¿Cuál es el procedimiento adecuado para convocar una reunión? - iBabs

¿Cuál es el procedimiento adecuado para convocar una reunión?

Convocar una reunión es el acto de anunciar que se llevará a cabo e invitar a las partes relevantes a asistir. El procedimiento adecuado para convocar una reunión depende de dos factores principales:

  • Los estatutos de la empresa.
  • La ley en el país en el que se encuentra la empresa.

Aunque las reglas de los estatutos no pueden contradecir la ley en ese territorio, pueden añadir requisitos adicionales específicos para ese negocio y cómo convoca tanto las reuniones del consejo como las asambleas generales (para accionistas y miembros).

El acto de convocar una reunión alerta a los accionistas o miembros del consejo sobre el hecho de que está sucediendo, lo que les permite organizar la asistencia y prepararse completamente antes del evento. También hay mejores prácticas para convocar ambos tipos de reuniones que mencionamos anteriormente. Aprenderás todo sobre ellos en este artículo.

Requisitos para convocar una reunión

Aquí hay ejemplos de los requisitos para convocar reuniones del consejo y las asambleas generales:

Tipo de reuniónRequisitos para convocar la reunión
Convocatoria de una Asamblea GeneralEl consejo de una empresa puede convocar una asamblea general, al igual que los accionistas. Muchas empresas tienen una disposición al respecto de las asambleas generales regulares y asambleas generales anuales en sus estatutos, pero otras las celebran ad hoc. El consejo debe dar aviso de la asamblea. En el Reino Unido, la Ley de Sociedades de 2006 establece que este debe ser de al menos 14 días o 21 días para una sociedad anónima (S.A.). En los Estados Unidos, el Estado establece el periodo mínimo de aviso, pero puede ir de diez a 60 días. El aviso debe incluir la fecha, hora y lugar de la asamblea. Debe detallar por qué se está llevando a cabo la asamblea y qué se tratará en el orden del día. También debe cumplir con la ley y los estatutos en referencia a cómo se notifica el aviso. Este podría ser por correo postal o por medios electrónicos, según el marco legal de ese país y los estatutos. 
Convocar una reunión del consejo de direcciónSi ha establecido fechas para las reuniones del consejo en sus estatutos y todos los directores están de acuerdo con ellas, no necesita dar aviso. Sin embargo, debe enviar el orden del día y los documentos del consejo a tiempo para permitir que los miembros del consejo se preparen a fondo. Cuando no hay fechas establecidas en el acta, debe dar un aviso "razonable". Es en el interés de la empresa contar con todos sus directores en una reunión del consejo, por lo que debe tenerlo en cuenta al programar y dar un aviso. El aviso debe establecer la fecha, hora y lugar de la reunión, así como cualquier información relevante, como si se puede participar utilizando un software para reuniones del consejo como iBabs.

El papel del presidente de la reunión

El presidente de la reunión desempeña un papel fundamental en la convocatoria de la reunión. Debe asegurarse de que se lleve a cabo la planificación correcta para garantizar que transcurra sin problemas. Esto incluye asegurarse de que el orden del día esté listo y que la empresa informe a los miembros habilitados para asistir a tiempo y de acuerdo con la ley y los estatutos de la empresa.

El papel del secretario del consejo

El secretario del consejo trabaja junto con el presidente para organizar el orden del día y cómo encajarlo en la reunión. También debe confirmar las reservas para la fecha, hora y lugar de la reunión, así como organizar el alojamiento de cualquier miembro del consejo que así lo requiera.

Es fundamental que el secretario del consejo envíe el aviso de la reunión a tiempo y de acuerdo con la legislación en ese territorio y los estatutos de la empresa. Debe enviar copias del orden del día, de las actas de las reuniones anteriores y los documentos pertinentes para la próxima reunión.

Procedimiento para convocar una reunión

Aquí hay una guía paso a paso sobre el procedimiento para convocar una reunión: 

1. Comprender el propósito de la reunión

Hay una serie de razones para convocar una reunión. El consejo de dirección puede convocar una asamblea general para discutir temas relevantes. Los accionistas también pueden solicitar una asamblea general del consejo. Para obrar conforme la legislación del Reino Unido, quienes soliciten la asamblea deben representar al menos el cinco por ciento de la participación accionaria habilitada para votar en las asambleas generales. Esto varía entre los países. 

El presidente debe convocar reuniones del consejo para que se ajusten al calendario establecido en los estatutos de la empresa.

2. Selección de un lugar, hora y formato de la reunión

Una vez que alguien envía una convocatoria para una asamblea general, el secretario debe asegurarse de encontrar un lugar adecuado y reservar una fecha y hora para la reunión. El evento debe organizarse sin demasiado retraso, pero teniendo en cuenta la necesidad de avisar como corresponde.

Para las reuniones del consejo, esta planificación puede tener lugar el año anterior. El secretario puede planificar con anticipación y proponer fechas para todo un año de forma que los directores puedan limpiar sus diarios en preparación.

Tanto para las asambleas generales como para las reuniones de los consejos, se debe pensar en cómo pueden participar los accionistas o los directores. ¿Será solo en persona o pueden asistir a través de conferencia telefónica, videollamada o a través de un portal de reuniones del consejo?

