Die SEMODU AG ist ein in Deutschland ansässiges Technologieunternehmen, das seit seiner Gründung im Jahr 2017 exponentiell gewachsen ist. Das Unternehmen hat eine einzigartige Vision: die Schaffung von modularen, seriellen, ökologischen und gesunden Lebensräumen, sowohl in Deutschland als auch international.
Mit der beeindruckenden Expansion an verschiedene Standorte, darunter München, Berlin, Mannheim, Stuttgart, Frankfurt, Wien und Paris, und dem kürzlich erfolgten Börsengang bestand die Notwendigkeit, die Sitzungsprozesse des Unternehmens dem Wachstum gerecht weiterzuentwickeln.
Die Vorstandsreferentin Marina Pavlovic ist unter anderem für die Expansionsstrategie sowie für die organisatorische und operative Struktur des Unternehmens zuständig. Sie leitete die Suche nach einer Plattform zur Verwaltung von Ausschusssitzungen.
Die Notwendigkeit von Veränderungen
Der stetige Wachstumskurs und die Erschließung neuer Märkte sowie die dezentrale Aufstellung erfordern eine digitale Lösung, um Projekte zielgerichtet vorantreiben zu können", so Marina Pavlovic.
Das Team führte Besprechungen in der Standard-Microsoft-Office-Umgebung durch. Dies war jedoch nicht mehr ausreichend, um mit der schnellen Expansion des Unternehmens Schritt zu halten.
Das Unternehmen benötigte ein Meeting-Portal, das die strukturellen Prioritäten im gesamten Unternehmen anpasst und gleichzeitig die multinationale Präsenz berücksichtigt. Marina Pavlovic erinnerte sich auch daran, dass sie eine Lösung suchte, die ein hohes Maß an Sicherheit und Kompatibilität mit den vorhandenen Tools bot und die sie intern verwalten konnte.
Warum iBabs?
Unter mehreren Anbietern, die Marina Pavlovic und ihr Team sichteten, stach iBabs durch seine verlockende Webpräsenz hervor. Nachdem sichergestellt war, dass die Plattform auch die anfänglichen kritischen Anforderungen des Unternehmens erfüllte, z. B. dass sie auf Servern in der EU läuft, die Integration von Microsoft Office erleichtert und in einer Reihe von verschiedenen Sprachen verwendet werden kann, beschloss SEMODU AG, eine Demo der Plattform anzufordern.
Durch die Nutzung der Testumgebung von iBabs konnten Marina Pavlovic und das Team mehr über die Stärken der Plattform erfahren. Besonders beeindruckt waren sie von der intuitiven Benutzerführung und den Vorteilen der zentralen Dokumentenmanagementlösung von iBabs. Sie schätzten auch die Tatsache, dass es keine versteckten Kosten für die Nutzung der Plattform gibt.
Marina Pavlovic sagte:
"Neben der transparenten Preiskommunikation punktete iBabs auch durch die einfache Skalierbarkeit, die übersichtliche Oberfläche und die Möglichkeit, Dokumente, Unterschriften und Abstimmungen zentral zu sammeln."
Einarbeitung in iBabs
Was iBabs von anderen Tools unterscheidet ist der Umfang der Unterstützung, die das iBabs-Team für SEMODU AG leistet.
Marina Pavlovic sagte:
"Unsere Kontaktperson war immer verfügbar und bereit, uns so effizient wie möglich zu unterstützen. Fragen werden in kürzester Zeit beantwortet, und auch bei der Einführung gibt es ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit."
Die Auswirkungen des Einsatzes von iBabs
Marina Pavlovic konnte mit dem Einsatz von iBabs einen unmittelbaren Effekt auf die Sitzungen des Unternehmens feststellen. Insbesondere sind ihr die folgenden Punkte aufgefallen:
- Größere Klarheit für die Teilnehmenden an Ausschusssitzungen
- Effizienzverbesserungen bei der Erstellung von Tagesordnungsentwürfen und Sitzungsprotokollen
- Rationalisierte Prozesse dank der zentralen Verwaltung der verschiedenen Ausschüsse
- Bessere Dokumentenverwaltung, indem relevante Dateien an die Tagesordnungen der Sitzungen im Tool angehängt werden
- Größere Verantwortlichkeit durch Zuweisung von Aktionspunkten und Festlegung von Fristen für die Erledigung
- Strukturiertere Vorbereitung auf Sitzungen
Schlussfolgerung
Von einer offenen und ehrlichen Preisgestaltung über eine bessere Dokumentenverwaltung und Zeitersparnis bis hin zu verbesserter Sitzungsvorbereitung und Verantwortungsübernahme hat sich iBabs als positive Ergänzung zur Wachstumsgeschichte von SEMODU AG erwiesen. Wenn ein Unternehmen expandiert, werden die Organisationstruktur und interne Abläufe und Prozesse immer wichtiger. Die zusätzliche Sicherheit durch die Verwendung von EU-Servern und die Möglichkeit, die Plattform in verschiedenen Sprachen zu nutzen, haben dem Unternehmen geholfen, seine Prozesse über mehrere Niederlassungen hinweg zu rationalisieren und dabei die Gewissheit zu haben, dass seine Daten sicher sind.
