La toma de actas es una habilidad que forma un elemento esencial del arsenal de cada secretario del consejo. Lo exigente de completar esta tarea de manera rápida y precisa en las reuniones no solo es importante para el negocio, sino que también es un requisito legal para las reuniones del consejo en algunos países. Si desea saber más sobre cómo tomar actas de reuniones efectivas, qué son, por qué son importantes y qué deben y qué no deben incluir, esta guía lo informará de todo.
¿Qué son las actas de las reuniones?
Las actas son un registro escrito oficial de los temas, propósitos y resultados de una reunión. A veces se les conoce como "protocolos" o "notas", pero el término más común es "actas". Puede designar a cualquier asistente a la reunión para que levante acta, pero la mayoría de las veces es una tarea para el secretario.
Debe mantener las actas de la reunión registradas como punto de referencia legal, ya sea dentro del software de portal para reuniones del consejo o en papel. Las actas de las reuniones también sirven para confirmar las decisiones tomadas y las razones que hay detrás de ellas si alguien las cuestiona en el futuro.
¿Por qué se llaman actas de una reunión?
Nadie sabe con certeza por qué se le llama el acta de una reunión. Sin embargo, una teoría es que el término “acta” deriva de la frase latina “acta scriptura”. Esto significa literalmente "escritura pequeña", pero también puede significar "notas aproximadas", lo que tiene sentido en el contexto de que las actas son un registro de los puntos principales de la reunión.
A pesar de que la palabra "actas" se refiere a algo pequeño en este caso, se pronuncia como la unidad de tiempo en lugar del adjetivo que significa "pequeño". No se cree que tenga nada que ver con que los secretarios anoten los momentos en que los miembros debatieron diferentes asuntos, que es un dogma extendido.
¿Quién escribe las actas de las reuniones?
El secretario o secretaria generalmente toma notas durante la reunión antes de escribir el acta después de esta. A continuación, deben reenviar el documento a los asistentes de la reunión. En la siguiente reunión, los asistentes aprobarán el acta anterior o pedirán al secretario que la corrija antes de aprobarla.
¿Por qué es importante tomar actas?
There are many reasons why it is important to take board minutes. Here are four major ones:
- Las actas son un requisito legal y ofrecen protección.
En el Reino Unido, es necesario tomar actas de las reuniones del consejo por ley. Usted los usa para demostrar que los miembros del consejo han cumplido con sus responsabilidades al tomar nota de las mociones, votos, abstenciones y resultados. Además, proporcionan protección en caso de procedimientos judiciales. Si no se anota una acción en el acta, es difícil probar que sucedió. Estos registros también ayudan cuando se usan como evidencia en auditorías y revisiones. - Las actas ayudan a impulsar elementos de acción.
Cuando crea las actas de una reunión, debe tener claras las decisiones adoptadas, pero también sobre los siguientes pasos necesarios para ponerlas en acción. Es su oportunidad de establecer claramente lo que debe suceder, cuándo es la fecha límite y quién es responsable de esa acción. Esto recuerda a los miembros sus deberes y los hace responsables en el futuro. - Miden el progreso.
Debido a que se incorporan los puntos de acción en las actas, el consejo puede ver fácilmente lo acertado o no de las decisiones que tomaron. Todos los miembros deben leer las actas antes de la próxima reunión para poder aprobarlas, y eso actúa como un recordatorio instantáneo de lo que se ha logrado o no entretanto. - Permiten ver la autoría de las decisiones. Existe la posibilidad de que aquellos que no forman parte del consejo lo vean como un grupo uniforme. Pero la realidad es que un consejo se crea a partir de muchas partes interesadas que no siempre están de acuerdo. Las actas muestran quién votó a favor y en contra de las diversas mociones, lo que significa que los miembros del consejo tienen que asumir la responsabilidad de sus decisiones. Esto significa que deben pensar muy cuidadosamente antes de emitir votos, y solo de manera que pueda beneficiar a la empresa
¿Qué habilidades son necesarias?
Hay una serie de habilidades clave que quienes toman las actas necesitan para realizar la tarea con precisión. Deben ser:
- Un buen oyente: para tomar actas eficaces, debe pasar más tiempo escuchando que escribiendo. Debe asegurarse de estar sintonizado con la conversación para elegir los elementos más importantes y recabar los temas y propósitos.
