![[Paso a paso] El mejor formato de informe del consejo + plantilla](https://www.ibabs.com/wp-content/uploads/2021/04/board-report-guide.jpg?x29593)
Es de vital importancia obtener el informe del consejo correctamente porque esto es lo que informa a los directores del desempeño actual y previsto. Por lo tanto, debe asegurarse de que contenga todo lo que el consejo necesita saber, en un formato claro y conciso. Como señala acertadamente el Chartered Institute of Management Accountants (CIMA)
“Para tomar las decisiones correctas, los directores deben basarlas en información oportuna y de buena calidad sobre el desempeño de sus negocios. La calidad de los informes de desempeño proporcionados a los consejos de dirección es, por lo tanto, uno de los principales factores que afectan a la competitividad de las empresas”
La consultora McKinsey lo ha confirmado en una encuesta de 2016 a directores corporativos. Las respuestas indicaron que solo el 22% de los consejos de dirección entendían completamente las estrategias de sus empresas, y solo el 36% entendía completamente la posición financiera de sus empresas. Cuando un consejo no comprende completamente estos requisitos clave, esto puede afectar a la efectividad de su toma de decisiones. Una forma de evitar esta trampa es elaborar informes del consejo bien escritos, claros e informativos.
Por estas razones, conseguir desarrollar el mejor informe del consejo requiere una gran habilidad, que, afortunadamente, usted puede aprender y dominar. A continuación, hemos descrito los pasos que debe seguir para escribir informes del consejo de manera efectiva.
Qué es un informe del consejo?
En pocas palabras, un informe del consejo (a veces conocido como documentos del consejo) es un documento que se envía a los miembros del consejo antes de una reunión del consejo, detallando la información importante que necesitan saber. Parte del paquete del consejo, el informe del consejo es un documento de referencia que complementa el orden del día del consejo y las actas de la reunión. El presidente, consejero delegado o el director financiero generalmente deciden el formato y el contenido del informe, con la ayuda de los miembros del comité y el secretario, también.
Este documento reúne información de los diversos informes y departamentos del comité y los presenta de una manera que facilita su procesamiento por parte del consejo. El informe generalmente contiene información sobre el desempeño financiero y de gestión, así como del desempeño futuro esperado.
El objetivo de los informes del consejo
Los informes del consejo existen para facilitar la toma de decisiones en las reuniones del consejo. Los miembros necesitan conocer todos los detalles relevantes sobre el desempeño pasado y futuro proyectado para tomar decisiones informadas sobre el futuro del negocio. El informe del consejo debe recopilar en conjunto cualquier información relevante relacionada con los temas que se discutirán en la próxima reunión del consejo.
Uno de los principales objetivos de un informe del consejo es responder a las preguntas que los directores harán a medida que procesan la información expuesta. Debe adelantarse a la información que desean para comprender completamente dónde se encuentra la empresa y hacia dónde va. El informe del consejo debe presentar los datos junto con un resumen de las principales conclusiones de esa información. La idea es que los directores no tengan que pasar años extrayendo las estadísticas para descubrir los puntos de conversación relevantes para la reunión.
Estructura del informe del consejo
El informe del consejo puede variar en tamaño desde una hoja o dos hasta un folleto completo. Depende del informe en cuestión, que puede ser una breve actualización mensual de un determinado comité o una visión general de todo el asunto durante todo el año. Independientemente del tamaño del informe, debe ser fácil de leer y dividir con encabezados, viñetas, gráficos, tablas e imágenes. Si se trata simplemente de un muro de texto, esto hará que sea muy difícil para el lector procesar los puntos importantes.
En general, la estructura de un informe del consejo debe ser la siguiente:
- Título que le dice al lector exactamente qué esperar.
- Tabla de contenido (si el informe es extenso).
- Introducción para dar una indicación clara de lo que está en el informe.
- Encabezados claros para marcar los temas de esa sección y permitir que los directores salten directamente a las áreas relevantes.
- Indicadores clave de desempeño (KPI) con viñetas para que destaquen ante el lector.
- Resumen para analizar las conclusiones del informe.
Contenido del informe del consejo
El objetivo del informe guía el contenido. Si está presentando un informe de situación, se leerá de una manera completamente diferente de un informe que quiere que el consejo considere adquirir nuevos recursos o incluso un cambio de estrategia.
Proporcione datos relevantes para respaldar el informe y explicar por qué es relevante o significativo. Su objetivo es representar tanto lo positivo como lo negativo. Recuerde, el consejo debe estar bien informado para tomar las mejores decisiones en interés de la empresa. Si solo se muestra lo positivo del desempeño de una nueva fábrica en lugar de reconocer los desafíos, por ejemplo, eso puede sesgar la comprensión del consejo de dirección sobre el funcionamiento del negocio.
Los miembros del consejo son personas ocupadas, así que asegúrese de ir directamente al grano y resuma cualquier fuente externa que utilice para permitirles encontrar la información pertinente rápidamente.
Descargar la plantilla de informe del consejo + ejemplos
Cómo escribir un buen informe del consejo: recomendaciones
Estos son los puntos clave que debe considerar al escribir un buen informe del consejo en general:
- Conoce a tu audiencia
Usted conoce a los miembros de su consejo y sus antecedentes. Esto significa que puede juzgar qué nivel de explicación necesitan ciertos puntos del informe. Si todos conocen los conceptos básicos de un determinado aspecto del negocio, no es necesario que invertir tiempo explicándoselo. Del mismo modo, conoce la información que requieren, así que no desperdicie texto añadiendo métricas que no tengan relación con las decisiones que tienen que tomar.
