Como secretario de la compañía, es importante mantener a la junta directiva en el buen camino. Cada miembro de la junta tendrá sus propias prioridades, cargas de trabajo y otros asuntos que atender. Sin embargo, crear un calendario anual con anticipación significa que todos pueden programar la hora, lo que aumentará la probabilidad de asistencia y siempre tener quórum. Es importante recordar que la mayoría de las votaciones no pueden tener lugar sin quórum; esto significa que debe hacer todo lo que esté a su alcance para facilitar que los miembros individuales asistan a cada reunión.
Un cronograma minuciosamente planificado garantiza que se aborden todas las fechas, problemas y asuntos clave que necesitan la atención de los directores. Exploremos una plantilla de calendario anual de la junta directiva para mantener todo organizado y encaminado para el año.
La importancia de los planes anuales de reuniones de la junta
El objetivo final de la junta directiva es impulsar a una organización u organización sin fines de lucro hacia sus objetivos. Un calendario efectivo de la junta mantendrá a la junta alineada y les ayudará a gobernar de manera efectiva.
Preparar un calendario anual de reuniones de la junta con anticipación garantiza que:
- Cada miembro de la junta directiva puede planificar sus propios asuntos teniendo en cuenta sus responsabilidades con la organización.
- La junta tiene una visión general actualizada del enfoque de cada reunión.
- No se pierde nada crítico (como evaluaciones, gestión de riesgos o finanzas).
- Las discusiones no son las mismas en todas y cada una de las reuniones.
- Todos los miembros individuales conocen los elementos de acción y las fechas clave de presentación de informes.
- Todos están alineados en los requisitos y fechas de cumplimiento.
- Los directores no desvían las reuniones, con una progresión lógica de pensamientos y discusiones adicionales planteadas en un momento adecuado durante todo el año.
Cómo estructurar su plan anual de reuniones de la junta directiva
Aquí hay un proceso simple de cinco pasos para estructurar su calendario anual de reuniones de la junta.
- Comience con una plantilla mensual o anual completamente en blanco.
- Agregue días festivos, eventos religiosos y otras fechas anuales para evitar choques de calendario.
- Marque días festivos y fechas importantes como el cumplimiento, la auditoría, los plazos financieros y de informes.
- Agregue eventos clave, como la reunión general anual (AGM), o bloquee las fechas y lugares sugeridos si aún no están grabados en piedra.
- Programe reuniones en torno a eventos clave, por ejemplo, programe la AGM después de la fecha en que se publique el informe financiero anual.
Qué debe incluir en su calendario anual de reuniones de la junta?
Normalmente, los siguientes elementos se incluirían en el calendario de la junta, y algunos podrían aparecer en más de un mes calendario.
Puede usar la lista de verificación a continuación como punto de partida. Marque cada uno a medida que avanza, pero recuerde dejar cierta flexibilidad para atender asuntos urgentes y reuniones especiales.
| Lista de verificatión | Fechas clave |
|---|---|
| Reuniones regulares de la junta directiva | |
| Aprobaciones e informes presupuestarios anuales (así como registros trimestrales y regulares) | |
| Reclutamiento, nuevos miembros y orientación a la junta directiva | |
| Eventos de recaudación de fondos | |
| Revisión del gobierno corporativo | |
| Desarrollo de la junta: autoevaluaciones de los miembros y autoevaluación de la junta | |
| Evaluaciones de liderazgo: CEO, CFO y remuneración/bonificaciones | |
| Informes anuales de auditoría y revisiones de comités | |
| Preparación para la presentación de la AGM y AGM | |
| Actualizaciones de estatutos, leyes y reglamentos, incluidos los códigos de conducta | |
| Días de estrategia y planificación fuera del sitio | |
| Reuniones informales y eventos de las partes interesadas: cenas, galas o barbacoas | |
| Gestión de riesgos, cumplimiento y revisiones de políticas de la junta |
Plantillas de planes de reuniones anuales de la junta
Aquí hay algunas plantillas que podrían ayudarlo a crear el plan perfecto para la reunión anual de la junta.
La primera plantilla útil proviene del Instituto Australiano de Directores de Empresas.
Incluye:
- Cuestiones clave de gobernanza que deben abordarse a lo largo del año.
- Comités (y subcomités) que deben ser considerados.
- Reuniones regulares de la junta.
Este es un buen ejemplo de cómo el calendario no necesita ser de doce meses de detalles y fechas específicas planificadas con anticipación. Al mirar el año mes a mes, puede asegurarse de que todo tenga un tiempo y un lugar para la revisión y la discusión. Enumerar todas las tareas y elegir un mes cuando se completarán es una forma mucho más efectiva de trabajar que tratar de discutir todo en los primeros dos meses del año.