3. Preparación del orden del día de la reunión

El presidente y el secretario deben reunirse y tratar el orden del día de la reunión. Esto incluye la aprobación de las actas de la última reunión, el seguimiento de cualquier asunto anterior y de nuevos asuntos que necesitan debatirse. Un orden del día compacto y bien planificado permite que la reunión fluya y cubra todos los temas necesarios.

4. Envío del aviso de la reunión

El secretario debe enviar el aviso de la reunión dando, al menos, el preaviso mínimo requerido por la legislación y los estatutos. Este debe remitirse a toda persona requerida o habilitada para asistir, incluidos los accionistas, los miembros del consejo y los auditores, en función del tipo de reunión.

El método de invitación también depende de los estatutos de la empresa, pero, en general, es aceptable enviar un aviso de reuniones tanto por escrito como por medios digitales.

El aviso debe incluir el lugar, la fecha y la hora del inicio de la reunión, así como la información relevante sobre la asistencia tanto en persona como virtualmente, así como la forma de emitir un voto regular o por poder. También debe incluir el orden del día de la reunión, incluidas las resoluciones especiales que se vayan a examinar. Para las reuniones del consejo, debe enviar los documentos del consejo junto con las actas de la reunión anterior para que los directores los estudien.

5. Edición de la documentación del consejo

Si va a convocar una reunión del consejo, es posible que reciba respuestas de los miembros del consejo que consultan las actas de la reunión anterior o con sugerencias para mejorar el orden del día. Después de tratarlo entre el presidente y el secretario del consejo, puede optar por editar los documentos correspondientes.

Vale la pena señalar que este proceso es mucho más fácil cuando usa el software de reuniones del consejo en comparación con el envío de copias en papel. Simplemente puede actualizar los documentos en la nube y estos se actualizan para todas las partes. No hay necesidad de reimprimir gruesos volúmenes y enviarlos por correo de nuevo.

Consejos y prácticas recomendadas

  • Avise con la mayor antelación posible por respeto a los asistentes. Si desea que participen tantas personas como sea posible, debe permitirles adaptar sus planes, reservar viajes y alojamiento y prepararse por entero para la reunión.
  • Intente que la reunión sea lo más accesible posible. En muchos países, ahora es legalmente aceptable celebrar una asamblea general extraordinaria solo en línea o de manera híbrida en línea / presencial. Los portales para reuniones del consejo hacen que este proceso sea simple y eficaz, además de abrir la oportunidad de participar a aquellos miembros muy ocupados, con problemas de movilidad, que viven en el extranjero o a quienes les gustaría asistir.
  • Para las reuniones del consejo, trate de programar las fechas de todo un año y asegurarse de tener reservar el tiempo de sus directores antes de que se llenen sus agendas. Esto ofrece las mejores oportunidades para que puedan asistir a todas las reuniones durante ese periodo.
  • Sea lo más claro posible sobre el propósito de la reunión. El uso de información específica de la resolución propuesta que se debatirá permite a los accionistas hacer un mejor juicio sobre si necesitan estar allí. Si se describe con ambigüedad, podrían adaptar sus planes y cruzar todo el país para asistir a una reunión que no les interesa. Es recomendable evitar a toda costa que vayan accionistas descontentos.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el aviso para reuniones regulares y especiales del consejo?

Para las reuniones regulares, si los estatutos de su empresa lo permiten, el aviso que proporcione puede ser simplemente una declaración de que estas tendrán lugar a una hora determinada en un día determinado cada mes, por ejemplo. Es una buena práctica enviar un aviso para cada reunión, pero no siempre es necesario.

Sin embargo, para reuniones especiales donde puede haber debates urgentes que no pueden esperar a la próxima reunión regular, propuestas para cambiar los estatutos de la empresa o algo más importante, debe dar un aviso individual. Además, siempre debe enviar el orden del día más completo y no puede haber debates sobre ningún otro tema durante dicha reunión. Para una reunión regular, puede enviar una versión menos estructurada del orden del día y es posible desviarse de ella si fuera necesario.

¿Quién puede convocar una Asamblea General Extraordinaria (AGE)?

Una asamblea general extraordinaria puede convocarse a petición de los directores de una empresa, los titulares de acciones con una participación de al menos el diez por ciento de las acciones con derecho a voto o un tribunal. Estas se llevan a cabo para tratar asuntos urgentes como la destitución de directivos u otros asuntos legales que conciernen a la empresa.

¿Quién puede convocar una Asamblea General Anual (AGA)?

Solo el consejo puede convocar la asamblea general anual. Por lo general, ocurre en un día determinado cada año, pero el consejo puede convocar una asamblea general anual en una fecha diferente con 14 días de anticipación.

Conclusión

El procedimiento para convocar una reunión depende de los diferentes tipos de reuniones, pero los principios siguen siendo los mismos. Siga con las pautas de los estatutos y la legislación del país, evite avisos cortos tanto como sea posible y deje que la gente sepa lo que se discutirá. Las mejores reuniones y más productivas involucran a tantas partes interesadas como sea posible, por lo que dar a todos la oportunidad de realizar ediciones e investigar sobre los asuntos en cuestión ayuda enormemente. El uso de un portal para reuniones del consejo como iBabs ayuda a que las cosas funcionen sin problemas y permite que aquellos que no pueden viajar sigan desempeñando su función en las mismas.

Referencias y lecturas complementarias

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