![[Passo passo] Il miglior formato di minuta del consiglio di amministrazione + modello](https://www.ibabs.com/wp-content/uploads/2021/04/board-report-guide.jpg?x28804)
È di vitale importanza che la minuta del consiglio di amministrazione sia corretta, perché è questa che informa i consiglieri sulla performance del business attuale e prevista. Pertanto, devi assicurarti che contenga tutto ciò che il consiglio deve sapere in un formato chiaro e conciso. Come fa notare giustamente il Chartered Institute of Management Accountants (CIMA):
"Per prendere le decisioni giuste, gli amministratori devono basarsi su informazioni tempestive e di buona qualità riguardo all'andamento dei loro business. La qualità della rendicontazione della performance ai consigli di amministrazione è quindi uno dei fattori chiave che influenzano la competitività delle aziende"
La società di consulenza McKinsey lo ha confermato in un sondaggio del 2016 rivolto ai direttori d'azienda, che ha rivelato che solo il 22% dei consigli di amministrazione comprende pienamente le strategie della propria azienda, e solo il 36% ne comprende pienamente la situazione finanziaria. Quando un CdA non capisce appieno questi requisiti chiave, rischia di compromettere l'efficacia del suo processo decisionale. Un modo per evitare di cadere in questa trappola è redigere minute del consiglio di amministrazione ben scritte, chiare e informative.
Per tali motivi, redigere la migliore minuta di CdA possibile è un'abilità importante che, fortunatamente, si può imparare e padroneggiare. Di seguito sono descritti i passi da compiere per redigere minute del consiglio di amministrazione efficaci.
Cos'è una minuta del consiglio di amministrazione?
In parole povere, una minuta del consiglio di amministrazione (talvolta anche detta “relazione sulla gestione”) è un documento che viene inviato ai membri del consiglio prima della seduta del consiglio stesso, contenente le informazioni importanti che devono conoscere. Fa parte del fascicolo assembleare ed è un documento di riferimento che integra l'ordine del giorno e il minuta. Solitamente, sono il presidente, il CEO o il CFO a deciderne il formato e il contenuto, con l'aiuto dei membri del comitato e del segretario.
Questo documento raccoglie le informazioni provenienti dalle minute dei vari comitati e dipartimenti e le presenta in modo da renderle facilmente assimilabili ai consiglieri. La minuta contiene solitamente informazioni sull’andamento finanziario e operativo, nonché sui risultati futuri attesi.
Scopo delle minute del consiglio di amministrazione
Le minute del consiglio di amministrazione servono a facilitare il processo decisionale durante le assemblee del CdA. I membri devono conoscere tutti i dettagli rilevanti dell’andamento precorso e previsto per poter prendere decisioni informate sul futuro dell'azienda. La minuta del consiglio di amministrazione deve raccogliere le informazioni rilevanti sugli argomenti che devono essere discussi nella riunione del CdA successiva.
Uno degli scopi principali di una minuta del consiglio di amministrazione è quello di rispondere alle domande che gli amministratori si pongono man mano che assimilano le informazioni esposte. Devi poter anticipare le informazioni che desiderano conoscere affinché comprendano appieno lo stato dell'azienda e il suo andamento. La minuta del consiglio di amministrazione deve riportare i dati con una sintesi delle considerazioni chiave che ne derivano. L'idea è quella di risparmiare tempo agli amministratori, che non dovranno andare a scavare nelle statistiche per identificare i punti di discussione rilevanti per la riunione.
Struttura della minuta del consiglio di amministrazione
La minuta del consiglio può avere una dimensione che varia da uno o due fogli a un intero fascicolo. Dipende dal rapporto in questione, che può essere un breve aggiornamento mensile su un determinato comitato o una panoramica di un intero anno di attività aziendale. Qualunque sia la sua dimensione, deve essere facile da leggere e suddiviso in parti, con intestazioni, elenchi puntati, grafici, tabelle e immagini. Diversamente, pagine di testo senza alcuna formattazione saranno molto difficili da assimilare per chi le legge, che non riuscirà a rilevare i punti importanti.
In generale, la struttura della minuta del consiglio di amministrazione dovrebbe essere la seguente:
- Titolo, per annunciare al lettore esattamente cosa aspettarsi.
