Die Bürger stellen die Kommunen fortwährend auf den Prüfstand, um sicherzustellen, dass sie so wirtschaftlich wie möglich arbeiten. Vergleichbar zu Aktionären, die fordern, dass die Unternehmen, in die sie investieren, schlank geführt werden. Die Öffentlichkeit hat den Anspruch, dass die Behörden, die ihre Steuern festlegen und erhalten effizient arbeiten, von der Instandhaltung des Straßennetzes bis zur Durchführung von kommunalen Ratssitzungen.
Im Vereinigten Königreich stellte die Local Government Association fest, dass nur 48% der Einwohner der Meinung waren, dass ihr kommunaler Rat wirtschaftlich arbeitet. Und da die lokalen und regionalen Gebietskörperschaften einen erheblichen Teil aller öffentlichen Ausgaben ausmachen – beispielsweise 20 % in Frankreich –, ist es wichtig, dass diese Einrichtungen ihren Wert für die Bürger unter Beweis stellen, indem sie Systeme und Lösungen einsetzen, die die Wirtschaftlichkeit verbessern.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Verwendung von Sitzungs-Software zu besseren Entscheidungen führt, den Prozess der Ratssitzung vor, während und nach der Veranstaltung schlanker macht, und wie Sie die richtige Software für Ihren Bedarf auswählen.
Was genau deckt eine Sitzungs-Software für Kommunalverwaltungen ab?
Mit einer Software zur Unterstützung von Sitzungen in Kommunalverwaltungen wird ein vollständig papierloser Prozessablauf ermöglicht. Mit einer solchen Software können vor der Sitzung Tagesordnungen und andere wichtige Dokumente digital verteilt werden. Während der Sitzung können Abstimmungen durchgeführt und Entscheidungen unkompliziert herbeigeführt werden. Zudem lassen sich Diskussionsbeiträge dokumentieren und Aktionspunkte nachverfolgen. Schließlich vereinfacht die Software nach der Sitzung die Fertigstellung des Protokolls. Der komplette Sitzungsprozess wird dabei auf einer einzigen Plattform zur Verfügung gestellt.
Sitzungs-Software ist in der Regel eine Cloud-basierte Lösung, auf die die Ratsmitglieder über Laptop, Smartphone oder Tablet zugreifen können, damit sie alle benötigten Informationen überall hin mitnehmen können. Einige Softwarelösungen wie z. B. iBabs ermöglichen es mittels integrierter Videokonferenz-Funktion auch, virtuelle oder hybride Sitzungen durchzuführen.
Vorteile von Sitzungs-Software für Kommunalverwaltungen
Schlankere Prozesse
Sitzungsportale machen den Sitzungsprozess wesentlich wirtschaftlicher. Die Erstellung von Tagesordnungen geht innerhalb von Minuten von der Hand, statt Arbeitszeit in der Größenordnung von Stunden oder sogar Tagen zu verschlingen. Das bedeutet, dass Sie Zeit haben, sich anderen Aufgaben zu widmen.
Auch der Versand der Tagesordnung wird vereinfacht. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Senden" und Sie haben die Tagesordnung an alle beteiligten Parteien verteilt. Dies bedeutet, dass niemand mit Druck- oder Papierversand-Aktivitäten beauftragt werden muss.
Mehr Nutzerfreundlichkeit
Für die Ratsmitglieder ist es bequemer, alle benötigten Informationen auf einem elektronischen Gerät zur Hand zu haben, als Unmengen von Papier zu tragen. Es ist auch einfacher, relevante Passagen zu finden, um diese z. B. in einer Sitzung zu zitieren. Anstatt das gedruckte Dokument zu durchsuchen, um eine gekennzeichnete Passage zu finden, können Sie die Suchfunktion verwenden und direkt zum relevanten Inhalt springen.
Geringere Kosten
Die Verwendung von Sitzungs-Software eliminiert Ihre Papier-, Druck- und Portokosten. Bei großen Dokumentenumfängen kann ein papierbasierter Prozess sehr teuer sein, insbesondere wenn eine Online-Alternative zur Verfügung steht.
Wird eine Änderung der Tagesordnung vorgeschlagen oder einen Fehler im Protokoll bemerkt, müssten Sie die Dokumente in einem papierbasierten Verfahren erneut drucken und verteilen. Mit einer Sitzungs-Software für Kommunalverwaltungen aktualisieren Sie die Informationen in der Cloud, und die Änderungen werden unmittelbar an alle Empfänger in ihrem Sitzungsportal weitergeleitet.
Geringere Umweltbelastung
Ein weiterer Nebeneffekt des papierlosen Arbeitens ist, dass auch die Umwelt davon profitiert. Sie verschwenden weniger Papier und helfen dabei, den Bedarf an kohlenstoffemittierenden industriellen Prozessen zu reduzieren, die bei der Herstellung von Papier zur Anwendung kommen und zur Verringerung des Waldbestands beitragen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Eine Sitzungs-Software für Kommunalverwaltungen ermöglicht die einfache und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Ratsmitgliedern. Da sie alle Zugriff auf dasselbe Dokument in der Cloud haben, kann jedes Ratsmitglied Kommentare hinzufügen, auf die die anderen Ratsmitglieder vor der Besprechung antworten und diese berücksichtigen können. Dadurch verbessert sich die Sitzungsvorbereitung, und eine bessere Entscheidungsfindung wird möglich.
