Che cos'è una risoluzione del consiglio di consenso unanime e come prepararla? -

Che cos’è una risoluzione del consiglio di consenso unanime e come prepararla?

Una risoluzione unanime del consiglio di consenso consente ai board di prendere decisioni su questioni di vitale importanza in qualsiasi momento, piuttosto che semplicemente aspettare la prossima riunione del consiglio. Questo articolo spiega cos’è una risoluzione del consiglio di consenso unanime, nota anche come “consenso scritto unanime” o semplicemente “consenso unanime”, quando viene utilizzata e come prepararla.

Cosa significa una risoluzione unanime?

La risoluzione del consiglio unanime è una forma di voto utilizzata dai consigli per prendere decisioni su determinate questioni. Coinvolge tutti gli amministratori che votano allo stesso modo per approvare la risoluzione e può verificarsi durante la riunione del consiglio, ma può anche accadere tra le riunioni. Può evitare la necessità di un voto formale, con il presidente che approva la mozione se nessuno si oppone.

La risoluzione si presenta sotto forma di una dichiarazione scritta che tutti i membri devono accettare per approvarla. Ogni amministratore del comitato esecutivo dovrebbe leggere e comprendere la risoluzione prima di prendere una decisione e concordarla o non essere d’accordo.

Quando si presenta un problema urgente, è possibile utilizzare una risoluzione di consenso unanime senza convocare una riunione. Tale risoluzione può essere impiegata per una serie di questioni di routine, dalla nomina di un nuovo direttore all’emissione di nuove azioni.

Quando viene utilizzato un modulo di consenso unanime?

Finché le leggi locali applicabili (come il Companies Act nel Regno Unito) e lo statuto della società consentono un consenso unanime per quel particolare problema, è possibile utilizzarlo.

Se è necessario effettuare la risoluzione senza convocare una riunione, è necessario creare un modulo di consenso unanime, un documento che presenta la risoluzione proposta completa. Distribuire questo documento con i documenti del consiglio e l’avviso della riunione prima della successiva riunione del consiglio. Quindi contattare i manager tramite posta, e-mail o un portale del consiglio ed inviare loro il documento. 

Questo è un modello per un modulo di consenso unanime che è possibile utilizzare per formare i propri documenti.

I manager devono firmare il documento in riunione. Se si utilizza un modulo di consenso unanime tra le riunioni, è necessario firmare la controparte (copia) e pubblicarlo o inviarlo via e-mail. Se si utilizza un software, possono aggiungere una firma digitale sul proprio dispositivo che si aggiornerà istantaneamente nel cloud. Questo è un ottimo modo per risparmiare tempo perché è molto più conveniente rispetto al modo tradizionale di raccogliere firme su carta.

Come scrivere una risoluzione unanime sulla riunione del consiglio di amministrazione

  1. Nella parte superiore del modulo di consenso unanime, è necessario chiarire che questa è l’intenzione del documento. È possibile utilizzare un linguaggio come “Azione con consenso unanime del Consiglio di amministrazione di [nome della società]”. Se si effettua la risoluzione al di fuori di una riunione del consiglio di amministrazione, è possibile aggiungere “al posto di una riunione del consiglio di amministrazione”.
  2. Introdurre la risoluzione con una frase secondo cui il sottoscritto consiglio di amministrazione emetterà una risoluzione per conto della società e nel migliore interesse della società. 
  3. Includere una frase che affermi che le seguenti persone (gli amministratori) accettano all’unanimità l’adozione delle seguenti risoluzioni.
  4. Descrivi la mozione per la quale desideri chiedere il consenso. Questo dovrebbe essere dettagliato in modo che i manager sappiano esattamente cosa stanno firmando.
  5. Dichiarare che gli amministratori hanno l’autorità di prendere tale decisione.
  6. Se si effettua questa risoluzione al di fuori di una riunione, dichiarare che l’accordo può essere fatto su documenti separati. Se te ne occupi in una riunione o attraverso un portale per la gestione del consiglio, dove tutti possono collaborare allo stesso documento, non è necessario aggiungerlo.
  7. Includi le firme degli amministratori e la data in cui hai effettuato la risoluzione.

