Las reuniones pueden ser intensas y, con tantos debates y temas que cubrir, es fácil que se olviden las acciones rápidas y los acuerdos verbales realizados durante la reunión. Pero esto puede afectar la productividad y desperdiciar recursos preciosos, como tiempo, esfuerzo y energía.
Las reuniones del consejo celebradas de esta manera pueden suponer que la investigación y los proyectos tarden más en completarse. Esto a menudo se debe al incumplimiento de los plazos o a la falta de comunicación de cualquiera de las partes. Si las notas y las fechas de vencimiento de la acción no están claras, no es posible hacer un seguimiento o perseguir estos elementos.
Entonces, ¿cómo podemos nosotros, como directores y secretarios, evitar que estas situaciones sucedan? Un enfoque es anotar en las actas de la reunión una lista de tareas de elementos de acción y asegurarse de que se gestionan correctamente. Hacerlo también hará que sus reuniones sean mucho más eficientes, en lugar de pasar el tiempo debatiendo los elementos de acción anteriores que no se realizaron.
En este artículo, exploraremos cómo puede realizar un mejor seguimiento de los elementos de acción con una plantilla de elementos de acción de seguimiento de reuniones. Comencemos...
¿Qué es un elemento de acción de una reunión?
Un elemento de acción de una reunión es una tarea que se debate y se acuerda entre aquellos que han participado en una reunión. Podría ser tan simple como establecer tiempo para otra reunión más profunda para tratar un tema que se ha tocado brevemente. Podría ser una acción rápida como enviar un correo electrónico o comunicarse con un determinado cliente o socio.
Algunos elementos de acción pueden incluir la planificación o presentaciones de proyectos y otros están basados en datos. En cualquier caso, los detalles y los resultados esperados de las acciones deben debatirse en el momento de ser asignadas.
Todos los elementos de acción de la reunión deben asignarse a un individuo o a un equipo con una alguien responsable de la ejecución de dicha tarea. Por ejemplo, una tarea en las publicaciones en las redes sociales podría asignarse al equipo de Marketing digital, pero con el director de Marketing digital asignado como la persona responsable de este trabajo. Haga destacar los elementos de acción en las notas y actas de la reunión a medida que avance durante la reunión para asegurarse de que los has marcado todos.
La importancia de cumplir con los puntos de acción
Al hacer cada uno su parte para completar los elementos de acción a tiempo, los proyectos pueden avanzar a gran velocidad. Es importante mantener el impulso con plazos y un proceso de seguimiento sólido. A veces, un elemento de acción completado conducirá al siguiente elemento de acción en una secuencia. Por ejemplo, si el equipo de ventas ha creado una hoja de cálculo que detalla su actividad ese mes y por qué no han alcanzado sus objetivos de ingresos, las acciones posteriores para otros miembros del equipo podrían ser:
- Organizar una reunión formal con el jefe del departamento.
- Organización de sesiones de formación en ventas.
- Investigar posibles nuevos socios de tecnología de ventas o sistemas telefónicos.
- Elaboración de un desglose de datos para mostrar el desempeño de cada miembro del equipo, utilizando paneles de datos de rendimiento de ventas.
- Hablar con Logística u Operaciones sobre las dificultades con los niveles de stock y suministro.
- Contratar (o promocionar) a un líder del equipo de Ventas para dar más apoyo diario al equipo.
Estas acciones pueden ayudar a impulsar el rendimiento de las ventas y, a su vez, estimular los ingresos y el crecimiento del negocio.
Ejemplos de elementos de acción de una reunión
Los elementos comunes de acción de una reunión dependen del tipo de negocio en el que opere, así como de los equipos involucrados. Algunos ejemplos que pueden surgir de una reunión incluyen:
- Seguimiento con un cliente potencial o prospecto concreto
- Lidiar con una escalada de clientes
- Preparación de una presentación de ventas o un discurso de presentación
- Encontrar nuevas fuentes de datos de clientes para conectarse a su herramienta CRM (gestión de relaciones con los clientes)
- Explorar una nueva tecnología o una nueva herramienta
- Completar una cotización para un nuevo cliente
- Reparación de software o hardware
- Preparación de un orden del día para la próxima reunión del consejo de dirección
- Encontrar una respuesta a una pregunta específica
- Encontrar una solución a un problema específico
- Finalización de un plan
- Realizar cambios en un informe
- Creación de documentos de plantilla
- Organización de archivos y dosieres
- Realizar una entrevista o escribir una publicación de blog
- ... ¡la lista continúa!
