Presidir una reunión del consejo + guion y consejos profesionales - iBabs

Presidir una reunión del consejo + guion y consejos profesionales

El papel del presidente en una reunión del consejo es muy importante. Tiene que dirigir el consejo para tomar decisiones en el mejor interés de la empresa, asegurarse de que todos los temas importantes sean tratados y durante cuánto tiempo, haciendo que avance la reunión con el ímpetu de aprovechar de la mejor forma posible el valioso tiempo de los miembros. Es por eso que hemos reunido esta guía para presidir una reunión del consejo y un ejemplo de guion para ayudarlo.

El trabajo del presidente es único en muchos sentidos. Como Roger Parry, presidente de MSQ partners dijo a Management Today:

 “'La gente hace lo que el director ejecutivo pide porque está en una situación de empleador-empleado. Pero el papel del presidente tiene que ver con la influencia y la persuasión; se trata de asegurarse de que el consejo mantenga un debate adecuado sobre las cosas que realmente importan

Y no es sólo la delicada situación en la que un presidente generalmente tiene que operar. También hay una gran cantidad de habilidades que él o ella deben poseer. Estos incluyen ser un gran oyente, un influyente eficaz, comprender el asunto de adentro hacia afuera, ser un personaje fuerte y un gran comunicador. Sigue leyendo para obtener más información sobre el papel del presidente, sus funciones durante y después de la reunión, así como algunos consejos para ser el mejor presidente posible. 

El papel del presidente

Según el Instituto de Directores, el papel principal del presidente es "garantizar que el consejo sea eficaz en su tarea de establecer e implementar la dirección y la estrategia de la compañía". Además, asumen las siguientes tareas: 

  • Realización de reuniones generales y del consejo. Para las reuniones del consejo, participan en el desarrollo del orden del día, asegurando que la información que reciben los miembros y en la que basan las decisiones sea precisa, supervisando las aportaciones de los directores, moviendo el consejo hacia decisiones mayoritarias y luego indicando claramente lo que se ha decidido para que todos entiendan. 
  • Actuar como el enlace entre el consejo y el mundo exterior. El presidente comparte los resultados de los debates sobre la dirección del asunto con las partes interesadas externas.
  • Administrar la composición del consejo y esforzarse por reclutar a los miembros que más aporten a la empresa.
  • Comunicación entre el consejo y los accionistas. 
  • Ayudar a desarrollar nuevos directores y motivarlos.
  • Apoyar al consejero delegado del asunto. 

Cómo desarrollar una reunión del consejo + Guion

Muchas reuniones del consejo se llevan a cabo de acuerdo con las Reglas de Orden de Robert, también conocidas como un tipo de procedimiento parlamentario. Este es un guion de reunión típico sobre cómo desarrollar una reunión del consejo:

1. Llamar al orden

El presidente golpea el mazo y llama a la reunión al orden, señalando si hay quorum o no. Muy simplemente, deberían decir: 

Esta reunión del consejo directiva de [COMPAÑÍA] está llamada al orden en [HORA Y FECHA] y un quorum [IS/ISN'T] presente.”

Este es también el momento de añadir cualquier pequeño elemento como disculpas, bienvenida a visitantes, invitados especiales o nuevos miembros. Por ejemplo, deseando suerte a los directores que se jubilan.

2. Acto de apertura

Esta es una parte opcional de la reunión. A algunas empresas les gusta comenzar una reunión del consejo con un discurso inspirador, un recordatorio de los valores o la declaración de misión de la empresa, un poema u otro acto. Sin embargo, no es obligatorio. En los Estados Unidos, muchas reuniones del consejo comienzan con el juramento de lealtad

3. Aprobación del orden del día

El paquete de documentación para la reunión del consejo debería haber incluir la agenda y el orden del día propuestos para la reunión. Aunque los miembros podrían haber sugerido cambios en el orden del día en cualquier momento entre su recepción y el inicio de la reunión; este es el momento para que expresar su última palabra. 

El orden del día de la reunión se ha distribuido en  el paquete para el consejo. ¿Hay alguna enmienda al orden del día?

[SIN ENMIENDAS] "El orden del día funcionará como se indica".

Si hay enmiendas, puede aprobarlas sin votarlas.  

4. Acta de la reunión anterior

Debe aprobar el acta de la reunión anterior en este momento. Deberían haber sido enviada a los miembros del consejo como parte del paquete de documentación para la reunión del consejo antes de la reunión. Esto les da a los directores la oportunidad de plantear problemas y sugerir enmiendas antes de la reunión, lo que puede ahorrar un tiempo valioso de la jornada. Sin embargo, los miembros aún pueden sugerir enmiendas en este momento de la reunión, sobre las cuales se debe actuar antes de poder aprobar y presentar el acta.

