Aquí hay un ejemplo de carta para expulsar a un miembro del consejo con respeto - iBabs

Aquí hay un ejemplo de carta para expulsar a un miembro del consejo con respeto

El honor de convertirse en miembro del consejo entraña un gran privilegio y responsabilidad. Sin embargo, en algunos casos, los miembros del consejo pueden empañar la reputación de una empresa con sus acciones, actuar ilegalmente o simplemente no cumplir con sus obligaciones. En tales casos, y siempre y cuando no se disponga a abandonarlo voluntariamente, es posible que desee expulsar a un miembro del consejo respetuosamente.

Curiosamente, PwC preguntó a los miembros del consejo si creían que al menos un miembro del consejo en el que estaban debería ser reemplazado y el 40% de los encuestados dijeron que sí. Por lo tanto, parece ser un problema bastante frecuente.

¿Cómo se destituye a un miembro del consejo respetuosamente? A continuación, echaremos un vistazo a algunas de las opciones disponibles y dos cartas de ejemplo para expulsar a un miembro del consejo.

Cómo expulsar a un miembro del consejo

Si necesita destituir a un miembro del consejo por completo, hay algunas opciones que considerar.

Destitución por resolución ordinaria   

Una resolución ordinaria también se conoce como el voto que obtiene la mayoría "simple" de los miembros, más del 50%. Por lo tanto, si tiene una mayoría del consejo de acuerdo en que esta persona debe ser destituida, puede ser expulsada. Por supuesto, esto debe estar en los estatutos de su empresa y en el contrato del miembro para garantizar que este sea un proceso legal. A diferencia de otras resoluciones ordinarias, no se puede aprobar una resolución por escrito cuando se trata de destituir a un director antes del final de su mandato previsto.

Jubilación por rotación

La jubilación por rotación es un proceso que algunas empresas utilizan para garantizar que haya un gobierno corporativo sólido y fomentar un nuevo liderazgo. En el Reino Unido, la Sección 152 (6) de la Ley de Sociedades de 2013 (esta sección solo es aplicable a las empresas públicas) dice que dos tercios de los directores pueden jubilarse por rotación en cada Junta General Anual (AGM). Algunas empresas privadas también adoptan esta resolución en sus estatutos. Generalmente, cuando se hace esto, los miembros que más tiempo llevan en la empresa son los primeros en irse.

Destitución en virtud de los estatutos de la empresa

Al registrar una empresa, generalmente esta presenta sus "estatutos", que son un conjunto de reglas escritas o un código de conducta para administrar la empresa. Estos estatutos son acordados por los accionistas, directores y secretario de la empresa e incluirán cosas como los derechos de voto, cómo se compensa a los directores y las reglas sobre las reuniones. Los estatutos de una empresa pueden establecer reglas para sus directores, incluidas las causas de destitución. En este caso, un miembro del consejo o director que infrinja los estatutos puede ser eliminado del equipo de liderazgo. 

Inhabilitación judicial

En casos extremos en que un miembro no cumpla con sus obligaciones legales o participe en una conducta no adecuada, los directores pueden ser inhabilitados por un tribunal de justicia. Por ejemplo, no mantener registros contables adecuados, no enviar cuentas y declaraciones, no pagar el impuesto adeudado por la empresa o llevarse dinero de la empresa para beneficio personal podría dar lugar a quejas o una investigación que puede abocar en una inhabilitación por resolución judicial.

Pasos a seguir al destituir a un miembro del consejo 

Al expulsar a un miembro del consejo, hay varios pasos que debe tomar para mantener el respeto y dentro de los parámetros que establece la ley.

1. Evaluar la situación

En primer lugar, evalúe la situación en su totalidad. ¿Esta situación se tercia más adecuada para dar una advertencia verbal o una reunión presencial para discutir el problema? En casos de violación de la ley e incumplimiento de las normas y obligaciones judiciales, es poco probable que sea esta la mejor solución. Pero tómese un momento inicial para evaluar las opciones disponibles y recopilar cualquier evidencia que resulte relevante y necesaria.

2. Comprobar los estatutos de la empresa y el acuerdo de los accionistas 

Normalmente, si se produce un incumplimiento del deber legal o de las obligaciones del miembro, esto se indicará en los estatutos, contrato o acuerdo de los accionistas. Encontrar el incumplimiento en el contrato correspondiente es un paso necesario para solicitar la destitución o renuncia de dicho director. También deberá revisar cualquier pago o remuneración pendiente (algunos consejos abonan a la persona destituida por acuerdos de liquidación) y poner los mecanismos en marcha para liquidarlos. Si el miembro del consejo es accionista, será necesaria una resolución de destitución. 

