L'onore di diventare membro del consiglio di amministrazione di una società comporta grandi privilegi e responsabilità. Tuttavia, in alcuni casi, i membri del CdA possono infangare la reputazione di un'azienda, agire in modo illegale o semplicemente non adempiere ai loro obblighi. In questi casi, e in assenza di un volontario allontanamento, puoi decidere di revocare tu stesso l’incarico dell’amministratore interessato in modo rispettoso.
Curiosamente, PwC ha chiesto ai consiglieri di amministrazione se ritengono che almeno un membro del CdA di cui fanno parte debba essere sostituito, e il 40% degli intervistati ha risposto di sì. Pertanto, sembra che il problema sia abbastanza diffuso.
Come si revoca in modo rispettoso un membro del consiglio di amministrazione? Di seguito esamineremo alcune delle opzioni disponibili, e due esempi di lettera, per revocare un membro del consiglio di amministrazione.
Come revocare un amministratore
Se ritieni necessario revocare interamente il mandato di un membro del consiglio di amministrazione, devi considerare varie opzioni.
Revoca mediante delibera ordinaria
La delibera ordinaria è determinata dalla maggioranza "semplice" dei soci, ossia è adottata se oltre il 50% dei soci hanno votato a favore. Pertanto, se la maggioranza dei membri è d'accordo sul fatto che un amministratore debba essere revocato, potrà essere revocato. Naturalmente, questo deve essere previsto dallo statuto dell'organizzazione e dal contratto dell’amministratore interessato perché sia un processo legale. A differenza di altre delibere ordinarie, il CdA non può deliberare in forma scritta quando desidera revocare un amministratore prima che il suo mandato sia giunto a scadenza.
Ritiro a rotazione
Il ritiro a rotazione è un processo utilizzato da alcune organizzazioni per garantire un solido governo societario e promuovere il rinnovo della leadership. Nel Regno Unito, la Sezione 152(6) del Companies Act 2013 (applicabile solo alle aziende pubbliche) stabilisce che due terzi degli amministratori sono soggetti a ritiro a rotazione a ogni assemblea generale annuale (AGM). Anche alcune aziende private adottano questo principio nel loro statuto. In genere, quando viene utilizzato questo sistema, sono i membri più anziani a ritirarsi per primi.
Revoca ai sensi dello statuto societario
La costituzione di una società comporta solitamente la creazione di uno statuto, ossia un insieme di regole scritte o un codice di condotta che ne regolano la gestione. Lo statuto è convenuto dagli azionisti, dagli amministratori e dal segretario della società, e include aspetti quali i diritti di voto, le modalità di remunerazione degli amministratori e il regolamento delle riunioni. Lo statuto di un'organizzazione può prevedere delle norme relative agli amministratori, tra cui la revoca di mandato per giusta causa. In questo caso, un membro del consiglio di amministrazione o un direttore che contravviene allo statuto può essere rimosso dal team dirigenziale.
Interdizione legale
Nei casi estremi in cui un amministratore non rispetti i propri obblighi legali o assuma una condotta non idonea, diventa passibile di interdizione legale. Ad esempio, la mancata tenuta di un'adeguata contabilità, l'omissione dell'invio di rendiconti e dichiarazioni, il mancato pagamento delle imposte dovute dalla società o l'appropriazione indebita di fondi aziendali possono portare a denunce o a un'indagine che può sfociare in un’interdizione legale.
Passi da seguire per revocare un membro del consiglio di amministrazione
Quando revochi un membro del consiglio di amministrazione, devi seguire vari passaggi per assicurarti di agire nel rispetto della persona e ai sensi della legge.
1. Valuta la situazione
Prima di tutto, valuta la situazione in maniera approfondita. In base alla situazione, è più adatto un ammonimento verbale o un incontro formale con la persona interessata? Nei casi di violazione della legge e di mancato rispetto di norme e obblighi legali, è improbabile che questo risolva la soluzione. Tuttavia, puoi prenderti un primo momento per valutare le alternative possibili e raccogliere tutte le prove del caso necessarie.
Normalmente, se si è verifica una violazione dei doveri o degli obblighi legali del socio, questa sarà descritta nello statuto, nel contratto o nel patto parasociale. Individua la violazione contrattuale pertinente che è necessaria per richiedere la revoca o le dimissioni dell'amministratore. Inoltre, dovrai esaminare eventuali retribuzioni o compensi in sospeso (alcuni consigli di amministrazione prevedono accordi di liquidazione degli stipendi) e mettere in moto relativo il meccanismo. Se l’amministratore è un azionista, è necessaria una delibera di revoca.