Esempi di risoluzione del consenso unanime

Ecco alcuni esempi di vere e proprie risoluzioni di consenso unanime:

Riunioni vs. Consensi scritti

Ci sono molte ragioni diverse per scegliere il consenso scritto piuttosto che aspettare fino alla prossima riunione del consiglio per prendere una risoluzione di consenso unanime. Ecco i motivi per richiedere consensi scritti:

  • Velocità di consegna. Se la risoluzione è specifica per il tempo, non c’è abbastanza tempo per convocare una riunione completa. Pertanto una risoluzione scritta, quando consentito dalla legge e dallo statuto, è la soluzione migliore.
  • Comodità. Potrebbe essere che i manager non possano avere tempo per partecipare a una riunione. Potrebbero vivere troppo lontano per cambiare partecipare o potrebbero trovarsi in un fuso orario diverso, rendendo impraticabile anche una riunione online. Non è necessario avere un quorum in un determinato momento. Essere in grado di rispondere a una risoluzione, fuori da una classica riunione può essere conveniente.
  • Maggiore semplicità. Se si utilizza un portale del consiglio per le risoluzioni di consenso unanime scritto, si hanno tutte le firme in un unico posto, con timestamp e salvate nel cloud per un facile controllo.
  • Risparmio di denaro. È molto meno costoso approvare risoluzioni in questo modo che pagando per l’affitto di camere, alloggio, viaggi e catering per una riunione completa.

Ecco i motivi per approvare una risoluzione di consenso unanime in una riunione: 

  • Divisione. Il consenso scritto funziona solo dove c’è un chiaro accordo tra i manager. Per qualsiasi argomento in cui vi è una potenziale divisione, una riunione significa che il consiglio può discutere la risoluzione più facilmente per aiutare a raggiungere una decisione unanime. Se qualcuno rifiuta di accettare una risoluzione scritta, è necessario convocare comunque una riunione.
  • Coinvolgimento della direzione. Con una riunione, la direzione può mostrare il proprio sostegno alla decisione, che è annotata nel verbale. Questo mostra un fronte unito che non è evidenziato con un consenso scritto.
  • Flessibilità. Il consenso scritto viene utilizzato solo per decisioni unanimi. Qualsiasi altra attività che richieda la maggioranza semplice non può essere votata in questo modo. Ciò significa che c’è sempre spazio per una riunione decisionale.

Come implementare un consenso scritto

Non appena un consenso scritto viene concesso dal direttore della società che firma il modulo, diventa effettivo. Dovresti conservare le risposte con le firme degli amministratori, nonché la formulazione della risoluzione in archivio per almeno il periodo di tempo specificato nelle leggi del tuo paese e nello statuto della società. Tuttavia, è consigliabile conservarli in modo permanente come registrazione del motivo per cui i funzionari della società hanno preso le decisioni che hanno preso.

Domande Frequenti

Chi dovrebbe firmare un accordo di consenso unanime?

Tutti gli amministratori idonei devono firmare l’accordo di consenso unanime per dimostrare che sono tutti d’accordo con la risoluzione. Anche il presidente e il segretario del consiglio dovrebbero firmare l’accordo. 

Una delibera del consiglio deve essere firmata da tutti gli amministratori?

Tutti gli amministratori idonei di società private devono firmare la risoluzione. Potrebbero esserci altri amministratori che non sono idonei. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che hanno un conflitto di interessi dichiarato o per qualche altro motivo.

Come si registra la risoluzione in pochi minuti?

È necessario registrare la formulazione della risoluzione nel verbale, nonché il documento con le firme degli amministratori della società per dimostrare che la decisione è stata unanime. 

Conclusione

Una risoluzione unanime del consiglio è un modo semplice e veloce di lavorare. Per le questioni in cui l’intero consiglio è d’accordo può essere affrontato in questo modo senza la necessità di un dibattito e di un voto formale. Quando il consiglio deve prendere una decisione, questa forma di risoluzione risparmia il fastidio e le spese di riunire i membri in un unico posto.

Poiché una risoluzione unanime del consiglio richiede le firme di tutti i membri, potrebbe comunque essere un processo lungo, che coinvolge molta carta. Un portale come iBabs rende il processo facile e verificabile. Puoi richiedere una demo di iBab qui.

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Data:
14 Giugno 2022
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