- Use un lenguaje sencillo
Una de las principales razones para tener un informe del consejo es proporcionar un punto de referencia rápido para poner a los miembros al día. No ralentice el proceso utilizando un lenguaje complicado o técnico. Los miembros del consejo deben ser capaces de procesar los detalles rápidamente.
- Use una mezcla de métricas para dar contexto
Las finanzas son las métricas más a menudo asociadas con el informe del consejo, pero por sí solas no cuentan toda la historia. Debe equilibrarlos con detalles como la cuota de mercado para darles contexto. Si los beneficios están subiendo, pero la cuota de mercado está cayendo, el consejo necesita saberlo. Dar solo la información de ganancias puede llevar a creer que todo va bien, pero mostrar la imagen completa ofrece una idea de los problemas potenciales que pueden tener que abordar.
- Proporcione una visión completa, tanto buena como mala
El consejo necesita conocer el estado real del negocio, no la versión de color de rosa. Deben tomar decisiones clave basadas en la información proporcionada, así que, dígales exactamente cómo es. A nadie le gusta transmitir malas noticias, pero debe hacerlo si es necesario. Informe al consejo sobre las presiones internas y externas a las que se enfrenta el negocio y ayúdelos a tomar las mejores decisiones posibles.
- Ayúdelos a encontrar la información crucial
El informe del consejo no es un lugar para esconder las cosas. Asegúrese de resaltar la información más importante en gráficos, tablas, encabezados, viñetas o cualquier otra forma que la haga saltar de la página.
- Proporcionar un análisis claro
No es bueno simplemente proporcionar datos en bruto. También tiene que explicarlo. Cuáles son los problemas y riesgos actuales en juego? Explicitarlos en el análisis significa que los ya ocupados miembros del consejo no tendrán que sumergirse profundamente por su cuenta.
- Mirar hacia adelante y hacia atrás
Sí, el consejo necesita saber cómo ha sido el desempeño del negocio, pero también necesitan saber cómo se ve el futuro utilizando datos fiables. ¿Está listo para cumplir con los objetivos? De lo contrario, cuanto antes lo sepa el consejo, antes podrán intervenir y cambiar de rumbo.
- Mantenga los KPI en un panel de control
Un panel de control es una excelente manera de visualizar los KPI para que el consejo pueda rastrearlos de un vistazo. Esto también significa que no necesitará esmerarse con amplias explicaciones sobre los resultados. Simplemente puede dirigirse directamente al análisis, ahorrando tiempo al lector.
- Utilice software de administración de reuniones del consejo
El uso de software de administración para reuniones del consejo de dirección reduce el coste de enviar informes físicos, que podrían tener que volver a enviarse si algo necesita actualizarse. También significa que cada miembro del consejo tiene acceso a la versión más reciente cuando inicia sesión en la aplicación en su ordenador, tableta o teléfono inteligente. También pueden interactuar con usted y entre ellos, dejando comentarios, notas y otro material de colaboración útil. Por último, pero no menos importante, es fácil buscar en el programa la información que desean encontrar.
Escribir un informe para una nueva reunión del consejo de dirección
Si está escribiendo un informe del consejo para la empresa por primera vez, es una buena idea utilizar informes anteriores como plantilla. Esto le da una idea de a qué está acostumbrado el consejo y qué necesitan del documento.
PREGUNTAS FRECUENTES
De qué debe informar un consejero delegado al consejo?
El consejero delegado debe informar al consejo sobre cualquier cosa que el consejo haya establecido o aprobado para ayudar al consejo a rendir cuentas de sus decisiones. Esto podría aplicarse a políticas, estrategias o planes en los que el consejo ha tenido voz en el pasado.
Quién puede firmar el informe del consejo?
El consejo debe aprobar el informe del consejo y luego debe firmarlo en su nombre por parte de un director ejecutivo o el secretario.
Cómo presentar las finanzas en una reunión del consejo de dirección?
Hay varias formas diferentes de presentar los estados financieros al consejo de dirección, dependiendo de la naturaleza del negocio y de dónde del ejercicio en el que se encuentre. Estos son algunos ejemplos:
| Tipo de informe | Lo que implica |
|---|---|
| Declaración simple | Cuando una empresa tiene controles estrictos sobre sus asuntos financieros, a veces todo lo que necesita elaborar es una simple declaración en el sentido de que el negocio está funcionando bien. Los miembros del consejo generalmente aceptarán esta forma ocasional de informar si saben que pueden solicitar fácilmente registros en más detallados si lo desean. |
| Informe detallado | Contiene toda la información financiera vital, incluidos los estados de pérdidas y ganancias, balances generales y más. Algunas reuniones del consejo requieren esto en cada reunión, algunas lo piden anualmente. |
| Informe de balance | Un extracto de cuenta bancaria de la empresa, a menudo con detalles de los factores que contribuyen a por qué es más alto o más bajo de lo esperado. Esto se utiliza más a menudo en pequeñas empresas. |
| Informe periódico de desempeño | Comparativa de ingresos, gastos y cambios en el saldo desde la última reunión. También incluye las razones de la actuación. |
Conclusión
Un informe del consejo es una herramienta clave para ayudar al consejo a tomar decisiones comerciales vitales para mantener a la empresa en la dirección correcta. Se requiere habilidad para saber exactamente qué información es necesaria y cómo presentarla de la manera más simple y efectiva para los miembros del consejo antes de su próxima reunión. El software de reuniones del consejo, como iBabs, permite a los miembros recoger el informe digitalmente, lo que significa que no tienen que llevar con ellos montones de papeles, ahorrando así dinero, además de ser mejor para el medio ambiente y mucho más conveniente.