3. Incontra il membro interessato
Una volta ottenute tutte le informazioni necessarie, fissa un incontro con il membro interessato. Possibilmente, dovresti convocare solo il presidente, il segretario della società e il membro. In casi estremi, può essere necessaria la presenza di un avvocato o di un procuratore.
4. Gestisci i conflitti d’interesse
I conflitti d’interesse possono includere:
- Il conflitto di dovere
- Il conflitto con un'organizzazione del settore pubblico
- Il conflitto con un'organizzazione privata
- Conflitti potenziali e percepiti.
Se sorge un conflitto di interessi, è importante che sia gestito. Ad esempio, se il membro interessato non ha segnalato un conflitto di interessi o non ha adempiuto ai propri compiti a causa di impegni con un altro consiglio di amministrazione, devi assicurarti che tutte le informazioni riservate siano protette e che vengano stipulati adeguati NDA (accordi di non divulgazione).
5. Gestisci le rivendicazioni nei confronti del membro interessato
Una volta che il membro interessato ha cessato il proprio incarico a titolo permanente o temporaneo, o ha del tutto rassegnato le dimissioni, è importante gestire eventuali rivendicazioni nei suoi confronti. Queste potrebbero provenire da un individuo, da un dipendente, dagli azionisti o dagli stakeholder. Se è in corso una causa legale, la risoluzione delle rivendicazioni potrebbe richiedere tempo.
Modelli di lettera per revocare un membro del consiglio di amministrazione
Se ti trovi nella delicata situazione di dover revocare un membro del consiglio di amministrazione, dovrai agire non solo avendo rispetto della persona, ma anche della legge. Pertanto, ecco due lettere di esempio che ti faciliteranno il processo.
Quando un membro del consiglio di amministrazione non rispetta i propri obblighi:
PRIVATO E RISERVATO
Gentile _______,
Le scrivo in quanto ultimamente non ha presenziato o partecipato alle riunioni del CdA e alle votazioni di [Società]. Ci risulta che non si è presentato in XX riunioni periodiche e non ha risposto a XX votazioni tramite posta elettronica negli ultimi XX mesi. {Dal momento che è stato possibile partecipare a queste riunioni a distanza, il Suo livello di partecipazione non risulta accettabile in quanto membro del consiglio di amministrazione.} Il CdA sta avendo difficoltà a raggiungere il quorum a causa della Sua mancata partecipazione.
Pertanto, può procedere in vari modi, ossia:
- Può dimettersi, anche inviandomi un semplice messaggio di posta elettronica.
- Può rispondere a questa e-mail spiegando il motivo della Sua assenza e come potrà partecipare attivamente in futuro.
- Può rinunciare al Suo diritto di voto scegliendo di cambiare il Suo status di membro votante in membro non votante [NVM o PSVM] rispondendo direttamente a questa e-mail. Inoltre, dovrà inviare quanto prima la documentazione richiesta per il cambio di status.
Se non intraprenderà nessuna di queste azioni entro [data], chiederò a [segretario della società] di procedere alla Sua cancellazione dal registro per mancata partecipazione nella prossima riunione.
La Sua uscita dal comitato non Le impedisce di partecipare in futuro. Potrà infatti prendere parte alle riunioni in veste di ospite e alle revisioni pubbliche del progetto di norma. La invito caldamente a procedere come sopra indicato. Sebbene apprezzi il servizio che ci ha offerto in passato, come sicuramente capirà, ai fini del corretto funzionamento del comitato, è mio dovere procedere alla revoca dei membri inattivi. In attesa di un Suo riscontro,
porgo distinti saluti.
[Presidente]
Se un membro non è più idoneo a ricoprire il proprio ruolo in seno al CdA:
PRIVATO E RISERVATO
Gentile _______,
Abbiamo tenuto un incontro per trattare una serie di dubbi sorti in merito alla Sua idoneità o capacità di svolgere la funzione di membro; in particolare, abbiamo considerato [le X questioni].
Nel corso dell'incontro, il Consiglio di Amministrazione della [Società] ha ritenuto che Lei non è [idoneo/in grado di] svolgere le funzioni di Consigliere della [Società], e ha deciso di notificarle la revoca del Suo incarico ai sensi della clausola 10(2) dello Strumento statutario di governo, con effetto a partire da [ora] del [data dell’adunanza].
Sono molto dispiaciuto/a per la Sua uscita; il Suo contributo all'attività di [Società] è stato apprezzato dal consiglio di amministrazione, che ha ritenuto estremamente utile la Sua collaborazione negli ultimi anni.
Se desidera fare ricorso contro la decisione di revoca del Suo incarico di consigliere, è pregato/a di scrivere al [segretario della società o presidente del consiglio di amministrazione di [società]] entro 10 giorni lavorativi, indicando le ragioni del ricorso. Una volta ricevuta la Sua lettera, sarà convocata una riunione per esaminare il ricorso secondo la relativa procedura del collegio.