3. Reunirse con el miembro del consejo

Una vez que tenga toda la información que necesita, programe una reunión con el miembro del consejo. Idealmente, esto incluiría solo al presidente, al secretario de la empresa y al miembro del consejo. En casos extremos, puede ser necesaria la presencia de un abogado o abogados en la reunión. 

4. Gestionar conflictos de intereses

Los conflictos de intereses pueden incluir:

  • Conflicto de deberes
  • Conflicto con una empresa del sector público
  • Conflicto con una empresa privada
  • Conflictos potenciales y percibidos

Si ha surgido un conflicto de intereses, es importante gestionarlo. Por ejemplo, si el miembro del consejo no ha notado un conflicto de intereses o no ha cumplido con sus deberes debido a compromisos con otro consejo de dirección, deberá asegurarse de que toda la información confidencial esté segura y que confidencialidad) correspondientes.

5. Tratar las reclamaciones en contra el miembro del consejo

Una vez que el miembro del consejo haya renunciado de forma permanente, temporal o haya renunciado por completo, es importante lidiar con cualquier reclamación contra el miembro del consejo. Estas pueden provenir de un individuo, un empleado, accionistas o partes interesadas. Como puede que exista una demanda en curso, las quejas pueden tardar en resolverse. 

Ejemplos de cartas para expulsar a un miembro del consejo (plantillas)

Si se encuentra en la delicada situación de necesitar expulsar a un miembro del consejo con respeto y legalmente, aquí hay dos cartas de ejemplo para ayudar con el proceso.

Cuando un miembro del consejo no cumple con sus obligaciones:

PRIVADO Y CONFIDENCIAL

Estimado/a _______:

Le escribo debido a su reciente falta de asistencia y participación en reuniones y votaciones de [empresa]. Ha faltado a XX reuniones ordinarias y no ha respondido a XX invitaciones electrónicas en los últimos XX meses. {Dado que ha sido posible asistir a estas reuniones, electrónicamente, este es un nivel inaceptable de participación para un miembro del consejo.} Estamos teniendo problemas para lograr un quorum debido a su falta de participación.

Tiene varias opciones sobre cómo proceder. Estas son:

  • Renunciar: esto se puede hacer con un simple mensaje de correo electrónico dirigido a mí.
  • Responda y explique por qué ha estado ausente y cómo podrá participar activamente en el futuro.
  • Conviértase en un miembro sin derecho a voto: puede optar por cambiar su estado de votación respondiendo de inmediato. También deberá presentar la documentación requerida para realizar este cambio de estado sin demora.

Si no hace ninguna de estas cosas antes de [fecha], solicitaré que [el secretario de la empresa] actúe en su próxima reunión para eliminarlo de la lista por falta de participación.

Abandonar el comité no significa que no pueda participar más. Puede participar en cualquier reunión como invitado y puede participar en las revisiones públicas del borrador del acta. Le recomiendo encarecidamente que haga estas cosas. Aprecio su servicio anterior, pero creo que puede entender que para que el consejo funcione, debo actuar para retirar a los miembros que se muestran inactivos. Espero con interés su decisión.

Saludos,

[El presidente]

Si un miembro del consejo no es apto para servir en el consejo:

PRIVADO Y CONFIDENCIAL

Estimado/a _______:

Se ha celebrado una audiencia para considerar una serie de preocupaciones planteadas con respecto a su aptitud o capacidad para desempeñar las funciones de miembro, de manera que se consideró [XX preocupaciones].

En la audiencia donde se trataron estas cuestiones, el consejo [de la Corporación] estaba convencido de que usted es [no apto/incapaz] de desempeñar las funciones de miembro de la [Corporación], y como tal se le notifica que ha sido destituido de su cargo de conformidad con la disposición 10 (2) de los estatutos de gobierno. Esta decisión entrará en vigencia a partir de [hora] del [fecha de la reunión].

Lamento mucho que su condición de miembro haya terminado de esta manera; su contribución al negocio de [corporación] ha sido de valor y su experiencia ha sido extremadamente útil durante su colaboración con el consejo en los últimos años.