- Asertivo: habrá muchas veces en una reunión donde la persona que toma actas necesita aclarar un punto. Es esencial que hablen y pidan al presidente u otro miembro relevante que repita un comentario o que lo explique más a fondo. De lo contrario, podría afectar la calidad y precisión de las actas.
- Confianza con la escritura: las actas actúan como un registro de la reunión para siempre, por lo que debe poder elaborar un documento que se lea bien, tenga sentido y esté libre de errores cuando escriba sus notas de la reunión.
- Conocedor: parece obvio, pero debe tener un buen conocimiento de lo que hace el negocio. De lo contrario, podría tener dificultades para mantenerse al día en las conversaciones técnicas durante las reuniones.
Los tipos de actas de reuniones
Hay tres tipos principales de actas de reuniones, pero las actas de las reuniones del consejo generalmente se dividen en solo una de ellas: las actas de acción. Aquí están los detalles de las diferentes formas de actas:
| Tipo de actas de reuniones | En qué consisten |
|---|---|
| actas de acción | Un registro de las decisiones que toman los asistentes, las acciones que deben tomar para honrarlos y quién es responsable de esos puntos de acción. También debe registrar las acciones tomadas por el consejo desde la última reunión. |
| actas de debate | Más detalladas que las actas de acción. Contienen la misma información con más detalles sobre los debates que condujeron a las decisiones, con notas sobre quién dijo qué durante el debate. |
| acta literal | Esencialmente, estas son transcripciones de toda la conversación. Esto no se hace necesario tan a menudo en un entorno de reunión del consejo, sino que es más común en la profesión legal o área similar. |
¿Qué debe (y no debe) incluirse en las actas de las reuniones?
Esto es lo que se debe incluir en las actas de la reunión:
- La fecha y hora de la reunión.
- Los asistentes y los que se disculparon por su ausencia.
- Enmiendas y correcciones al acta de la sesión anterior.
- Documentos que las personas entregan en la reunión e incluyen una copia.
- Todas las decisiones que se toman en la reunión.
- El resultado de cualquier votación.
- Puntos de acción, fechas de vencimiento y miembros responsables.
- Nuevos asuntos discutidos.
- Los puntos de la agenda que no se trataron y se trasladarán a la próxima reunión.
Estos son elementos que no se deben incluir en las actas de las reuniones:
- Largas descripciones de lo que se dijo; sea conciso.
- Sus puntos de vista o juicios personales sobre los miembros o puntos de debate.
- Descripciones del contenido de los documentos entregados. En su lugar, apunte a los miembros en el documento adjunto.
- Adjetivos y adverbios. Trate de elaborar una redacción simple y neutral.
Cuándo no tomar actas
En el Reino Unido y en la mayor parte de los Estados Unidos[CB1] , es un requisito legal tomar actas en las reuniones del consejo, y también debe realizar esa tarea durante cualquier reunión en la que los miembros voten sobre los puntos de acción. Estas proporcionan un documento legal para respaldar las decisiones que se toman en la reunión. Sin embargo, en el caso de las sesiones informales sin votación, no es necesario levantar actas. Pueden suponer un documento de referencia útil en el futuro, pero es posible que crea que no vale la pena el esfuerzo documentar la reunión, dependiendo de su intención
En el Reino Unido y en la mayor parte de los Estados Unidos, es un requisito legal tomar actas en las reuniones del consejo, y también debe realizar esa tarea durante cualquier reunión en la que los miembros voten sobre los puntos de acción. Estas proporcionan un documento legal para respaldar las decisiones que se toman en la reunión. Sin embargo, en el caso de las sesiones informales sin votación, no es necesario levantar actas. Pueden suponer un documento de referencia útil en el futuro, pero es posible que crea que no vale la pena el esfuerzo documentar la reunión, dependiendo de su intención
Cómo tomar buenas actas de reuniones
A continuación, un paso a paso sobre cómo tomar buenas actas de reuniones:
- Preparación: si es la primera vez que toma actas en una empresa, solicite actas anteriores para tener una idea de la estructura y la plantilla que utiliza la entidad. También debe solicitar al presidente una copia de la agenda de la reunión, para que pueda comenzar a rellenar la plantilla y ahorrar tiempo durante la reunión. También es una buena idea obtener equipos de audio o vídeo para grabar la reunión como referencia al escribir las actas.
