Una cassetta delle lettere vuota, ordinata e ben organizzata. Chi non lo vuole? Zero Mail o Inbox Zero è un termine che si sente spesso: niente email. Zero Mail ti offre una visione chiara della tua casella di posta. Ma va oltre: si tratta di stabilire delle priorità. Merlin Mann, il creatore di questo metodo, inizialmente considerava la tecnica della posta in arrivo zero come una "soluzione passo passo per la gestione della posta elettronica". Negli Stati Uniti, Merlin Mann è riconosciuto come un guru della produttività. La sua area di competenza è la gestione della posta elettronica e l'efficacia personale.
Focus è anche un termine che ricorre spesso: concentrarsi completamente e non lavorare da zero. Cosa puoi fare con questi due termini insieme? Ovviamente è molto allettante lavorare dalla tua posta e non appena ne arriva una nuova, rispondere immediatamente alla posta. Tuttavia, in questo modo puoi seguire la tua casella di posta tutto il giorno.
Come puoi raggiungere la concentrazione?
Puoi scegliere di lavorare con i sistemi e non dalla tua casella di posta. La tua casella di posta è composta da diversi tipi di e-mail, la prima è informativa, la seconda è di opinione e la terza è decisionale. Utilizzando i sistemi giusti e anche elaborando quante più informazioni possibili in quei sistemi, puoi assicurarti che la tua casella di posta si svuoti e puoi lavorare concentrato.
Come si arriva a quei sistemi?
In definitiva, si arriva ai sistemi solo se si dispone di processi. Se non hai processi, continuerai sempre a lavorare dalla tua casella di posta. Perché senza processi non sai quando, cosa dovrebbe avvenire. Nel momento in cui hai una panoramica dei vari processi, puoi standardizzare le cose, definire i passaggi e indicare quando e cosa deve essere fatto. Puoi elaborare un tale processo in un sistema e tale sistema ti supporta. Questo ti permette di indicare nella tua agenda quando lavorerai su un determinato sistema. In questo modo hai molto più controllo sulla tua giornata.
- Crea quattro cartelle nella Posta in arrivo.
Azione
Aspettando
Parcheggio
Archivio - Elabora le tue email
L'elaborazione delle e-mail è il cuore di Zero Mail. Quando apri per la prima volta la tua casella di posta, tutto ciò che devi fare è elaborare le e-mail e spostarle in una delle cartelle. Ciò si traduce in una casella di posta vuota con tutte le tue azioni importanti in una cartella. - Decidi quando ricevere le email di "azione".
Ad esempio, pianifica di lavorare sulle e-mail nella cartella delle azioni due volte al giorno. In questi momenti, non fai altro che completare le attività in un modo specifico. Lavorare secondo il metodo Zero Mail diventa parte della tua struttura di lavoro se utilizzi regolarmente questo nuovo modo di spedire, quindi non devi più programmare orari specifici.
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