Colgo l'occasione per ringraziarla della Sua collaborazione e contributo al lavoro del consiglio di amministrazione di [Società] durante il periodo in cui ha ricoperto il ruolo di consigliere.
Distinti saluti.
[Presidente]
Alternative alla revoca di un membro del consiglio di amministrazione
Invece di rimuovere interamente un membro del consiglio di amministrazione, puoi prendere in considerazione alcune alternative.
Limiti di durata del mandato di amministratore
Per evitare possibili problemi con consiglieri sprezzanti o non collaborativi, puoi imporre sin dall'inizio un limite alla durata del mandato di consigliere. Il 72% dei consigli di amministrazione prevede limiti di durata del mandato per i propri membri; tra i più comuni, quello di due mandati consecutivi della durata di 3 anni ciascuno. La presenza di limiti di durata del mandato per tutti i membri del consiglio può contribuire a evitare che il loro livello di impegno si riduca nel tempo, garantendo l’apporto regolare di nuovi membri (e quindi nuove idee).
Discutere un congedo
Se un membro del consiglio si trova ad affrontare circostanze particolari di durata temporanea o breve, come ad esempio un nuovo impiego, puoi considerare un congedo per un periodo di tempo determinato. È possibile che non possa adempiere ai suoi obblighi attuali per mancanza di tempo, ma che possa farlo in futuro; pertanto, la questione può essere gestita in modo diverso evitando il suo allontanamento. In questo modo la posizione rimarrà aperta per un suo eventuale ritorno, ma nel frattempo, in genere, non sarà occupata da un sostituto.
Intervenire personalmente
Se ritieni che un particolare consigliere sia difficile da gestire, puoi intervenire personalmente. Dovresti convocare un incontro (in genere ristretto) tra il presidente, il segretario e il consigliere in questione. Il presidente potrà sfruttare questa opportunità per capire cosa sta succedendo e se ci sia un motivo alla base dello scarso impegno o inadempimento del consigliere. Questo approccio consente inoltre al consigliere di dimettersi volontariamente, se lo desidera, o di reimpegnarsi nel suo ruolo.
Domande frequenti
Come si redige un’istanza per revocare un amministratore?
L’istanza di revoca di un amministratore deve includere:
- Un saluto al CdA e lo scopo della lettera
- Un elenco dei motivi, corredati da prove, per cui si ritiene che l’amministratore debba essere revocato
- La forma in cui si richiede di agire
- Una conclusione e la dichiarazione d'identità dei firmatari
- Gli spazi per la firma.
Cosa succede se un membro del consiglio di amministrazione possiede azioni della società?
Se un membro del consiglio di amministrazione possiede azioni della società e ha violato il regolamento aziendale, il presidente può presentare una delibera di revoca basata sul patto parasociale originale. Nella delibera dovrebbe indicare ciò che accadrà alle quote del membro in caso di dimissioni volontarie o revoca forzata del suo mandato.
È possibile revocare un amministratore senza il suo consenso?
Sì, puoi revocare un amministratore anche senza il suo consenso. L'ideale sarebbe che l’amministratore si dimetta volontariamente, soprattutto se è coinvolto in una causa giudiziaria o ha carichi penali pendenti come quello di frode. Ma se non lo fa, può essere rimosso dal proprio incarico.
Il consiglio di amministrazione può revocare un amministratore?
Sì. Il consiglio di amministrazione può votare per la revoca di un amministratore mediante votazione a maggioranza o delibera ordinaria. Sebbene il consiglio di amministrazione non possa rimuovere direttamente l’amministratore, può sfruttare l'esito della votazione per avviare il processo. Come passo successivo, il presidente e/o il segretario della società comunicano la decisione all’amministratore interessato dandogli la possibilità di opporsi.
Conclusione
La revoca di un amministratore da un CdA può essere difficile da gestire. Tuttavia, con queste lettere di esempio, la spiegazione dei passi da compiere e le FAQ, speriamo di aver risolto tutti i tuoi dubbi per facilitarti almeno un po’ questo processo. Inoltre, se hai avuto difficoltà, fai tesoro di questa esperienza: tieni aggiornato lo statuto, aggiungi delle regole di rotazione e dei limiti di durata dei mandati per facilitare ulteriormente il processo di revoca degli amministratori in futuro.
Bibliografia e approfondimenti
- Cos'è una delibera ordinaria?
- Come redigere lo statuto di un'organizzazione
- La sottile arte di far sì che gli amministratori si assumano le loro responsabilità
- Il modello definitivo per le delibere consiliari e come personalizzarlo
- Come rafforzare il rapporto tra il consiglio di amministrazione e il direttore esecutivo