- Indice (se si tratta di una minuta lunga).
- Introduzione, per fornire un’indicazione chiara del contenuto.
- Intestazioni chiare, per evidenziare i temi della sezione e consentire al lettore di passare direttamente alle aree pertinenti.
- Indicatori di prestazione chiave (KPI) sotto forma di elenco puntato, affinché risaltino agli occhi del lettore.
- Sintesi, per analizzare i risultati della minuta.
Contenuto della minuta del consiglio di amministrazione
L'obiettivo della minuta ne guida il contenuto. Una minuta sull’andamento dovrà leggersi in maniera completamente diversa da una minuta in cui si invita il CdA a considerare l'acquisizione di nuove risorse o addirittura un cambiamento di strategia.
Fornisci irelativi dati a sostegno della minuta, e spiega perché sono pertinenti o significativi. Cerca di rappresentare sia gli aspetti positivi che quelli negativi. Ricorda che il consiglio di amministrazione deve essere ben informato per poter prendere le migliori decisioni nell'interesse dell'azienda. Se mostri solo i lati positivi della performance di un nuovo stabilimento, senza riconoscerne i problemi, ad esempio, puoi distorcere la percezione, da parte del consiglio direttivo, della gestione dell'azienda.
I membri del consiglio di amministrazione sono persone impegnate, quindi assicurati di andare dritto al punto e di riassumere eventuali fonti esterne che hai utilizzato per consentire loro di individuare rapidamente le informazioni pertinenti.
Scarica il modello di minuta del consiglio di amministrazione + esempi
- Modello modificabile
- Esempio di minuta del consiglio di amministrazione
- Esempio 2 di minuta del consiglio di amministrazione
Come scrivere una buona minuta del consiglio di amministrazione: suggerimenti
Ecco i punti chiave che devi considerare per stendere una buona minuta del CdA in generale:
- Conosci il tuo “pubblico”
Tu conosci i membri del consiglio e il loro background. Puoi quindi valutare in quale misura dovrai spiegare o meno determinati punti della minuta. Se tutti già possiedono una conoscenza di base di determinati aspetti del business, non è necessario sprecare tempo a spiegarle. Inoltre, sai di quali informazioni hanno bisogno i membri, quindi non aggiungere testo inutile su metriche che non hanno alcuna rilevanza per le decisioni che devono prendere. - Usa un linguaggio semplice
Una delle finalità principali di una minuta del consiglio è fornire un riferimento rapido per aggiornare i membri. Non rallentare il processo utilizzando un linguaggio complicato o tecnico. I membri devono essere in grado di assimilarne rapidamente il contenuto. - Usa un mix di metriche per fornire contesto
I dati finanziari sono le metriche più spesso associate alla minuta del consiglio di amministrazione, ma da soli non raccontano tutta la storia. È necessario bilanciarli con informazioni quali, per esempio, la quota di mercato, per inserirli in contesto. Se gli utili aumentano ma la quota di mercato diminuisce, il CdA deve saperlo. Se riporti solo le informazioni sugli utili implichi che tutto va bene, mentre mostrando il quadro completo offri una visione dei possibili problemi di cui i membri possono discutere. - Fornisci tutte le informazioni, sia positive che negative
Il consiglio di amministrazione deve conoscere lo stato reale dell'azienda, non una versione edulcorata. Dovrà prendere decisioni chiave sulla base delle informazioni che riceve, quindi di’ esattamente come stanno le cose. A nessuno piace dare cattive notizie, ma se necessario, devi farlo. Informa il consiglio sulle pressioni interne ed esterne che interessano l'azienda, e aiutatelo a prendere le migliori decisioni possibili. - Aiuta il consiglio a trovare le informazioni fondamentali
In una minuta del consiglio di amministrazione non puoi nascondere la verità. Assicurati di evidenziare le informazioni più importanti con grafici, tabelle, intestazioni, elenchi puntati o qualsiasi altra formattazione che le faccia risaltare sulla pagina. - Fornisci un'analisi chiara
Non basta fornire i dati grezzi. Devi anche illustrarli. Quali sono i problemi attuali e i rischi che ne derivano? Esponendoli nel quadro di un'analisi risparmi ai consiglieri di amministrazione, che sono persone molto impegnate, il compito di dover esaminare a fondo i dati. - Guarda avanti, ma anche indietro
