Tanto si el consejo de dirección de su empresa se reúna todos los meses o dos veces al año, es importante documentar adecuadamente el resultado de las reuniones del consejo. Lo que el consejo decida puede tener un efecto significativo en el futuro del negocio, por lo que la resolución del consejo es un documento crucial. Ahí es donde entra en juego una buena plantilla de resolución del consejo. Pero lo primero es lo primero.
¿Qué es una resolución del consejo?
La resolución del consejo forma parte de las actas de la reunión del consejo y es un documento que informa con precisión las decisiones y los votos que toman los consejos de dirección. Es un documento formal y se utiliza para mostrar el carácter legalmente vinculante de las decisiones adoptadas. La resolución también especifica los deberes y funciones de los funcionarios corporativos, y también actúa como prueba de cumplimiento.
En el Reino Unido, una empresa debe conservarse las resoluciones del consejo en las actas de la reunión durante un periodo de al menos diez años a partir de la fecha de la resolución, de acuerdo con la Ley de Sociedades de 2006. Sin embargo, se recomienda mantener todas las resoluciones, independientemente de su antigüedad. De esta manera, el consejo puede proporcionar pruebas de que actuó de buena fe en caso de que alguien cuestione sus decisiones o procesos en el futuro.
¿Por qué necesita una plantilla de resolución del consejo?
Como la resolución es un documento legalmente vinculante, es importante asegurarse de que sea totalmente precisa y represente la decisión del consejo de forma fidedigna y el razonamiento que hay por detrás de ella. Es por eso que tener una plantilla de resolución del consejo es una buena idea.
Significa que puede recibir el asesoramiento de su equipo legal sobre la forma correcta de presentar el documento y luego usarlo para todas las resoluciones en el futuro sin tener que preocuparse por perderse ninguna información importante.
Una plantilla también mantiene la coherencia en su papeleo y hace que sea más fácil encontrar los documentos relevantes cuando los necesite en el futuro.
¿Cuándo el consejo de dirección las resoluciones?
Debe haber una resolución del consejo para todas las decisiones importantes que afectan al negocio, especialmente aquellos votos que podrían causar un debate en el futuro. La resolución actúa como prueba de lo que sucedió en la reunión y por qué las decisiones ocurrieron de la manera en que lo hicieron. Las acciones que requieren resoluciones del consejo incluyen:
- Compra de derechos de propiedad intelectual.
- Ofrecer un préstamo a otra empresa.
- Expansión y adquisición de negocios.
- Racionalización de la plantilla.
- Comprar bienes raíces en nombre de la empresa.
- Venta de nuevas acciones.
- Nombramiento de nuevos miembros del consejo.
El papel del consejo en la aprobación de resoluciones
Como todo el consejo sigue siendo responsable de las decisiones que adopta, es importante que todos los miembros se aseguren de que aquel se comporta de la manera correcta. Incluso si la decisión va en contra de un director individual, él o ella tiene la responsabilidad de aceptar el resultado y ratificar la decisión de la mayoría.
La resolución debe mostrar que el consejo de dirección de la empresa trabaja de la manera correcta y en lo que realmente cree que es el mejor interés del negocio
Tipos de resoluciones del consejo
Hay tres tipos principales de resoluciones del consejo:
| Tipo de resolución | Lo que implica |
|---|---|
| Resolución Ordinaria | Esta está reservado para las decisiones regulares y requiere de una mayoría para aprobarla durante la reunión. Puede ser para nombrar nuevos directores o para modificar sus poderes y deberes, por ejemplo. |
| Resolución Especial | Esta es para cambios importantes en la estructura del negocio, incluido el cambio de denominación y para realizar cambios en los estatutos. Esta a menudo requerirá una mayoría de cierta proporción para aprobarla, por ejemplo, podría necesitar ser 75-25 a favor. |
| Resolución escrita | Esta no tiene que tener lugar en una reunión, pero se puede tratar por escrito. Los estándares anteriores se aplican a las mayorías necesarias dependiendo de si se trata de una resolución ordinaria o especial. Puede elegir este curso de acción cuando se trata de un asunto es sensible en términos de tiempo o es un tema sencillo que no requiere mucho debate. |
¿Qué debe incluir la resolución del consejo?