- Registre el inicio de la reunión: esto debe incluir la fecha y la hora, los asistentes, de los que se disculparon por su ausencia y la hora en que comienza la reunión.
- Durante la reunión: debe registrar cualquier corrección a las actas de las reuniones anteriores, cualquier adición a la agenda, mociones tomadas y rechazadas, mociones votadas (incluido quién la propuso, quién la secundó y cómo votaron los miembros), puntos de acción, próximos pasos, temas que se trasladan a la próxima reunión, nuevos asuntos, cualquier debate relevante, la fecha para la próxima reunión y la hora en que terminó la reunión.
- Después de la reunión, escriba las actas en un documento oficial y busque la aprobación del presidente antes de distribuirlas a los miembros
Consulte nuestra guía detallada de consejos para tomar actas para obtener más información sobre este tema.
Errores comunes en la toma de actas
Hay una serie de errores comunes en la redacción de actas que debe tratar de evitar. Estos incluyen:
- Dejar pasar demasiado tiempo después de la reunión para escribir las actas y, por lo tanto, no tener los eventos frescos en su mente. El riesgo es que omita información importante al no poder descifrar sus propias notas.
- Olvidar anotar las asistencias.
- Ser demasiado ambiguo al describir los eventos en la reunión.
- Incluir información legalmente sensible en las actas.
- Informes inexactos o incompletos de las votaciones.
- Retrasar la aprobación de las actas anteriores y saltarse errores u omitir información importante.
- No recoger las firmas necesarias para que sea legalmente vinculante.
- No distribuir las actas a tiempo antes de la próxima reunión.
Por cierto, muchos de estos errores se pueden evitar cuando se llevan a cabo reuniones de consejos sin necesidad de papel, de forma que no tendrá que preocuparse de distribuir las actas y podrá hacer un seguimiento fácil de quién recibió sus actas y quién las firmó.
Cómo manejar actas incorrectas
Cuando un miembro destaca un error u omisión en las actas de la reunión anterior, debe hacerse una corrección. En primer lugar, debe asegurarse de que hubo un error. Verifique los detalles del error propuesto y vea si es realmente incorrecto o si el reclamante se equivocó.
Si realmente hay un error, ajuste el documento que corresponda y vuelva a distribuirlo entre los miembros con una nota que indique que ha sido editado. Si está utilizando un software para reuniones del consejo, la nueva versión reemplaza automáticamente al documento incorrecto y todos los involucrados siempre tienen acceso a la versión más reciente. Es mejor corregir las actas antes de la próxima reunión para que no tenga que indicar lo que se cambió. En el caso de que alguien señale un problema durante la próxima reunión, en el momento en que los miembros están a punto de aprobar el acta de la anterior, debe anotar en el acta de la reunión actual que el acta de la reunión anterior fue aprobada con una corrección. También debe detallar qué es lo que cambió, de forma que el presidente, a continuación, debe editar el documento de base e incorporar el cambio.
¿Cómo se firman las actas de una reunión?
Cuando el secretario está satisfecho con las actas de una reunión, debe presentarlas a uno de los directores para que las firme. Por lo general, este será el presidente de la reunión, pero puede ser cualquier miembro del consejo. El secretario también debe firmarlas para demostrar que son un documento legalmente vinculante de lo que sucedió en la reunión.
Distribución o uso compartido de actas de reuniones
Es esencial distribuir el acta de la reunión a todos los miembros del consejo después de la reunión y la aprobación por parte del presidente, hayan asistido o no. Esto les permite leer y procesar el documento, trabajando en puntos de acción asignados y asegurándose de que la información adjunta sea correcta.
Puede enviar actas de reuniones por correo postal, por correo electrónico o utilizando un portal para reuniones del consejo que aproveche la tecnología en la nube. Permitir el acceso a un documento en línea tiene muchas ventajas comparado con las copias impresas o los archivos adjuntos de correo electrónico.