El borrador del acta se ha distribuido en su paquete para el consejo. ¿Hay alguna corrección o enmienda al acta?.

[SIN ENMIENDAS] "Al no escuchar ninguna, las actas se archivan tal como se presentaron".

[CON ENMIENDAS] "Las actas se presentarán en su forma enmendada.

A propósito... Al utilizar un software de gestión para reuniones del consejo como iBabs, los directores pueden añadir sus enmiendas directamente y pueden ajustar las actas en la nube antes de que tenga lugar la reunión. Esto permite a todos los miembros ver la versión más actualizada de las actas y ahorrar un tiempo valioso.

5. Informe del tesorero

El presidente debe presentar al tesorero, quien ofrecerá su informe al consejo. El informe debería haberse enviado como parte de los documentos previos a la reunión del consejo, lo que permite a los directores la oportunidad de procesar la información y preparar cualquier pregunta que puedan tener. 

PRESIDENTE: "[NOMBRE DEL TESORERO], el tesorero, ahora presentará el informe financiero"

TESORERO: [DA INFORME]

PRESIDENTE: "Gracias, hay alguna pregunta?

[SI HAY PREGUNTAS]: Responda las preguntas de los miembros del consejo.

[SI NO HAY PREGUNTAS]: "El informe financiero se presentará para la conciliación financiera

6. Informe del director ejecutivo

Presentar al director ejecutivo para que presente su informe.

PRESIDENTE: "[NOMBRE DEL DIRECTOR EJECUTIVO], Director Ejecutivo, presentará ahora su informe"

PRESIDENTE: "[NOMBRE DEL DIRECTOR EJECUTIVO], Director Ejecutivo, presentará ahora su informe"

PRESIDENTE: "Gracias, trabajaremos en las recomendaciones planteadas una por una"

SECRETARIO: "La primera recomendación es [RECOMENDACIÓN]"

PRESIDENTE: "Se mueve para adoptar la recomendación que se acaba de leer. Hay alguna objeción al respecto?

Los miembros debaten hasta que todos escuchan todos los puntos. 

PRESIDENTE: "Los que están a favor dicen 'sí' [PAUSA PARA LA RESPUESTA], los que se oponen dicen 'no' [PAUSA].

La moción se [APRUEBA/SUSPENDE] y es [APROBADA/NO APROBADA]"

Repita para cada recomendación. 

7. Informes del comité

La reunión debe escuchar los informes de los comités permanentes y los informes de los comités especiales. Debe presentar el informe a menos que el comité haga una recomendación, en cuyo caso, el informe del miembro se mueve para adoptarlo. Luego, hay un debate y una votación como con el informe del consejero delegado. 

PRESIDENTE: "A continuación es [NOMBRE DEL DIRECTOR] con el informe [NOMBRE DEL COMITÉ]"

El director reparte el informe y usted se ocupa de las recomendaciones una a la vez. Repita esto mismo para cada uno de los informes de los oficiales. Una vez que se completen los informes de los oficiales, puede pasar al siguiente asunto. 

8. Asuntos pasados

Cualquier asunto previamente discutido pero no votado viene aquí. El presidente anuncia los asuntos en esta sección, no lo piden. Si algún tema requiere un debate en mayor profundidad, piden moverlo a la nueva sección de asuntos. De lo contrario, el presidente pide a los miembros que voten por voz o que voten a mano alzada para aprobar asuntos antiguos o posponerlos. Esto a veces se conoce como asuntos pendientes. 

PRESIDENTE: "La moción se pospuso a esta sesión a [DETALLES DE LA MOCIÓN]. Los que están a favor dicen 'sí' [PAUSA PARA RESPUESTA], los que se oponen dicen 'no' [PAUSA].

La moción se [APRUEBA/SUSPENDE] y es [APROBADA/NO APROBADA]"

9. Asuntos nuevos

Aquí es donde el presidente pide nuevos asuntos y los miembros pueden hacer mociones. Si alguien los secunda, el consejo puede discutir la moción y votarla. 

PRESIDENTE: "Hay algún asunto nuevo?"

[MIEMBRO LEVANTA LA MANO]

PRESIDENTE: "El presidente reconoce [MIEMBRO]"

[MIEMBRO HACE MOCIÓN]

[OTRO MIEMBRO SECUNDA LA MOCIÓN]

PRESIDENTE: "Se traslada y se secunda a [DETALLES DE LA MOCIÓN]. ¿Hay alguna objeción al respecto?

Los miembros debaten hasta que todos escuchan todos los puntos. 

PRESIDENTE: "Los que están a favor dicen 'sí' [PAUSA PARA LA RESPUESTA], los que se oponen dicen 'no' [PAUSA].

La moción [APRUEBA/FALLA] y es [APROBADA/NO APROBADA]"

Repite para cada movimiento.