Reduziertes Risiko von unberechtigtem Datenzugriff
Wenn jemand Dokumente von Ratssitzungen an einem öffentlichen Ort liegen lässt, so können potenziell vertrauliche oder mit einem Embargo belegte Informationen in unberechtigte Hände fallen. Durch die Verwendung eines Sitzungsportals sind die entsprechenden Daten kennwortgeschützt. iBabs nutzt darüber hinaus eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um den Zugriff für Unbefugte noch schwieriger zu machen. Weiterhin ermöglicht Ihnen die Plattform, die Inhalte aus einem Benutzerprofil aus der Ferne zu löschen und bietet so zusätzliche Sicherheit.
Kriterien für die Auswahl der richtigen Software für kommunale Ratssitzungen
Hier sind die wichtigsten Punkte, auf die Sie achten sollten.
Mehr Sicherheit
Zusätzlich zu 2FA und der Möglichkeit, Inhalte zu löschen, sollte Ihr Sitzungsportal idealerweise moderne Verschlüsselungstechnologie verwenden, um ein hohes Sicherheitsniveau für Ihre wichtigen Dokumente und die in die Software aufgenommenen Diskussionsbeiträge zu gewährleisten.
iBabs verwendet die gleiche 256-Bit-AES-Verschlüsselung, der Banken und Verteidigungsbehörden vertrauen. Sämtliche iBabs-Server haben Ihren Standort in der Europäischen Union. Die Datenspeicherung erfüllt damit die strengen EU-Online-Datenschutzregeln, die für die Sicherheit Ihrer Daten stehen.
Ihre wichtigen kommunalen Angelegenheiten erfordern ein hohes Maß an Zugriffssicherheit, daher sollten Sie eine entsprechende Software-Lösung einsetzen, statt sich auf allgemeine Filesharing-Programme zu verlassen, die nicht den gleichen Sicherheitsprotokollen entsprechen wie ein dediziertes Sitzungs-Portal.
Abdeckung virtueller Sitzungen
In einigen Ländern und Regionen ist es den Ratsmitgliedern erlaubt, Online-Sitzungen abzuhalten, bei denen einige oder alle Teilnehmer ohne Präsenz vor Ort teilnehmen. Dadurch gewinnen Ihre Ratsmitglieder mehr Flexibilität. Wenn sie abwesend sind oder anderweitige Aufgaben erfüllen und daher nicht rechtzeitig zum Veranstaltungsort kommen können, können sie ihre Pflichten immer noch erfüllen, indem sie an der Ratssitzung virtuell teilnehmen.
Online-Ratssitzungen verringern auch die Ausgaben für Reisekosten und Getränke und tragen zur Reduzierung der Kohlenstoffemissionen bei, da weniger Ratsmitglieder persönlich teilnehmen. Ihr Sitzungsportal sollte den Ratsmitgliedern die Möglichkeit bieten, aus der Ferne beizutreten und an Diskussionen, Fragerunden und Abstimmungen teilzunehmen.
Mit einer entsprechenden Software-Lösung können Sie aus den folgenden Sitzungsformaten auswählen:
| Format | Erklärung |
|---|---|
| Vollständig virtuell | Alle Teilnehmer nehmen aus der Ferne an der Besprechung teil |
| Hybrid | Einige Teilnehmer erscheinen persönlich am Veranstaltungsort, andere nehmen aus der Ferne teil |
| Vollständig persönlich | Alle Teilnehmer erscheinen persönlich am Veranstaltungsort |
Online-Abstimmung
Die Möglichkeit, Abstimmungen online über Ihre Sitzungs-Software vorzunehmen, ist nicht nur praktisch, sondern auch nützlich für eine angemessene Dokumentation.
Die Sitzungsteilnehmer verwenden ihre Endgeräte, um ihre Stimme über eingebrachte Anträge elektronisch abzugeben. Das ist weniger zeitaufwendig und häufig auch genauer als die Abstimmung per Handzeichen oder durch mündliche Stellungnahme, und im Vergleich mit einer schriftlichen Abstimmung auf Papier werden Ressourcen gespart.
Die Online-Abstimmung wird von Ihrer Sitzungsplattform aufgezeichnet, sodass der Entscheidungsprozess gut dokumentiert ist, falls jemand aktuell oder in Zukunft danach fragt. Diese elektronische Dokumentation dient bei Revisionen als wesentlicher Prüfnachweis.
Dokumentenmanagement in der Cloud
Durch die Verwaltung der Besprechungsdokumente in der Cloud wird die Durchführung einer Ratssitzung wesentlich wirtschaftlicher. Tagesordnungen und Protokolle können innerhalb von Minuten erstellt und verteilt werden, und die Ratsmitglieder haben die Möglichkeit, die Dokumente unmittelbar zu kommentieren, so dass Sie etwaige Probleme rasch aus dem Weg räumen können.