Cómo administrar de manera eficiente los elementos de acción
1. Asegúrese de que la acción sea clara
El primer paso es asegurarse de que la acción sea lo más clara y detallada posible. Trate de no asignar un elemento de acción que simplemente reza "Preparar presentación de ventas", con una fecha límite. A menudo, se tratará más información sobre lo que este elemento debería incluir en la reunión.
Si se le asigna la acción y no es clara, haga un seguimiento con las personas relevantes involucradas para asegurarse de que los resultados a corto plazo y esperados sean claros. Un elemento de acción bien escrito y una descripción o notas de la acción ayudarán a evitar confusiones.
2. Mantenga todos sus elementos de acción en un solo lugar
Si tiene varios elementos de acción ordenados en diferentes lugares, es probable que esto se convierta en un problema y genere confusión entre los equipos.
También puede ser desmoralizante para cualquiera que tuviera responsabilidades y accidentalmente los perdiera. Para evitar esto, almacene todos los elementos de acción en un solo lugar, lo que también hace que todas las acciones sean más fáciles de gestionar y seguir para asegurarse de que se completen a tiempo.
3. Asegúrate de ordenar tus elementos de acción
Consejo: ¡Use la plantilla y el esquema de la siguiente sección para inspirarse!
Hay algunas maneras de ordenar su plan de acción, dependiendo de su método de seguimiento. Puede ordenarlos por:
- Estado (en curso, en espera, completado, etc.)
- Prioridad o urgencia
- Fecha límite (más cercana o más lejana)
- Individuo responsable
- Responsable del equipo
- Vencido/no vencido
Al tener la flexibilidad de organizar sus elementos de acción de esta manera, es fácil visualizar lo que está pendiente y hacer un seguimiento de los compañeros relevantes.
4. Asignar una persona y una fecha límite
Para cada acción, asigne claramente un individuo o miembro del equipo y un plazo razonable. Es posible que deba comunicarse con ellos para establecer una fecha límite basada en el carácter urgente / no urgente del elemento de acción y su carga de trabajo y disponibilidad actuales. O bien, el elemento de acción puede estar limitado en el tiempo de todos modos, según lo establecido por el líder de la reunión.
La comunicación es clave para hacer esto bien, al igual que dar claridad a la hora de asegurarse de que cada individuo sea consciente de sus responsabilidades.
5. Comunicar cualquier problema o cambio de prioridad
Dentro de las propias reuniones, los elementos de acción se pueden asignar sin un conocimiento completo de todo el proceso que entrañan. A veces, esto no ocurre hasta que la persona responsable comienza a darse cuenta de que faltan partes esenciales, como datos, acceso a la información o que un miembro del equipo esté de permiso.
Deberá dar una oportunidad, ya sea a través su propia herramienta de seguimiento de acciones o de otro modo, para que los miembros compartan esta información y potencialmente añadan un elemento de acción anterior antes de que se pueda realizar la suya. Es probable que esto altere la fecha límite para la ejecución de dicha tarea.
Del mismo modo, debe asegurarse de informar a los miembros de su equipo de cualquier cambio en un elemento de acción o en su prioridad. Esto tendrá un impacto en el individuo / equipo responsable y puede extenderse para afectar a otros elementos de acción, también.
6. Seguimiento del progreso
Por último, utilice el seguimiento de elementos de acción. Tener todo en un solo lugar con tareas claras, notas, prioridades, responsabilidades y fechas de vencimiento debería hacer que todo el equipo se mantenga en sintonía con lo que se debe hacer y cuándo.
Verifique regularmente en el documento de seguimiento, y no dude en darle un empujón a la persona a la que se le ha asignado el elemento de acción que figure en los elementos de acción incompletos antes o en la fecha límite especificada. O tal vez no han introducido actualizaciones de estado en la herramienta de seguimiento. ¡Motívelos de la forma que encuentre más conveniente para mantenerlos en el buen camino!
Plantilla de elemento de acción de reunión
Muchas empresas utilizan hojas de cálculo o herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de los elementos de acción. Puede usar la siguiente tabla (o una hoja de cálculo con un esquema similar) para aplicarla a su negocio. Recomendamos usar software de hoja de cálculo colaborativo, como Google Sheets, o un portal de gestión de paneles de datos como iBabs, para permitir que todas las partes actualicen los estados de sus elementos de acción individuales.
