Face à la complexité et à l’accélération du business, les entreprises doivent se doter de méthodes agiles et efficaces. Dans les conseils d’administration, les bonnes décisions stratégiques nécessitent une parfaite connaissance et une maîtrise des dossiers. Plusieurs processus, notamment digitaux, permettent d’optimiser les réunions du conseil d’administration et de répondre au triple enjeu de confiance, de sécurité et d’efficacité.
Proposer des processus simplifiés
L’organisation du conseil d’administration peut devenir un véritable casse-tête pour le secrétaire général. Il doit en effet gérer l’éparpillement géographique des administrateurs et réussir à caler des dates de réunions dans des agendas chargés.
Créer une routine peut permettre d’être plus efficace en figeant la fréquence, le format et le lieu des conseils d’administration. Une salle déjà équipée et adaptée à la taille du conseil d’administration est un souci de moins à anticiper. La récurrence des dates de réunions, par exemple chaque premier mercredi après-midi du trimestre, sont des idées simples à mettre en oeuvre pour gagner du temps.
Le partage des agendas des administrateurs sur des outils digitaux est utile pour déterminer très tôt la date idéale. D’ailleurs aujourd'hui, 80% des personnes utilisent un calendrier numérique1.
Car, une fois le moment choisi, le secrétaire général doit également prévoir du temps post-réunion pour rédiger et faire valider le PV. En amont, il organise un rétroplanning à partir de la date de réunion pour les convocations, les documents préparatoires puis les demandes de renseignements complémentaires. Après avoir identifié les bons interlocuteurs, il doit récupérer auprès d’eux les points à inscrire à l’ordre du jour et les informations indispensables.
Ces étapes se renouvellent inlassablement à chaque conseil. Idéalement, un guide sur les bonnes pratiques organisationnelles du conseil d’administration en terme de timing ou de format des documents peut être diffusé dans l’entreprise. Cela évite les allers-retours chronophages pour le secrétariat général. Mais la meilleure solution réside sans doute dans des solutions digitales. Un portail numérique s’impose comme l’outil idéal pour simplifier les processus d’organisation du conseil d’administration et centraliser les informations en un lieu unique et sécurisé.
Offrir les moyens de prendre les bonnes décisions
Les administrateurs ont accès aux données les plus sensibles de l’entreprise pour prendre les décisions stratégiques. Vous devez leur offrir les moyens de comprendre parfaitement les enjeux et la situation.Par exemple, classez les points à l’ordre du jour par importance et imposez un timing des interventions pour ne pas sombrer dans une réunion interminable le jour du conseil d’administration. On sait que l’attention des personnes est en baisse constante et il est utopique de retenir l’attention d’un administrateur sur un dossier technique après trois heures d’échanges.
Vous devez veiller à proscrire le jargon trop technique et les dossiers préparatoires incompréhensibles. Mettez en place des bonnes pratiques intégrant une synthèse et une visualisation facile des points clés. Ne trahissez pas la confiance du conseil d’administration en cachant les difficultés de l’entreprise dans des dossiers volumineux. Soyez transparent et sincère pour accompagner les administrateurs à prendre les bonnes décisions, même dans les périodes difficiles.
Vous gagnerez du temps le jour du conseil en ayant présenté auparavant une vérité unique des données de l’entreprise, validée par les différents services. Cela évite les querelles interminables sur les chiffres incohérents le jour J.
Favoriser une gouvernance collaborative
Prendre les décisions stratégiques nécessite aussi une connaissance pointue de l’histoire de l’entreprise. Vous devez donc créer une mémoire des décisions et des discussions passées. Ainsi les nouveaux administrateurs, comme les plus anciens, ont accès aux mêmes éléments.
Le partage de ces informations est facilité aujourd’hui par l’usage de portails digitaux. Ils permettent de vérifier que tous les membres du conseil d’administration ont eu accès en temps et en heure aux documents légaux et, au-delà, à toutes les données nécessaires à une bonne gouvernance.
C’est également un bon moyen de favoriser un travail collaboratif avec des échanges en amont de la réunion pour obtenir des éléments complémentaires ou interroger un opérationnel sur un point clé. Le conseil d’administration se déroule alors plus rapidement et plus efficacement.
Il faut d’anticiper également qui gère le suivi de chaque décision. Échanger en amont sur ces questions permet à chaque administrateur ou opérationnel de prévoir le temps et les moyens utiles avant d’être désigné sur un rôle en particulier.
Bien évidemment, une attention particulière doit être portée sur la sécurité des accès et des échanges, dans la mesure où ce sont les données sensibles de l’entreprise qui sont en jeu. Un portail digital assure une sécurité optimale tout en offrant une gouvernance collaborative efficace et des processus simplifiés. Comme dans les autres secteurs de l’entreprise, la transformation numérique du conseil d’administration offre l’efficacité, l’agilité et la réactivité indispensables à toute société.
