El Chartered Governance Institute afirma que es "esencial que los consejos de dirección lleven a cabo sus reuniones con el fin de optimizar el uso del tiempo y el capital intelectual de sus miembros".
Debido a la experiencia requerida para que una persona integre una junta o consejo, hay elevadas expectativas sobre cómo deben comportarse en un entorno de reunión del consejo. Esta es la razón por la cual un protocolo de reunión del consejo tiende a basarse más en la tradición y la formalidad que en documentos similares para otros tipos de reuniones.
Esta formalidad nace del respeto a los demás miembros del consejo. Todos son miembros del consejo porque tienen una visión individual del negocio y el sector que los diferencia de otros profesionales. Seguir el protocolo de la reunión del consejo garantiza que la reunión se realice con el tiempo necesario, lo que es una muestra de respeto de cara a las tan ocupadas vidas de sus miembros.
Qué es un protocolo de reunión del consejo?
El protocolo de reunión del consejo dicta los pasos que toma una empresa para organizar y llevar a cabo una reunión del consejo de dirección.
No hay un protocolo legal de reunión del consejo que seguir, pero cada empresa tendrá su propio conjunto de procedimientos. Estos procesos están para:
- Permitir que la empresa prepare plenamente a los miembros de su consejo de dirección para la reunión
- Ayudar a los miembros del consejo a usar su tiempo de la manera más eficaz posible durante la reunión
- Permitir que los miembros del consejo aprueben mociones que afecten el futuro de la empresa
Esencialmente, el protocolo de reunión es un flujo de trabajo estructurado que va desde la convocación de la reunión hasta la firma de las actas de la reunión anterior.
Dentro del protocolo de la reunión del consejo se encuentran:
| Reglas de la reunión del consejo | Los detalles técnicos que deben cumplirse para garantizar que el consejo pueda tomar sus decisiones. Este podría ser el número mínimo de miembros requerido para un quorum o el tipo de mayoría necesaria. |
| Etiqueta de la reunión del consejo | Acciones que aseguren que todos reciban una audiencia justa y que los miembros muestren respeto mutuo. Incluye cualquier aspecto, desde saber cuándo hablar hasta asegurarse de que su teléfono móvil esté apagado. |
| Procedimientos de reunión del consejo | La forma en que se estructura la reunión del consejo, incluidas las reglas para todas las acciones que deben emprenderse y desde la llamada al orden hasta el aplazamiento. |
Estos términos a veces se usan indistintamente, pero otras veces por separado. Todos forman parte del protocolo.
Qué dicta el protocolo de una reunión del consejo?
Hay una serie de elementos diferentes que informan del protocolo de reunión del consejo de dirección de una empresa. Estos incluyen:
- Los estatutos. Los estatutos son la base misma del enfoque de la empresa para las reuniones del consejo. En ellos se detallan las responsabilidades del presidente y otros miembros de la mesa, el número de reuniones que deben celebrarse cada año y otros requisitos generales.
- Las reglas permanentes de la reunión del consejo o las órdenes permanentes presentan una guía detallada sobre cómo implementar los estatutos. Estas incluyen información sobre la composición del consejo, la elección de nuevos miembros, la fecha y el lugar de las reuniones, cómo registrar los procedimientos, la formación de comités, los deberes y las obligaciones, entre otras directrices.
- El Código de Gobierno Corporativo. El Código de Gobierno Corporativo del Reino Unido proporciona disposiciones para ciertas situaciones que pueden afectar el protocolo de reunión del consejo de dirección de una empresa. Incluye directrices sobre la gestión de conflictos de intereses, detallando las preocupaciones de gobierno corporativo en las actas de la reunión y otros temas similares.
- Reglas de orden de Robert. Numerosas empresas de todo el mundo organizan sus reuniones de acuerdo con las Reglas de orden de Robert. También se conoce como procedimiento parlamentario y proporciona una plantilla fácil de seguir para presentar y aprobar mociones, así como para tratar los asuntos del consejo en una reunión.
- Actas de reuniones abiertas. Algunos países o estados tienen leyes que rigen las reuniones abiertas o actos de reuniones públicas para garantizar que ciertas organizaciones (generalmente gubernamentales) celebren sus reuniones del consejo de una forma abierta al público. Esto tiene un efecto sobre el protocolo de la reunión del consejo. La persona responsable de organizar la reunión debe tener en cuenta este escrutinio y publicar la información del evento públicamente a su debido tiempo. También deben prever circunstancias excepcionales cuando una reunión deba celebrarse en privado. En ciertas situaciones, como las emergencias, las reuniones públicas podrían permitir sesiones a puerta cerrada.
Qué debe incluir el protocolo de la reunión del consejo?
El procedimiento típico de protocolo de reunión del consejo debe ejecutarse así:
El propósito de la reunión
El primer elemento en cualquier protocolo de reunión del consejo es, según el Chartered Governance Institute, que
“Los consejos deben centrarse en el propósito de la reunión y en todos los elementos que pueden contribuir a un debate eficaz“
Convocar la reunión
Debe establecerse una fecha y hora que se adapte a suficientes miembros para formar quorum, pero que también se ajuste al horario de los miembros clave del consejo requeridos para cumplir con el propósito de la reunión. Estos pueden ser miembros con conocimientos y experiencia específicos para informar un debate sobre un tema determinado. También es posible que desee seleccionar una fecha en base a cuándo estará lista la información financiera u otros datos importantes.