Il consiglio di amministrazione ha bisogno di conoscere la performance trascorsa del business, ma anche le previsioni su quella futura sulla base di dati credibili. L’azienda riuscirà a raggiungere gli obiettivi? Se la risposta è no, prima il CdA ne viene informato, prima può intervenire e cambiare rotta. - Tieni i KPI in un dashboard
Un dashboard è un ottimo modo per visualizzare i KPI affinché il consiglio possa monitorarli a colpo d'occhio. In tal modo, non dovrai dilungarti in verbose spiegazioni sui risultati. Puoi passare direttamente all'analisi, risparmiando tempo a chi legge. - Usa un software per la gestione dei CdA
Utilizzando un software per la gestione dei CdA riduci i costi di invio dei rapporti cartacei, che invece devono essere rispediti più volte se aggiornati. Con un software di questo tipo, ogni membro del CdA ha accesso alla versione del rapporto più recente quando accede all'app dal proprio computer, tablet o smartphone. Può anche interagire con te e con gli altri membri, lasciando commenti, note e altro utile materiale di collaborazione. In ultimo, ma non meno importante, potrà facilmente ricercare nel programma le informazioni che desidera.
Redigere una minuta per un nuovo consiglio di amministrazione
Se stai scrivendo la tua prima minuta per un nuovo CdA, è buona prassi utilizzare le minute precedenti come modello. In questo modo puoi farti un’idea delle minute che il consiglio è abituato a vedere e di quali informazioni ha bisogno.
Domande frequenti
Cosa dovrebbe rendicontare un CEO al CdA?
Il CEO dovrebbe rendicontare al CdA tutti gli elementi da quest’ultimo definiti o approvati, per responsabilizzarlo nella presa decisionale. Tali elementi possono essere politiche, strategie o piani su cui il CdA ha avuto voce in capitolo in passato.
Chi può sottoscrivere la minuta del consiglio di amministrazione?
Spetta al consiglio di amministrazione approvare la minuta, che deve essere sottoscritta a suo nome dal direttore esecutivo o dal segretario.
Come si presentano i dati finanziari a un consiglio di amministrazione?
Esistono diversi modi per presentare il rendiconto finanziario al consiglio di amministrazione, a seconda della natura dell’attività e del periodo dell'esercizio finanziario in cui ci si trova. Ecco alcuni esempi:
| Tipo di report | Cosa comporta |
|---|---|
| Semplice dichiarazione | Quando le finanze di un'azienda sono sottoposte a rigidi controlli, talvolta è sufficiente una semplice dichiarazione attestante il buon andamento degli affari. Solitamente i membri del consiglio accettano questo metodo di rendicontazione occasionale se sanno che possono richiedere facilmente informazioni più approfondite qualora lo desiderino. |
| Relazione dettagliata | Contiene tutte le informazioni finanziarie essenziali, compresi il conto economico, il bilancio e altri rendiconti. Alcuni consigli la richiedono a ogni riunione, altri una volta all’annuo. |
| Relazione di bilancio | Una dichiarazione della liquidità disponibile dell’azienda, spesso corredata da dettagli sui fattori che hanno contribuito ad un loro aumento o diminuzione rispetto alle previsioni. È utilizzata soprattutto dalle piccole imprese. |
| Relazione periodica sull’andamento | Un confronto delle entrate, delle uscite e delle variazioni di bilancio dall'ultima riunione. Include anche una spiegazione dei dati esposti. |
Conclusione
La minuta del consiglio di amministrazione è uno strumento fondamentale per aiutare il CdA a prendere decisioni di business fondamentali per mantenere la società nella giusta direzione. Richiede il possesso di particolari competenze per sapere esattamente quali informazioni includere e come presentarle nel modo più semplice ed efficace possibile ai membri del CdA in vista della loro successiva riunione. Un software per le riunioni del CdA come iBabs consente ai consiglieri di reperire la minuta in formato digitale, evitando così di trasportare pesanti documenti cartacei e fornendo un risparmio economico, una maggiore protezione dell'ambiente e una maggiore comodità.