Diez pasos para mejorar su gobierno corporativo

La mejora continua es mejor que la perfección retardada.

Mark Twain, escritor

Si pudiéramos nombrar solo una forma de hacer evolucionar su gobierno corporativo, sería la mejora continua. Un consejo de dirección fuerte, que siempre está buscando formas de optimizar sus operaciones puede ayudar a inculcar una cultura y un entorno de trabajo saludables de arriba hacia abajo.

Con esto en mente, veamos los diez pasos que su consejo puede adoptar para mejorar su gobierno corporativo.

1. Mira más allá del cumplimiento

El cumplimiento normativo es una consideración importante para el consejo. Debe asegurarse de que la empresa se ajusta a la legislación local, los reglamentos, los códigos de práctica y los estatutos de la empresa. Se entiende que esto entra dentro del ámbito de competencias del consejo, pero no es el único aspecto de su trabajo que es valioso para la empresa.

El papel del consejo en la mejora del rendimiento, también es clave para el progreso del negocio. Esto incluye la formación de estrategias y políticas, que siempre deben considerarse al tratar de equilibrar los diversos aspectos de la función del consejo.

Otra consideración es dónde terminan las responsabilidades del consejo y comienzan las de la administración. Debe haber una clara distinción entre ambas para permitirles operar lo mejor posible por el bien de la empresa. Cada empresa debe establecer las barreras entre las áreas que mejor se adapten a ellas, definiendo claramente la función del Consejo en relación con la gestión que conducirá a un funcionamiento más armonioso.

2. Definir el papel del consejo en la estrategia

Siguiendo con el paso uno, también debe profundizar en cómo se ve la mano del consejo en la estrategia de la empresa. En la mayoría de las organizaciones, el consejo asumirá la iniciativa en el desarrollo y la definición de la estrategia comercial.

Una vez más, debe haber una definición entre el papel del consejo y el de la administración. En general, el consejo debe:

• identificar prioridades
• buscar recursos
• asignar los fondos necesarios para facilitar las decisiones estratégicas
• establecer metas y objetivos

El consejo también debe supervisar el progreso del plan estratégico, posiblemente reajustando los objetivos o redistribuyendo los fondos en consecuencia dependiendo de los acontecimientos. Esto debe realizarse después de una inmersión profunda en los datos en relación al rendimiento de la competencia y el ecosistema del sector. 

3. Solidificar la relación entre el consejero delegado y el consejo de dirección

Una fuerte relación entre el consejero delegado y el consejo de dirección es esencial para mejorar el gobierno corporativo. Es responsabilidad del consejero delegado llevar a cabo las directivas del consejo. Pero es responsabilidad del consejo considerar las solicitudes del consejero delegado sobre las políticas, lo que significa que una mala relación puede conducir a una ruptura en ambas funciones.

Debe haber un flujo libre entre los dos entes, con la dirección ejerciéndose desde el consejo hasta el consejero delegado y la retroalimentación viniendo hacia el otro lado. El consejero delegado también necesita entender las directivas del consejo para promulgarlas, haciendo gala de una comunicación buena y clara como parte esencial de la relación.

El consejo de dirección nombra al consejero delegado y este trabaja con sus miembros, quienes revisan su progreso y luego lo reemplaza cuando sea necesario, por lo que es importante que elijan al candidato adecuado que pueda cumplir los objetivos comerciales y trabajar con las herramientas que estos le aportan. Aunque los miembros del consejo están ocupados, deben intentar conocer a los candidatos para el puesto de consejero delegado en persona durante el proceso de selección, ya que esto les permite decidir en mejor medida si podrán desarrollar la relación de trabajo necesaria en el futuro.

4. Profundizar en el desempeño de la empresa

La forma en que se informa sobre el desempeño de la empresa es clave para tomar las decisiones acertadas basadas en los datos correctos. La especialista en medición del desempeño, Stacey Barr, escribió que "los consejos de dirección son notorios por el mal uso que hacen de las mediciones" y advierte que "no es posible mantener un gobierno sin el uso adecuado de las mediciones correctas".

No es posible ejercer un gobierno corporativo sin la capacidad de establecer las medidas que reflejen el éxito o no del desempeño de la empresa. Esto no es solo en términos de aumento de ingresos, sino también de cumplimiento normativo, etc. Ya que hay mucho en juego. Los miembros del consejo deben poder realizar un seguimiento del desempeño del negocio de la empresa y un método para hacerlo es presentar la información relevante en informes y gráficos fáciles de procesar en el paquete de documentación para la reunión del consejo. El envío de estos informes a través del portal iBabs para reuniones del consejo de dirección permite a los directores acceder a la información en sus dispositivos, dondequiera que estén, y colaborar, anotar y debatir las medidas para comprender mejor lo que están viendo.

5. Mantener a los miembros del consejo completamente informados

Por supuesto, no son solo los KPI de desempeño empresarial los que ayudan a los miembros del consejo en la toma de decisiones. Asegurarse de que los documentos del consejo sean detallados pero fáciles de leer y con información relevante resaltada es un buen comienzo, y el uso de un portal para reuniones del consejo permite un fácil acceso digital a los datos relevantes incluso cuando está sin conexión.

Sin embargo, los miembros del consejo nunca pueden estarán lo suficientemente bien informados, por lo que vale la pena considerar una serie de recursos adicionales para asegurarse de que saben todo lo que necesitan saber sobre el negocio y su desempeño.

Estos se pueden adaptar al director individual, en función de sus habilidades y áreas de especialización. Puede considerar invitarlos a visitas al sitio, inscribirlos en programas de desarrollo, proporcionar informes específicos o cualquier otro recurso que pueda acercarlos a la empresa y ayudarlos a tomar las decisiones correctas.