Debe enviar a los miembros un aviso formal de la fecha, hora y lugar de la reunión. También necesitan el paquete de documentación del consejo, con todas las estadísticas principales, proyecciones y documentos financieros que necesitan para tomar decisiones.
| Nota al margen Puede distribuir paquetes para el consejo y otros documentos importantes de forma segura cuando se utiliza un software de administración de reuniones de consejos de dirección como iBabs. Este reduce los costes de impresión y publicación, al tiempo que ofrece oportunidades de colaboración y facilidad de referencia |
Redactar el orden del día de la reunión del consejo
Como precaución para asegurarse de que la reunión tenga lugar con el tiempo necesario y que abarque todo lo que se necesita tratar, es preciso elaborar un orden del día claro para la reunión del consejo. Esto detalla el viejo negocio que necesita revisión, los nuevos negocios para el debate y qué comités informarán también.
El secretario y el presidente deben sentarse juntos para elaborar el orden del día. Una vez hecho esto, puede informar a los miembros relevantes del consejo de cualquier función específica que tengan que desempeñar en la próxima reunión y enviar copias del orden del día.
Preparación para la reunión
Todos los miembros del consejo deben leer los documentos del consejo a fondo para estar preparados para la reunión. Esto resulta fundamental para que funcione sin problemas y a tiempo. Si los miembros retrasan los procedimientos haciendo preguntas que se responden en el paquete, habrá menos tiempo para asuntos importantes.
Durante esta fase de preparación, el consejero delegado y el director financiero deben familiarizarse con los informes financieros y del comité para que puedan responder con confianza a cualquier pregunta que los miembros puedan tener durante la reunión.
Cierre de la reunión y seguimiento de la misma
Al cerrar la reunión, el presidente del consejo o el secretario de la compañía debe leer las resoluciones adoptadas. Es costumbre anunciar cuándo y dónde tendrá lugar la próxima reunión. Después de la reunión, el secretario debe enviar las actas para que los miembros las lean. Luego pueden aprobarlas en la próxima reunión. Si utiliza un portal para reuniones del consejo, los miembros pueden marcar cualquier corrección que se deba hacer y editar el documento en consecuencia. Se actualizará instantáneamente para todos los miembros, lo que significa que todos ellos tendrán siempre la última versión de toda la documentación relevante.
Plantilla de protocolo de reunión del consejo
Aquí hay una plantilla para un protocolo de reunión del consejo (SE REQUIERE INICIO DE SESIÓN)
Consejos de etiqueta para la reunión del consejo
Con el fin de facilitar el buen funcionamiento de la reunión del consejo, hay una serie de consejos de etiqueta para los directores que deben cumplirse. Estos incluyen:
- Un buen cronometraje es esencial para que la reunión funcione como debería.
- No utilice dispositivos electrónicos para ningún otro propósito que no sea para hacer referencia a elementos de la reunión.
- Abstenerse de interrumpir a otros miembros mientras hablan.
- No intente chatear con otros miembros en secreto. Esto incluye susurros y notas.
- No debe intentar socavar a otros miembros con su lenguaje corporal, la apariencia, etc..
- Prepárese completamente leyendo y gestionando los papeles del consejo. Proponga preguntas o soluciones relevantes a los problemas.
- Asegúrese de saber lo que va a votar y de tener una idea clara de los problemas.
- Seguir centrado en los temas del programa. Cualquier desviación del plan establecido para la reunión puede causar que se supere el tiempo.
- Ponga de manifiesto los conflictos de intereses o posibles conflictos a medida que surgen en la conversación.
- Trate a todos con respeto, incluso si no está de acuerdo con su punto de vista.
- Acepte que el consejo al completo es responsable de las resoluciones del consejo, incluidos los miembros que votaron en contra de ellas.
PREGUNTAS FRECUENTES
Qué se considera quorum?
El quorum es el número de miembros que deben estar presentes para poder aprobar resoluciones y otras votaciones. Las Reglas de Robert dicen:
“en todas las sociedades ordinarias, los estatutos deben prever un quorum tan grande como sea posible para estar presente en todas las reuniones cuando el clima no resulte excepcionalmente malo”.
En el Reino Unido, puede haber un quorum de uno para una empresa con un solo miembro. Para todas las demás empresas, el quorum legal mínimo es de dos, pero cada empresa puede crear sus propias reglas y decide cuál es el número adecuado.
Cuál es un aviso razonable para una reunión del consejo?
En el Reino Unido, la decisión dicta que debe haber un "aviso razonable" de la fecha de la reunión. Lo que cuenta como razonable depende de la naturaleza de la empresa. Si todos los directores trabajan en el mismo lugar, un aviso relativamente corto de la reunión puede considerarse razonable. Si todos tienen que viajar, requerirán más tiempo. Muchos expertos sugieren como mejor práctica un aviso de cinco a siete días como plazo razonable para la notificación de las reuniones. Al final, cuanto más temprano sea el aviso, más posibilidades tendrán los miembros de estar totalmente preparados.
Conclusión
El protocolo de la reunión del consejo es un concepto de amplio alcance que abarca muchos elementos. Ayuda a que la reunión se desarrolle sin problemas, con sus miembros siendo capaces de poner de manifiesto sus puntos y tomar decisiones fundamentadas. El uso de software de administración para reuniones del consejo permite a los miembros seguir los procedimientos del protocolo al mantener todo lo que necesitan en una ubicación centralizada en la nube.