden kann. Andrea R. brachte es auf den Punkt:
"iBabs ist intuitiv und einfach zu bedienen."
Es ist offensichtlich, dass iBabs eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung des Sitzungsmanagement-Prozesses des Unternehmens gespielt hat. Andrea R. vertraut auf iBabs:
“Mit iBabs haben Sie eine solide Grundlage, um Ihr Sitzungsmanagement zu digitalisieren. Das iBabs-Team agiert fix und unterstützt Sie bei Schwierigkeiten, Fragen oder Anregungen.”
Schlussfolgerung
Die Zusammenarbeit von Berentzen und iBabs spiegelt die Anpassungen wider, die ein Unternehmen mit den richtigen Tools umsetzen kann. iBabs hat die passende Lösung für die Herausforderungen des Gremienmanagements angeboten, indem es Berentzen ein intuitiv bedienbares System zur Verfügung gestellt hat, mit dem von der Erstellung und Veröffentlichung von Tagesordnungen bis hin zur Speicherung wichtiger Dokumente an einem zentralen Ort alle wesentlichen Arbeitsprozesse abgedeckt sind. Dazu kommt ein Support, der sichergestellt hat, dass die Fragen des Teams zuverlässig beantwortet wurden.
Wenn Sie iBabs im Einsatz zur Optimierung Ihrer Gremiensitzungen erleben möchten, klicken Sie hier, um unsere Lösung näher vorgestellt zu bekommen.