6. Fortalecer la supervisión y gestión de riesgos 

Es responsabilidad del consejo supervisar constantemente las áreas de riesgo tanto a nivel local como global. Por supuesto, siempre hay compensaciones de riesgo / recompensas que realizar o aplicar y solo puede estar seguro de que está tomando las decisiones correctas si realmente comprende la naturaleza de los riesgos involucrados en todo tipo de áreas, que incluyen:

• la relación con la legislación nacional de los países en los que opera
• requisitos de cotización en bolsa
• mejores prácticas empresariales
• deber fiduciario

Para garantizar que el consejo supervise los riesgos lo mejor posible, debe asignar comités con el papel de supervisar esta área. Además del Comité de Gestión de Riesgos, el Comité de Auditoría también debe asumir algunas de estas funciones. Los dos deben asegurarse de que se comunican claramente entre sí y con el consejo en su conjunto, también. Otro paso que puede tomar es traer consultores externos para analizar y revisar los riesgos y sistemas.

7. Crear una infraestructura de gobierno de trabajo

Su infraestructura de gobierno debe trabajar hacia abajo, con una línea clara de responsabilidad que va desde el consejo de dirección hasta la administración. También debe funcionar hacia arriba, con los procesos establecidos para ofrecer a los directores la información clave que necesitan para tomar decisiones fundamentadas.

A medida que el consejo toma la iniciativa en la toma de decisiones para la empresa, estas debe comunicarse a la dirección de una manera que les permita llevar a cabo sus tareas con el claro conocimiento de que están en sintonía con la estrategia. Cualquier malentendido o falta de comunicación puede conducir a problemas para la empresa.

Los tres pilares centrales de una infraestructura de gobierno que funciona son:

• informes y comunicación
• políticas y procedimientos
• la tecnología que permite que estos continúen sin problemas

Los procedimientos y procesos dentro del consejo son particularmente importantes para permitir que los miembros lleven a cabo su trabajo con éxito. Esto incluye, por ejemplo, el uso de un portal para reuniones del consejo con el que facilitar la distribución, debate y aprobación de las actas de las reuniones, los órdenes del día y los documentos del consejo. Este garantiza que todos los miembros tengan acceso a la última versión de cada documento en todo momento, que los recibirán con suficiente antelación a la reunión y que puedan consultar las partes más relevantes con facilidad, en lugar buscar a través de pilas de papeles, se puede lograr mediante el uso de una solución de software como iBabs.

8. Desarrollar una cultura del consejo que lo ayude a prosperar

Se reconoce que la cultura del consejo es importante, pero resulta muy difícil de cuantificar y cambiar. Sin embargo, se vuelve cada vez más un elemento clave para ayudar al consejo a prosperar. La investigación muestra que los consejos de dirección más diversos tienen un mejor desempeño, por lo que procurar aumentar de una forma proactiva la representación de personas de diferentes etnias, géneros y con diferentes habilidades y experiencia es una buena manera de desarrollar una cultura de consejo más saludable.

El presidente también desempeña un papel importante a la hora de fomentar la cultura del consejo. Su estilo tiene que adaptarse al tipo de negocio e incluso a la ubicación de la empresa. En algunas empresas y regiones, conducir el debate de una manera directa funciona más eficazmente, mientras que los consejos de dirección se beneficiarían de un enfoque más colaborativo para la resolución de problemas en otras áreas.

En cualquier caso, los consejos de dirección deben contar con las habilidades de las personas necesarias para tomar el control de las reuniones del consejo y permitir que los directores adopten decisiones satisfactorias, al tiempo que puedan comunicarse y colaborar de manera eficaz con el consejero delegado.

9. Ampliar el conjunto de habilidades del consejo

El consejo de dirección debe procurar sumar más habilidades y competencias de manera continua El consejo ideal contaría con un equilibrio de miembros que están inmersos en la empresa y tienen experiencia en cómo funciona. Al mismo tiempo, aquellos que vienen de afuera aportarían una nueva perspectiva, ideas frescas y otras habilidades.

Debe procurar y ver en qué áreas le falta un especialista y tratar de reclutar a alguien para llenar ese vacío, trayendo algo nuevo y valioso a las reuniones del consejo. También debe buscar directores que probablemente contribuyan a una cultura positiva del consejo. 

Cuando añade miembros, debe considerar cómo encajarán con la dinámica del consejo tal como está y cómo mejorarán las relaciones existentes en la sala de juntas. También debe considerar los tipos de personalidad que pueden faltar. Esto puede ayudarlo a encontrar a alguien que complemente el consejo y tenga en cuenta no incorporar a nadie que pueda causar fricciones innecesarias.

10. Realizar evaluaciones periódicas del consejo

Ningún consejo de dirección es perfecto, pero los que presentan un mejor desempeño son aquellos que trabajan en la mejora continua y eso se hace más fácil mediante la realización de evaluaciones regulares del consejo. Muchos reguladores financieros de todo el mundo exigen que los consejos de dirección se evalúen a sí mismos, pero pocos establecen pautas sobre cómo hacerlo. Esto hace que algunos consejos envíen a los directores brevísimos cuestionarios con múltiples opciones de respuesta, convirtiéndolo en un mero ejercicio de "marcar la casilla".

Una evaluación exhaustiva del consejo formula preguntas difíciles y procura profundizar en cómo trabaja el consejo para descubrir áreas que requieren mejoras. Ya sea se trate de identificar lagunas de habilidades, mejorar el rendimiento ESG, explorar la dinámica del consejo o cualquier otro aspecto del papel del consejo. Para ello, debe hacer preguntas claras y directas a sus miembros a fin de averiguar exactamente qué necesita cambiar.