Si desea apelar contra la decisión de destitución como miembro, escriba al [secretario de la empresa o presidente del consejo [de la corporación] dentro de los 10 días hábiles, indicando sus razones de su apelación. Al recibir su carta, se convocará una reunión para escuchar su apelación, de acuerdo con el procedimiento de apelaciones del consejo.

Me gustaría aprovechar esta oportunidad para agradecerle su motivación y contribución al trabajo del consejo [de la corporación] durante su tiempo como miembro.

Saludos,

[El presidente]

Alternativas a la destitución de un miembro del consejo

En lugar de eliminar a un miembro del consejo por completo, puede haber algunas opciones alternativas que considerar.

Límites de mandato para los miembros del consejo 

Para protegerse contra posibles problemas con miembros del consejo desafiantes o poco cooperativos, imponga límites de mandato desde el principio. El 72% de los consejos de dirección tienen límites de mandato para sus miembros, y el límite más común son dos mandatos consecutivos de 3 años de duración. Tener límites de mandato para todos los miembros del consejo puede ayudar a reducir la falta de compromiso con el tiempo y garantizar que el consejo cuenta con el apoyo de nuevas ideas y miembros con bastante regularidad. 

Solicitar un permiso de ausencia

Si un miembro del consejo tiene que lidiar con lo que pueden ser circunstancias temporales o a corto plazo, como un nuevo trabajo, puede solicitar un permiso de ausencia durante un período de tiempo específico. Puede ser que no pueda cumplir con sus obligaciones debido a la falta de tiempo en la actualidad, pero será capaz de hacerlo en el futuro, por lo que el problema puede gestionarse de una manera diferente, evitando su destitución. Esto mantiene su cargo abierto para su regreso, pero generalmente significa que no habrá un reemplazo para él o ella mientras tanto.

Realizar una intervención personal

Si encuentra que un miembro del consejo en particular resulta problemático, podría realizar una intervención personal. Esta es generalmente una pequeña reunión con el presidente, el secretario y el miembro en cuestión presente. El presidente del consejo puede aprovechar esta oportunidad para averiguar qué está pasando y si hay algo detrás de la falta de compromiso o cumplimiento de las obligaciones. Tal enfoque también le da la oportunidad al miembro del consejo de renunciar voluntariamente si lo desea o volver a comprometerse con sus responsabilidades.

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿Cómo se redacta una solicitud para destituir a un miembro del consejo?

Una solicitud para expulsar a un miembro del consejo debe incluir:

  • Un saludo al consejo y la razón para escribir su carta
  • Una lista de las razones respaldadas por evidencias de por qué cree que deben destituirle
  • La acción que se solicita emprender
  • Conclusión y declaración de las identidades de los solicitantes
  • Espacios para firmas

¿Qué pasa si un miembro del consejo posee acciones en la empresa? 

Si un miembro del consejo posee acciones de la empresa y ha violado las reglas de la misma, el presidente puede armar una resolución de destitución basada en el acuerdo original de accionistas. Esto debe cubrir lo que sucederá con sus acciones adeudadas en caso de retiro involuntario o voluntario de la empresa.

Sí, puede destituir a un miembro del consejo sin su consentimiento. Idealmente, los miembros del consejo renunciarían voluntariamente y renunciarían, sobre todo en caso de una demanda o cargos penales como fraude. Pero si no lo hacen, pueden ser destituidos de su posición.

¿Puede un consejo de dirección destituir a un director?

Sí. Un consejo de dirección puede votar para destituir a un director a través de un voto mayoritario o una resolución ordinaria. Si bien el consejo de dirección no puede destituir directamente al director, el resultado de la votación se puede utilizar para iniciar el proceso. El siguiente paso es que el presidente y/o el secretario de la empresa notifiquen a ése director de esto y le den la oportunidad de apelar la decisión.

Conclusión

Expulsar a un director de un consejo de dirección puede ser difícil de gestionar. Sin embargo, con estas cartas de ejemplo, pasos a seguir y preguntas frecuentes, esperamos haber respondido a todas sus preguntas para que este proceso sea un poco más fácil. Y, asegúrese de aprender de esta experiencia si ha tenido dificultades: mantenga sus estatutos actualizados, añada reglas de rotación y límites de mandato para que el proceso de destitución de un miembro del consejo sea aún más simple en el futuro.

Referencias y lecturas complementarias

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Fecha:
29 abril 2022
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