La resolución del consejo debe contener cierta información importante. La estructura de resolución del consejo debería ser algo así:
- La fecha y el número de la resolución (para que sea más fácil de encontrar en el futuro).
- El nombre de la empresa.
- El título de la resolución.
- Una declaración de la responsabilidad del consejo.
- Una declaración que establezca el problema que abordará el consejo.
- La resolución final que detalla la acción que el consejo ha adoptado.
- Los nombres de los directores y un espacio al lado en el que escribir en qué sentido fue su votación.
- La firma y la fecha.
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Una alternativa es usar un portal para reuniones del consejo como iBabs para todas sus tareas relacionadas con el consejo, incluida la elaboración de resoluciones del consejo. Es rápido, eficiente y, lo más importante, seguro. Puede almacenar la resolución en la nube, estando siempre disponible para aquellos que estén autorizados a verla. Los miembros del consejo pueden firmar la resolución digitalmente, eliminando la necesidad de imprimir documentos y llevarlos consigo.
Consejos para elaborar una plantilla de resolución del consejo
Si desea elaborar una plantilla de resolución del consejo para su negocio, debe seguir estos consejos para ayudarlo a producir el documento más efectivo:
- Haga que sea lo más concisa posible. No necesita ninguna información adicional que no sean los asuntos en cuestión, la resolución de esos problemas y los requisitos administrativos, como las firmas.
- La claridad también es clave. Asegúrese de que esté completamente claro lo que el consejo resolvió y por qué lo hicieron. Esto proporcionará contexto en una fecha posterior si alguien necesita consultar un asunto a posteriori y comprender la intención de la decisión del consejo.
- Use un lenguaje formal. Este es un documento legal y debe elaborarse de esa manera. A veces se sugiere comenzar las oraciones que se refieren al estado actual del negocio con un "considerando", aunque esto no es obligatorio.
- Asigne a la resolución un número de referencia para que sea fácil de recuperar si es necesario en el futuro.
- Asigne a la resolución un título que especifique exactamente cuál es su propósito. Esto también ayuda a localizar el documento correcto en el futuro.
- Obtenga asesoramiento legal. Pídale a un abogado de la empresa que revise, al menos, su plantilla de resolución del consejo, si no todas las resoluciones que elabore. Debe asegurarse de que cuenta con toda la información que necesita para cumplir su propósito como registro corporativo.
- Tenga en cuenta si la resolución del consejo de dirección se acuerda por unanimidad o no. De lo contrario, añada las decisiones de votación de cada miembro para mostrar la diferencia de opiniones.
- Utilice el software de administración de consejos de dirección para mantener el documento seguro y protegido en la nube, así como para que sea fácil de encontrarlo al buscar.
Preguntas Frecuentes
¿Cuándo se utiliza una resolución escrita?
Hay una serie de razones comunes por las que el consejo podría desear usar una resolución por escrito. Podría ser que la decisión deba tomarse rápidamente, antes de la próxima reunión. En otros casos, el asunto podría no ser de gran importancia y una resolución por escrito evita ocupar un valioso tiempo de reunión. Otras razones serían si se entiende que el resultado es una conclusión inevitable o si todos los miembros han declarado informalmente que votarán a favor.
¿Qué es una resolución corporativa certificada?
Una resolución corporativa certificada es aquella que el secretario de la empresa comprueba y el consejero delegado aprueba. Estas a menudo se presentan a agencias externas para aprobar acciones y podrían incluir la apertura de una cuenta bancaria corporativa o para demostrar que un no miembro del consejo tiene el respaldo para celebrar un acuerdo con otra empresa, como para actuar en nombre de la empresa, por ejemplo.
¿Es necesario que una resolución del consejo sea firmada por todos los directores?
El consejero delegado y otros directores de la compañía deben firmar la resolución del consejo una vez que se acuerde.
Conclusión
Tener una plantilla de resolución del consejo significa que puede elaborar fácilmente resoluciones legalmente sólidas y coherentes cada vez que el consejo adopta una decisión que afecta a la empresa. La claridad y la brevedad son elementos clave de la plantilla, al igual que la precisión al adoptar resoluciones en una reunión del consejo o aceptar resoluciones escritas. Este es otro aspecto de la función de un secretario del consejo que se puede mejorar en gran medida mediante el uso de software de gestión del consejo.