10. Anuncios y otros asuntos

Cualquier anuncio viene aquí. Esto incluye detalles de los próximos eventos y la fecha, hora y lugar de la próxima reunión. Los miembros también pueden incluir otros asuntos que no requieran un debate o una votación.

PRESIDENTE: "¿Hay algún otro asunto?

MIEMBRO: [MENCIONA EL TEMA PARA DISCUTIR EN UNA REUNIÓN FUTURA]

PRESIDENTE: "Los miembros pueden revisar este tema y lo añadiremos al orden del día de la próxima reunión. Nuestra próxima reunión está programada para el 12 de noviembre. De acuerdo con nuestro horario regular, se sugiere celebrar la reunión del consejo a las 2 pm el 12 de noviembre en la sala de juntas. A menos que haya alguna objeción, nos reuniremos a las 2 pm el 12 de noviembre en la sala de juntas".

11. Cierre de la sesión

Ponga fin a la reunión después de dar a los miembros la oportunidad de poner de manifiesto cualquier punto final. 

PRESIDENTE: "Si no hay objeciones, cerramos la sesión.

PRESIDENTE: "Si no hay objeciones, cerramos la sesión.

PRESIDENTE: "Si no hay objeciones, cerramos la sesión.

Después de la reunión

Después de la reunión del consejo, el presidente debe reunirse con el secretario para redactar un informe y comenzar a planificar el orden del día para la próxima reunión. Esto incluirá cualquier asunto pendiente de la reunión del consejo, así como cualquier nuevo asunto mencionado en la reunión o que provenga de otras fuentes. 

Es un buen momento para concentrarse en lo que funcionó bien y lo que se puede mejorar para que las reuniones sean más eficientes procurando el mejor interés. El presidente y el secretario deben revisar constantemente el desempeño de los comités. Esto incluye revisar al personal y considerar cómo podría cambiar la composición de cada grupo para ayudarlos a cumplir sus objetivos.

El presidente debe enviar un correo electrónico posterior a la reunión del consejo poco después para enumerar los puntos de acción requeridos de cada director. Estos surgirán de los debates en la reunión y los miembros deben resolverlas antes de la próxima reunión.

La empresa también puede requerir que el presidente asista a eventos, funciones y reuniones como la cara pública de la empresa.  

Cualidades y atributos de un presidente de consejo eficaz

Hay una serie de cualidades que hacen que un presidente del consejo sea eficaz. Los presidentes deben: 

Practicar la restricción

El papel del presidente es la contraparte del consejero delegado, que generalmente está allí para tomar decisiones audaces y ser el foco de atención. Como informó un presidente estadounidense en una encuesta realizada por el Centro de Gobierno Corporativo de INSEAD, "Si quieres ocupar el centro del escenario, busca otro trabajo. Los grandes presidentes crean las condiciones que permiten que otras personas deslumbren”.

Esto significa saber cuándo sentarse y dejar que el debate fluya y cuándo ser el protagonista. Un presidente debe estar allí para facilitar la conversación e inculcar las reglas y procedimientos, en lugar de involucrarse en debates. 

Mostrar paciencia

El trabajo del consejo, dirigido por el presidente, es asegurar el futuro a largo plazo del negocio. Esto significa que, a pesar de que todos queremos ver resultados de inmediato, el presidente tiene que resistir el impulso de cortar y cambiar la estrategia o intentar juzgar el éxito o no del consejo a corto plazo.

Comprender la importancia de la preparación

Aunque controlar las reuniones y asegurarse de que sean eficientes son funciones importantes para un presidente, gran parte del trabajo duro viene por adelantado. La planificación es vital para una reunión exitosa. Desde garantizar que el orden del día tenga fundamento, empezando por enviar los documentos del consejo a tiempo. También es responsabilidad del presidente asegurarse de que el proceso se desarrolle sin problemas. Es más probable que una reunión bien preparada respete el orden del día y beneficie así a la empresa.

Mostrar objetividad

El presidente está ahí para ayudar a que el debate fluya y eso significa permitir que ambos lados de la discordia tengan su parte justa del tiempo. Si el presidente obviamente favorece un punto de vista, desequilibra el debate y puede hacer que la reunión sea menos eficaz.

Hacer un buen seguimiento del tiempo

Mantener una reunión en el tiempo asignado, muestra respeto a los directores y su valioso tiempo, a la vez que mantiene el impulso con el que lograr los resultados que la reunión requiere.