Permite a los miembros colaborar y marcar instantáneamente los problemas en las actas. En lugar de esperar hasta la próxima reunión y perder el tiempo discutiendo errores, pueden dejar una nota para decirle al secretario exactamente lo que quieren consultar. Esto le da al secretario la oportunidad de aclarar si hay un error y editar el documento en caso de ser así.
Tan pronto como actualicen el documento en el portal para reuniones del consejo, todos tienen acceso instantáneo a la nueva versión desde su ordenador, tablet o teléfono. El secretario no tiene que pasar tiempo enviando correos electrónicos a todos con un documento actualizado o publicando nuevas copias, lo que también lleva mucho tiempo y resulta costoso.
También significa que, cuando el miembro del consejo quiera consultar las actas, siempre accederá a la versión más actualizada. Si hay varias iteraciones de las actas, puede ser fácil para un miembro trabajar accidentalmente a partir de una copia obsoleta. Asegúrese de proporcionar la información de contacto con sus consultas si usa copias impresas, o cómo marcar los problemas si usa un software para de reuniones del consejo.
Plantilla de toma de actas
Si está buscando una plantilla de toma de actas gratis para su negocio, hay muchas opciones por todas partes. Google Docs contiene una serie de plantillas de actas diferentes, desde las formales hasta las informales. Del mismo modo, Microsoft Office ofrece una serie de ejemplos para que los personalice y los use para sus reuniones.
Acta de muestra
Así es como se ve cuando el secretario rellena la plantilla con las actas de una reunión:
Preguntas Frecuentes
¿Las actas de las reuniones deben ser aprobadas?
Las actas de las reuniones deben ser aprobadas para cumplir con las obligaciones legales de la empresa. Si no se hace así, no se puede probar que los acontecimientos de la reunión tuvieron lugar y que los miembros tuvieron la oportunidad de votar sobre un curso de acción. En el caso de una auditoría o revisión regulatoria, la empresa y los miembros del consejo podrían encontrarse con problemas legales. De acuerdo con la Ley de Sociedades de 2006, solo una vez que son autenticadas por el presidente, estas actas se convierten en una prueba de que la reunión ocurrió, las decisiones se tomaron realmente como se sugiere y que son válidas.
¿Qué nivel de detalle deben tener las actas de las reuniones?
Las actas de la reunión deben ser lo suficientemente detalladas como para dar a cualquiera que no haya asistido a esa reunión una impresión clara de lo que se debatió y lo que se acordó. Si contienen muy poca información, no servirán a su propósito como registro de la toma de decisiones. Si hay demasiados detalles, pueden resultar confusas y difícil de leer y procesar.
¿Qué paso sigue a la toma de actas de reuniones?
Después de tomar las actas de las reuniones, es importante elaborarlas en un informe coherente lo antes posible mientras la información aún está fresca en la mente. Esto permite al secretario representar mejor los debates y decisiones tomadas sin tener que esforzarse por recordar por qué se tomaron ciertas notas en la reunión.
¿Son confidenciales las actas de una reunión?
Las actas de una reunión no son confidenciales. Son una representación legal de lo que sucedió en la reunión y deben estar disponibles para consultarlas y demostrar que el consejo siguió los procesos adecuados. Debe conservar las actas durante diez años en caso de que haya auditorías u otras investigaciones. Sin embargo, puede haber temas confidenciales en el orden del día y estos deben figurar en actas distribuidas únicamente a los miembros que asistieron y participaron en los temas confidenciales cuando se debatieron en la reunión.
Conclusión
La toma de actas es una tarea muy importante y ocupa un papel administrativo clave. Es importante ser lo más preciso y posible y buscar aclaraciones sobre cualquier punto que no parezca tener sentido para asegurarse de que dicho registro sea lo más completo posible. Habiendo requisitos legales que cumplir, y sirviendo estas de ayuda a la hora de informar a cualquier persona en el futuro que busque aclaraciones sobre las razones detrás de las decisiones, no puede tomar atajos cuando tome acta. Aquí es donde el software para reuniones del consejo se vuelve aún de lo más útil, permitiendo a los miembros detectar fácilmente los errores y corregirlos con el mínimo de alboroto.