También se pueden codificar por colores y utilizar el formato condicional para dar una imagen clara del progreso, como asignar colores a las columnas Estado, Prioridad y Fecha de vencimiento.
| Estado | Elemento de acción | Asignado a | Prioridad | Fecha de vencimiento | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| No se ha iniciado | Tema 1 | Director de Marketing | Alta | 00/00/00 | A la espera de información |
| En curso | Tema 2 | Director financiero | Alta | 00/00/00 | Hablando con el cliente |
| Íntegro | Tema 3 | Departamento de TI | Media | 00/00/00 | Error #4324 corregido |
| En espera | Tema 4 | Directivo de Marketing | Baja | 00/00/00 | A la espera de datos |
| Atrasado | Tema 5 | Equipo de Ventas | Baja | 00/00/00 | Presentación de ventas |
| En curso | Tema 6 | Reclutamiento | Alta | 00/00/00 | Comenzó la divulgación |
| Íntegro | Tema 7 | Departamento de TI | Media | 00/00/00 | Error #6979 corregido |
Cómo puede ayudar iBabs
Como plataforma de gestión para reuniones del consejo, iBabs fue diseñado teniendo en cuenta el ahorro de tiempo para directores y secretarios por igual. Si bien anotar las acciones en un bloc de notas o Google Docs durante la reunión puede ser un método, también tendrá que tener su propia herramienta de seguimiento de acciones y actualizarla manualmente. Con iBabs, hay una forma diferente de hacerlo...
Durante la reunión en sí (o poco después), los administradores pueden recabar cada acción, añadir una explicación mediante notas, asignar acciones a individuos y establecer plazos usando iBabs. Cada acción se adjuntará a las actas de la reunión y las personas asignadas recibirán una notificación en su perfil de iBabs. Hay un estado rojo, ámbar o verde para mostrar el progreso y así realizar un seguimiento de las acciones. Incluso puede generar correos electrónicos de seguimiento automatizados para ahorrar tiempo haciendo un seguimiento manual de las acciones asignadas a los compañeros.
Si está listo para reclamar horas de tiempo administrativo, solicite una demostración del producto de iBabs hoy mismo.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una tarea y un elemento de acción?
Si bien una tarea es algo que debe hacerse y marcarse, esto puede convertirse en un elemento de acción si añade una fecha límite y una persona responsable de esa tarea. Generalmente, los elementos de acción formarán parte de una secuencia de acciones que pueden tener lugar una vez que se realiza la acción inicial.
¿Cómo hace un seguimiento de las acciones de esta reunión en la próxima reunión?
Si está utilizando una hoja de cálculo o una plataforma de gestión de paneles de datos, puede usar esto como un documento de seguimiento general para los elementos de acción. Cuando se aproxime la próxima reunión, resuma las acciones de la reunión anterior, haciendo referencia a la herramienta de seguimiento, y solicite a todos que la actualicen antes de la reunión. Luego, tendrá información actualizada para usar y las próximas acciones se pueden organizar en esa reunión.
Cuando termine la reunión, ¿cómo puede asegurarse de que se haga un seguimiento de los elementos de acción y que se ejecuten?
Pasado un día hábil, más o menos, de la reunión, debe compartirse el acta de la reunión (o un resumen rápido de la reunión) con todos los asistentes a la reunión, y esto debe incluir la lista de elementos de acción. Asegúrese de añadir los elementos de acción a una herramienta de seguimiento en directo y comparta el acceso con todos aquellos que tienen responsabilidades asignadas a las acciones. Este será un buen cronograma y forma un seguimiento eficaz.
Conclusión
Para una secuencia de reuniones productivas y con impulso, el uso de una plantilla de elemento de acción de seguimiento de reuniones puede ayudar a mantener a todos en sintonía y en el buen camino con respecto a sus responsabilidades. Al alentar al líder de la reunión a recapitular sobre los elementos de acción actuales, vencidas y que vencerán al aproximarse cada nueva reunión, ahorrará un tiempo valioso y mantendrá a todo el equipo en el buen camino.
¿Está listo para familiarizarse con los elementos de acción de seguimiento? iBabs puede ayudar. Con nuestro software para reuniones virtuales del consejo, ayudamos a los secretarios y secretarias a ahorrar horas de tiempo en la preparación de la reunión y asegurando que todo el personal tenga lo que necesita, además de crear un proceso de seguimiento eficiente. Comience con una demostración del producto hoy mismo.
Referencias y lecturas complementarias
- [Paso a paso] El mejor formato de informe del consejo + plantilla
- 11 pasos para escribir documentos efectivos para las reuniones del consejo
- Las Reglas de orden de Robert: el orden del día de la reunión simplificado
- Cómo tomar actas de una sesión ejecutiva (con un ejemplo)
- La toma de actas: la guía definitiva para secretarios