Estas son algunas de las cosas que se deben y no se deben hacer para ser un presidente de consejo eficaz:

Un buen presidente haceUn buen presidente no
Ofrece a todos los directores la oportunidad de debatir.Permite que un pequeño número de miembros se haga cargo.
Implica a los nuevos directores alentándolos a la conversación.Ignora a los nuevos miembros.
Orienta la reunión hacia un consenso natural.Impone su punto de vista.
Mantiene la calma y la relajación.Grita y muestra enfado o frustración.
Comprende que están ahí para guiar el asunto.Piensa que están ahí para dirigir el asunto.

Consejos para organizar reuniones eficaces

Tratar los asuntos en el tiempo asignado

Hay dos aspectos principales para tratar los asuntos en el tiempo asignado en una reunión del consejo. En primer lugar, la etapa de planificación es clave. Asegurarse de no sobrecargar el orden del día y así poder tratar todos los temas con suficiente tiempo y atención sin apresurarlos. Los encuestados en la encuesta de INSEAD sugirieron que el número ideal de temas del orden del día se sitúa entre cinco y ocho. En segundo lugar, una presidencia eficaz tiene que mantener el debate fluyendo y recabando todos los puntos de vista, al mismo tiempo que escucha los puntos repetidos y lleva la reunión adelante deteniéndolos en seco pero cortésmente.

Involucrar a todos     

Siempre habrá miembros del consejo que adoren contribuir al debate, pero hay otros que necesitan aliento. Pueden tener excelentes aportaciones que hacer, pero su personalidad les impide entrar en el debate. En su blog, el biólogo molecular John Medina dice que uno tiene diez minutos antes de que los asistentes dejen de escuchar.

Esto significa que se debe involucrar a cada miembro al menos cada diez minutos. Comuníquese con ellos, anímelos a hablar, pregúnteles su opinión. Todos deben opinar y permanecer comprometidos.

Toma de decisiones

Para ayudar al consejo a tomar decisiones, un buen presidente debe escuchar con atención. Es poco probable que alguien cambie completamente de opinión a un compañero, pero al escuchar el debate, el presidente puede encontrar las áreas de similitud y tratar de forjar un consenso que, aunque no sea perfecto para todos, al menos produzca un resultado que todos puedan aceptar y seguir adelante. Es importante agrupar opiniones y luego analizarlas mientras continúa el debate.

Tratar con personas difíciles

A todos se les permite opinar en una reunión del consejo, pero no debe dejar que ninguna persona domine el debate. Cuando las personas se vuelven difíciles, el presidente debe escuchar sus argumentos y asegurarse de que todos los demás puedan responder.

El presidente debe recordar a los miembros los estatutos de la reunión y detallar las consecuencias para aquellos que interrumpen el orden. También deben estar preparados para actuar en base a esas consecuencias si las cosas no mejoran. Una vez más, tratar de averiguar qué tienen en común los miembros, en lugar de qué los divide, es importante para encontrar una solución.

Mantener un buen equilibrio

Nadie puede concentrarse completamente en una reunión completa llena de temas contundentes y superserios. Mantenga un buen equilibrio en el orden del día dejando colarse más temas divertidos y alegres con los que diversificar la reunión. 

Preguntas Frecuentes

¿Quién puede aprobar el acta de una reunión?

Todos los miembros del consejo aprueban las actas de una reunión y sugieren correcciones o enmiendas. Sin embargo, corresponde al presidente y al secretario firmar el acta antes de presentarla.

Esta es otra parte del proceso que puede optimizar con un portal para reuniones del consejo como iBabs. Los miembros pueden iniciar sesión, consultar las actas y enviar enmiendas desde su dispositivo. Luego, el secretario las ajusta y quedan listas para su aprobación en la próxima reunión. Esto ahorra tiempo en la reunión, ya que todos han tenido la oportunidad de asegurarse de que el acta está correcta. Las actas incluso se pueden firmar en línea con firmas electrónicas, ahorrando aún más preciados minutos.

¿Cómo hacer que una reunión del consejo sea más interesante?

Buscar el aspecto humano de lo que hace el consejo ayuda a impulsar el compromiso. Deje que los miembros del consejo muestren el resultado de su trabajo, los logros que han conseguido y la forma en que afecta al asunto en su conjunto. Mire más allá de las cifras estáticas en los informes y deles un poco de contexto para que la reunión sea más interesante.

Si vamos más allá, podría contextualizar cada reunión proporcionando un enfoque diferente cada vez. Asegúrese de que todos los puntos del orden del día se relacionen con un tema dado de alguna manera y eso mantendrá las cosas lo suficientemente variadas como para ser entretenidas.

Conclusión

Esperamos que esta guía para presidir una reunión del consejo y el guion lo ayuden a hacer que sus reuniones sean más eficientes, interesantes y atractivas en el futuro. El papel del presidente es amplio. Al constituir una presencia tranquila y de apoyo en la sala de juntas, puede ayudar al consejo a tomar las decisiones que necesita para defender los mejores intereses de la empresa en el futuro.

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