La segunda plantilla para proporcionar inspiración es de Gobernanza Efectiva. Sigue un estilo similar a la primera plantilla, con todas las tareas asignadas y la capacidad de programarlas mes a mes. Una vez más, este enfoque deja más flexibilidad y puede ser más fácil obtener la aprobación inicial, antes de asignar fechas específicas a cada tarea.
Finalmente, la tercera plantilla es de Governing Good. Una vez más, el uso de una vista mes a mes con un estilo ligeramente diferente es claro y accesible para todos.
También puede usar un documento de Word muy simple (o usar Google Docs) con doce cuadrados en y los meses, ¡como el de abajo!
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | Mayo | Junio |
| Julio | Agosto | Septiembre | Octubre | Noviembre | Diciembre |
Consejos para crear el mejor calendario de reuniones de la junta directiva
Aquí hay un puñado de consejos para hacer que su calendario anual de reuniones de la junta sea lo más efectivo posible.
- Prepare el calendario de reuniones antes del año (a partir de enero o al final del año financiero).
- Cree un flujo lógico que "emparede" a cada lado la AGM: qué debe ordenarse antes de la AGM y qué puede esperar hasta después?
- Deje espacio para ser flexible: ¡no llene en exceso cada mes con varias reuniones!
- Priorice los problemas urgentes a principios de año: si algunos temas no son sensibles al tiempo, pueden esperar hasta más adelante en el año calendario.
- Alinee las fechas tanto como sea posible: no haga que todos viajen un viernes para una reunión, con otra programada para el próximo lunes. Agilice esto para que sea lo más fácil posible para todos.
- Cuidado con escribirlo todo en piedra. Si bien un calendario anual inicial es un buen punto de partida, las cosas pueden evolucionar para alinearse con la actividad y las necesidades de la organización a lo largo del año.
- Siempre que sea posible, describa si las reuniones serán en persona o virtuales. Esto ayudará a mantener a todos al tanto de los requisitos de tiempo, viaje y hotel por adelantado.
Preguntas Frecuentes
Quién es responsable de crear el plan anual de la reunión de la junta?
Un plan anual de reuniones de la junta, o calendario de la junta, a menudo es creado por el secretario de la compañía. Sin embargo, el presidente puede decidir asumirlo o apoyar al secretario con sugerencias. El documento resultante debe distribuirse (con flexibilidad para comentarios, retroalimentación y actualizaciones) antes de ser aceptado por la junta en su conjunto.
Quién debe aprobar el plan de la reunión anual de la junta?
Inicialmente, es importante que el presidente dé su aprobación al plan. Después de eso, la junta directiva tendrá su opinión y podrá votar para adoptar (¡o no adoptar!) el calendario anual.
Quién establece la agenda para una reunión de la junta?
El secretario de la compañía generalmente escribe la agenda de la reunión de la junta. Sin embargo, de manera similar al plan de la reunión anual de la junta, debe ser aprobado por el presidente y luego votado para su adopción por los miembros restantes de la junta. Para simplificar este proceso, el proyecto de orden del día debe distribuirse entre los miembros de la junta antes de la reunión para que puedan hacer comentarios o sugerir cambios. Esto significa que la votación al comienzo de la reunión para adoptar el orden del día es sencilla y todos están ahorrando tiempo.
Con qué frecuencia se celebran las reuniones de la junta?
La regularidad de las reuniones de la junta varía. Las empresas más pequeñas pueden apegarse a las actualizaciones trimestrales, mientras que las grandes organizaciones y las juntas sin fines de lucro pueden tener reuniones regulares cada mes. No hay una regla estricta y rápida para esto a menos que se describa en los estatutos de la organización.
Conclusión
Planificar con anticipación es crucial para organizar la junta directiva. Recuerde que la transparencia y la colaboración son clave: cree un borrador, pida al presidente de la organización que lo eche un vistazo (y haga los ajustes pertinentes) y luego circule entre todos los miembros de la junta para sus enmiendas, comentarios y sugerencias.
Al usar los consejos y plantillas descritos anteriormente para crear una plantilla de calendario anual de la junta directiva, es probable que obtenga la adopción temprana de la junta. La junta está entonces bien preparada para el próximo año. ¡Esto conducirá a una mejor asistencia a las reuniones de la junta, una mayor participación de los miembros de la junta y mejores resultados para la organización!
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Referencias y lecturas complementarias (en inglés)
- [Guía] Escribir agendas de reuniones de la junta como una plantilla Pro +
- Diez pasos para mejorar su gobierno corporativo
- Cómo organizar una reunión virtual de la junta (plantilla de agenda Plus)
- Reglas de orden de Robert: Guía simplificada para principiantes
- Reglas de orden de Robert para votar: todo lo que necesita saber
- Una lista completa de roles y responsabilidades de la junta para nuevos directores