Dieses Vorgehen eliminiert auch das Risiko, dass die Ratsmitglieder an verschiedenen Dokumentenversionen arbeiten, da alle Änderungen sofort auf dem Bildschirm jedes einzelnen Mitglieds angezeigt werden. Mit entsprechender Software ist eine Änderung in Sekundenschnelle gemacht. So ersparen Sie sich das manuelle Ändern und natürlich auch das abermalige Ausdrucken und den Versand der Unterlagen an jedes einzelne Ratsmitglied.
Durch den Einsatz eines Cloud-basierten Sitzungsportals wird auch die Zusammenarbeit zwischen den Ratsmitgliedern bei der Sitzungsvorbereitung ermöglicht sowie die Kommunikation insgesamt und das Nachverfolgen von Aktionspunkten aus früheren Sitzungen vereinfacht.
Digitale Unterschrift
Ihre Softwarelösung bietet Ihnen im Idealfall die Möglichkeit, elektronische Signaturen zur Abzeichnung von Entscheidungen zu verwenden.
In Bezug auf die Einsetzbarkeit elektronischer Signaturen heißt es in der IVT-Verordnung der EU (IVT = elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen), dass „einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt". Die digitale Unterschrift ist nicht nur rechtsverbindlich, sondern in Form einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) dank des digitalen Fingerabdrucks, der für ihre Erstellung erforderlich ist, vertrauenswürdiger als eine handschriftliche Signatur.
Die Verwendung von Online-Unterschriften zur Dokumentation der Entscheidungen in Ihren Ratssitzungen macht es einfach, zu beweisen, was passiert ist und was beschlossen wurde, falls das künftig je einmal notwendig werden sollte.
Zuverlässiger Support
Wenn Sie neue Lösungen in Ihre Prozesse integrieren, möchten Sie gewiss sein, dass Sie Hilfe erhalten, wenn Sie sie benötigen. Eine für Kommunalverwaltungen geeignete Sitzungsplattform muss Unterstützung durch ein zuverlässiges Support-Team bieten, damit Sie bei der Durchführung Ihrer Sitzung nicht auf sich alleine gestellt sind.
Gute Tipps für erfolgreiche Online-Ratssitzungen
- Überlegen Sie, welches Sitzungsformat in Ihrer speziellen Situation angemessen ist. Verschiedene Länder und Regionen haben unterschiedliche Regeln, also stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung Ihrem Bedarf und Anforderungen entspricht.
- Testen Sie die Technik, bevor Sie sie für eine Sitzung verwenden. Stellen Sie sicher, dass sie genau das tut, was Sie möchten, und dass Sie verstehen, wie Sie ans Ziel gelangen können.
- Schulen Sie alle Beteiligten zur Nutzung der Plattform und benennen Sie die Vorteile der Plattform. Wenn die Ratsmitglieder verstehen, warum sie eine Software nutzen sollten und wie sie dies erfolgreich tun können, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie das Tool in vollem Umfang nutzen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Sollten Sie Ihre Kommunalratssitzungen live übertragen?
Viele Kommunen übertragen ihre Sitzungen live, um den Bürgern Transparenz zu bieten und ihnen den demokratischen Prozess in Aktion zu zeigen.
Wie bindet man die Bürger in eine Kommunalratssitzung ein?
Sie können Ihre Bürger einbeziehen, indem Sie bei öffentlichen Versammlungen Fragen zulassen. Dies ermöglicht es den Bürgern, die Verantwortlichen zur Rechenschaft zu ziehen und Themen anzusprechen, die sonst möglicherweise nicht diskutiert worden wären.
Fazit
Die Verwendung von Software für kommunale Ratssitzungen ist aus Gründen der Wirtschaftlichkeit, der Handhabung und der Dokumentationspflicht unerlässlich. Eine solche Software ermöglicht vor der Sitzung eine schnelle und einfache Vorbereitung und Verteilung der relevanten Dokumente. Während der Sitzung haben die Ratsmitglieder alle Informationen auf dem aktuellen Stand zur Hand und können über die Plattform einfach abstimmen. Nach der Sitzung schließlich können Sie unmittelbar Protokolle versenden, Änderungen dokumentieren und die Nachverfolgung von Aktionspunkten sicherstellen. Das Sitzungsportal iBabs bietet all dies in Kombination mit jederzeit verfügbarem Support und höchsten Sicherheitsstandards. Fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo für Ihren Kommunalrat an.
Weiterführende Informationen
- Was ist eine digitale Unterschrift?
- Tipps zur Protokollführung, inkl. Musterprotokoll und Beispiel
- Wie erstelle ich ein Sitzungsprotokoll? Ein professioneller Leitfaden für Schriftführer
- So behalten Sie den Überblick über Aktionspunkte aus Besprechungen, inkl. Musterdokument
- So organisieren Sie eine virtuelle Gremiensitzung
- Wie man Tagesordnungen für Gremiensitzungen schreibt
- Mehr über iBabs
- Warum iBabs?
