Hay muchas habilidades que un presidente exitoso tiene que desarrollar para asegurarse de que todo funcione sin problemas, incluida la forma de cerrar una reunión del consejo. Saber cuándo cerrar la reunión y cómo garantizar que los directores hayan cubierto todos los temas importantes del orden del día es un arte en sí mismo. Los miembros del consejo ciertamente no quieren que el orden del día de la reunión se extienda demasiado en el tiempo, ya que podrían acabar divagando. Es responsabilidad del presidente ayudarlos a mantenerse centrados en el orden del día y desempeñar sus funciones fundamentales.
Este artículo explica las razones por las que la reunión podría llegar a su fin, los pasos que seguir para cerrar los procedimientos y las palabras que los presidentes utilizan con mayor frecuencia para finalizar la reunión. Siga leyendo para descubrir todo esto y más sobre cómo organizar reuniones productivas del consejo.
¿Quién está a cargo de cerrar la reunión del consejo?
Es responsabilidad del presidente abrir y cerrar la reunión del consejo. El trabajo del presidente es gestionar todo el evento, desde dar la bienvenida a los directores, pasando por los diversos puntos del orden del día y, finalmente, hasta el aplazamiento.
Puede haber ciertas circunstancias en las que el presidente u otro director pueden tomar asiento para cerrar la reunión antes de tiempo. Esto podría deberse a una situación de emergencia, a un miembro perturbador, un problema médico o alguna otra razón que signifique que no es recomendable continuar. Sin embargo, esto solo se aplica en ciertas situaciones, dependiendo de los procedimientos de su reunión.
Por ejemplo, si está utilizando las Reglas de orden de Robert, el presidente o un director pueden cerrar la reunión, pero solo si hay un peligro inminente. Cuando no hay amenaza para la vida, debe haber un segundo para la moción y el consejo debe votar por unanimidad para cerrar la sesión sin debate. Solo si hay un riesgo para la vida, el presidente del consejo puede hacer la llamada unilateralmente.
Razones por las que una reunión llega a su fin
Hay dos razones principales por las que una reunión del consejo llega a su fin:
1. Ha cubierto todos los puntos del orden del día
La reunión puede terminar una vez que el consejo haya debatido y votado sobre todos los puntos programados, recibido los informes financieros e informes del comité y considerado las mociones y recomendaciones. Hay una oportunidad para tratar cualquier otro asunto al final de la reunión y una vez que el presidente haya dado paso a cualquier aportación del mismo, ya sea permitiendo un debate o prometiendo añadirlo al orden del día de la próxima reunión, podrá cerrar la reunión del consejo.
2. Se ha quedado sin tiempo
Los miembros del consejo tienen vidas ocupadas, a menudo incluido un trabajo adicional a tiempo completo y otras publicaciones en el consejo, por lo que su tiempo es muy preciado. Cuando se establece una duración para una reunión del consejo, lo correcto es atenerse a esos tiempos. No solo es una muestra de respeto por el tiempo del consejo, sino que evita que la reunión se prolongue durante demasiado tiempo y correr el riesgo de que el consejo se desvincule de los temas en cuestión.
Idealmente, estas dos razones para terminar una reunión deberían coincidir. Un presidente eficaz sabrá cómo elaborar un orden del día que se ajuste al marco de tiempo requerido y puede dirigir la conversación para mantener el impulso y que esta termine cuando debería.
Pero también hay otra razón por la que es posible que tenga que finalizar una reunión:
3. No se puede establecer un quorum
Si esto es obligatorio conforme a la legislación nacional o forma parte de los estatutos y reglamentos de la empresa, es posible que se le solicite que finalice la reunión cuando no haya quorum. Por ejemplo, en el Reino Unido, si no puede obtener el quorum requerido, debe cerrar la reunión y reprogramarla para otro día.
Paso a paso: finalizar una reunión del consejo
- Trate el punto final sobre el orden del día.
- Pregunte si hay algún otro asunto.
- En caso afirmativo, elija si desea debatirlo ahora o añadirlo al orden del día de la próxima reunión. Esto a menudo dependerá del tiempo disponible.
- Haga cualquier comentario final, vincule las resoluciones y asegúrese de que todos sepan lo que se ha decidido y lo que debe suceder antes de la próxima reunión del consejo.
- Ponga fin formalmente a la reunión.
¿Qué decir al cerrar una reunión? (ejemplos)
El presidente debe declarar cerrada la reunión para que concluya oficialmente. Puede hacerlo utilizando una serie de frases diferentes. Estos son algunos ejemplos de cómo cerrar una sesión:
- "Declaro que se levanta la sesión".
- Paso a cerrar la sesión y, al no haber objeciones, declaro que se levanta la sesión."
- "La reunión se cierra a las [HORA]".
- "Si no hay objeciones, ahora se levanta la sesión. Al no haber objeciones, esta reunión se cierra ahora".
- "Al no haber más asuntos que presentar ante el consejo, la reunión se cierra".
Las Reglas de orden de Robert para cerrar una reunión
De acuerdo con el protocolo de Reglas de orden de Robert, el presidente puede cerrar una reunión sin una moción si se supera el tiempo marcado o si el orden del día está completo. Además, no es necesario que haya una moción para cerrar la sesión si hay un peligro inminente para los asistentes.
Necesita una moción para aplazar en otras circunstancias, cada una de las cuales necesita un voto unánime para ser aprobada. Hay tres tipos diferentes:
| Forma de movimiento | Lo que implica |
|---|---|
| Aplazamiento ahora | Movimiento privilegiado (lo que significa que puede suceder cuando todavía hay asuntos que tratar). Un miembro del consejo simplemente necesita decir "Procedo a levantar la sesión". Si el consejo adopta la moción, el presidente termina la reunión. |
| Aplazamiento para continuar más tarde | No es una moción privilegiada, por lo que debe esperar hasta que se completen otros asuntos. El miembro se presenta para cerrar la sesión hasta un momento específico en que la reunión continuará desde donde la dejó. |
| Adjourn Sine Die (Sin un día) | No es una moción privilegiada, por lo que debe esperar hasta que se completen otros asuntos. El miembro se presenta para cerrar la sesión indefinidamente. A menudo se utiliza para la sesión final de un ciclo. |
Consejos para terminar bien una reunión
Planifique con anticipación
Al dedicar tiempo y esfuerzo a planificar el orden del día de la reunión, puede ayudar a que se ejecute a tiempo, cosa que valorarán sus directivos. Una encuesta de cátedras realizada por INSEAD, una universidad privada, encontró que debatir entre cinco y ocho puntos del orden del día resultó más eficaz para involucrar a los directores y mantener una reunión en marcha.
Asegúrese de que todos estén completamente informados
Otro paso para terminar bien una reunión es sentar las bases de antemano. Asegúrese de que el paquete de documentación para la reunión del consejo y otras notas informativas sean claras y fáciles de procesar. Cuando los directores pueden investigar los temas de antemano por entero, puede dedicar más tiempo a la debatir y menos tiempo a responder preguntas que deberían estar resueltas con ayuda del paquete para la reunión del consejo. Envíe el paquete con antelación suficiente a la reunión para que los miembros tengan tiempo suficiente para procesar la información.
Muestre un fuerte liderazgo
El presidente del consejo de dirección debe mantener la reunión en movimiento, al tiempo que permite que todos los que quieran opinar tengan la oportunidad de hablar. Esta función requiere que el presidente esté constantemente al tanto de lo que está por venir y cuánto tiempo necesita cada tema para hacerle justicia. Si un punto del orden del día provoca un debate más extenso de lo que se pensaba inicialmente, el presidente puede optar por pausar el debate y dedicarle más tiempo en la siguiente reunión a fin de mantener la reunión en marcha y conseguir resultados más eficaces.
Resuelva los conflictos y termine con una nota positiva
Un consejo de dirección unido resulta más eficaz. Eso no significa que no pueda haber desacuerdos, pero, después del debate, es importante que todos los miembros apoyen las decisiones que toman los directores de la empresa. Si ha habido un conflicto significativo, corresponde al presidente encontrar el terreno común entre los cargos directivos y promover el trabajo que el consejo hace para asegurar el futuro del negocio.
Solicite comentarios a los demás
Al final de la reunión, puede solicitar comentarios al consejo que podrán nutrir la forma en que se planifica la próxima reunión. Esto motiva a los directores y muestra que pueden influir en la forma en que funcionan las reuniones en el futuro. Puede haber algunos grandes consejos que podrían hacer que las cosas sean más eficientes en el futuro para el proceso de toma de decisiones. Esto se hace en el mejor interés de la empresa.
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES
¿Quién tiene el poder de cerrar una sesión?
Solo el presidente puede cerrar oficialmente la sesión. Sin embargo, los miembros pueden proponer y secundar una moción de aplazamiento. Después de una votación unánime, existe la obligación de que la reunión se cierre, pero debe ser el presidente quien lo haga.
Conclusión
La cuestión de cómo cerrar una reunión del consejo no se trata únicamente del acto de ponerle fin. Se trata de trabajar en la preparación para asegurar que una reunión termine a tiempo, habiendo cubierto todos los temas necesarios y con el consejo unido y con ganas de hacer lo mejor que pueda por el negocio.
Un presidente debe ser positivo, firme, justo y en control en todo momento, lo cual es difícil de lograr, pero vale la pena trabajar en ello para ser el mejor presidente que pueda llegar a ser. Si procura que sus reuniones del consejo sean más efectivas, pruebe el software el portal para reuniones del consejo de iBabs. Este le ayudará a colaborar, involucrar y preparar a todos los miembros a fondo para las reuniones de directores, enviando la información directamente a sus dispositivos.