Come chiudere una riunione del Consiglio di Amministrazione come Presidente - iBabs

Come chiudere una riunione del Consiglio di Amministrazione come Presidente

Ci sono molte competenze che un presidente di successo deve sviluppare per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi, incluso come chiudere una riunione del consiglio. Sapere quando aggiornare la riunione e come assicurarsi che i direttori abbiano coperto tutti i punti importanti dell’ordine del giorno è un’arte a sé stante. I membri del consiglio di amministrazione certamente non vogliono che la riunione continui troppo a lungo, ma possono divagare. È responsabilità del presidente aiutarli a rimanere concentrati sull’ordine del giorno e svolgere i loro compiti vitali. 

Questo articolo spiega i motivi per cui la riunione potrebbe concludersi, i passi da intraprendere per chiudere i lavori e le parole che i presidenti usano più spesso per completare la riunione. Continua a leggere per scoprire tutto questo e molto altro sull’esecuzione di riunioni di consiglio produttive.

Chi è responsabile della chiusura della riunione del Consiglio?

È responsabilità del presidente aprire e chiudere la riunione del consiglio di amministrazione. Il compito del presidente è quello di gestire l’intero evento, dall’accoglienza dei direttori, attraverso i vari punti all’ordine del giorno e, infine, all’aggiornamento.

Ci possono essere alcune circostanze in cui il presidente o un altro direttore può passare ad aggiornare la riunione in anticipo. Ciò potrebbe essere dovuto a una situazione di emergenza, un problema medico o qualche altro motivo che ci dice che non è consigliabile continuare. Tuttavia, questo funziona solo in determinate situazioni, a seconda delle procedure di riunione.

Ad esempio, se stai usando le Regole dell’Ordine di Robert, il presidente o un direttore possono muoversi per chiudere la riunione, ma solo se c’è un pericolo imminente. Dove non vi è alcuna minaccia per la vita, ci deve essere un secondo per la mozione e il consiglio deve votare all’unanimità per aggiornare senza discussione. Solo se c’è un rischio per la vita, il presidente del consiglio può effettuare la chiamata unilateralmente.

Motivi per cui una riunione finisce

Ci sono due ragioni principali per cui una riunione del consiglio di amministrazione volge al termine: 

1. Hai coperto tutti i punti all’ordine del giorno

La riunione può concludersi dopo che il consiglio ha discusso e votato su tutti i punti programmati, ricevuto le relazioni finanziarie e le relazioni del comitato e considerato mozioni e raccomandazioni. C’è un’opportunità per qualsiasi altra attività alla fine della riunione e una volta che il presidente ha affrontato qualsiasi input da questo – consentendo un dibattito o promettendo di aggiungerlo all’ordine del giorno della riunione successiva – possono aggiornare la riunione del consiglio.

2. Hai esaurito il tempo

I membri del consiglio hanno vite impegnate, spesso incluso un ulteriore lavoro a tempo pieno e altri impegni professionali, quindi il loro tempo è prezioso. Quando si imposta una durata per una riunione del consiglio di amministrazione, è giusto attenersi a tali tempistiche. Non solo è un segno di rispetto per il tempo del consiglio, ma impedisce che la riunione si trascini troppo a lungo e rischi che il consiglio si disimpegni con le questioni a portata di mano.

Idealmente, questi due motivi per terminare una riunione dovrebbero coincidere. Un presidente efficace saprà come costruire un’agenda che si adatti al periodo di tempo richiesto e possa guidare la conversazione per mantenere lo slancio in modo che finisca quando dovrebbe.

Ma c’è anche un altro motivo per cui potresti dover terminare una riunione: 

3. Non è possibile stabilire un quorum

Se ciò è imposto dalla legge nazionale o fa parte dello statuto e dello statuto della società, potrebbe essere richiesto di aggiornare la riunione quando non vi è il quorum. Ad esempio, nel Regno Unito, se non è possibile derogare al quorum richiesto, è necessario chiudere la riunione e riprogrammare per un altro giorno. 

Procedura dettagliata: conclusione di una riunione del consiglio di amministrazione

  1. Discutere l’ultimo punto all’ordine dei lavori. 
  2. Chiedi se c’è qualche altra attività.
  3. In caso affermativo, scegli se discuterne ora o aggiungerlo all’ordine del giorno della riunione successiva. Questo dipenderà spesso dal tempo disponibile.
  4. Fai eventuali osservazioni conclusive, lega le risoluzioni e assicurati che tutti sappiano cosa è stato deciso e cosa deve accadere prima della prossima riunione del consiglio.
  5. Portare la riunione a una conclusione formale.

Cosa si dice quando si aggiorna una riunione (esempi)

Il presidente deve dichiarare chiusa la riunione affinché si concluda ufficialmente. Possono farlo usando un numero di frasi diverse. Ecco alcuni esempi di come aggiornare una riunione:

  • “Dichiaro la riunione aggiornata.”
  • “Mi muovo per aggiornare la riunione e, non sentendo obiezioni, dichiaro la riunione aggiornata”.”
  • “La riunione è aggiornata a [TIME].”
  • “Se non ci sono obiezioni, aggiorneremo ora la riunione. Non sentendo obiezioni, questa riunione è ora aggiornata.”
  • “Non essendoci ulteriori affari da venire davanti al consiglio, la riunione viene aggiornata.”

Regole di Robert per l’aggiornamento di una riunione

Secondo il protocollo del Regolamento di Robert, il presidente può aggiornare una riunione senza una mozione se il termine è rispettato o se l’ordine del giorno è completo. Inoltre, non è necessario che ci sia una mozione per aggiornare se c’è un pericolo imminente per i partecipanti. 

Hai bisogno di una mozione per aggiornare in altre circostanze, ognuna delle quali ha bisogno di un voto unanime per passare. Esistono tre tipi diversi: 

Forma di movimento Che cosa comporta
Aggiorna oraMozione privilegiata (il che significa che può accadere quando c’è ancora del lavoro da discutere). Un membro del consiglio deve semplicemente dire “Chiedo di aggiornare la riunione”. Se il consiglio adotta la mozione, il presidente termina la riunione. 
Aggiorna per continuare più tardiNon è una mozione privilegiata, quindi deve aspettare fino a quando l’altra attività è completa. Il membro chiede di aggiornare la riunione ad un orario specifico in cui la riunione continuerà da dove si era interrotta.
Adjourn Sine Die (Senza un giorno)Non è una mozione privilegiata, quindi deve aspettare fino a quando l’altra attività è completa. Il membro chiede di aggiornare la riunione a tempo indeterminato.

Suggerimenti per terminare bene una riunione

Pianifica in anticipo

Dedicando tempo e impegno alla pianificazione dell’ordine del giorno della riunione, puoi aiutarla a rientrare nei tempi. E i tuoi dirigenti lo apprezzeranno. Un sondaggio tra le cattedre dell’INSEAD, un’università privata, ha rilevato che discutere tra cinque e otto punti all’ordine del giorno si è rivelato più efficace nel coinvolgere i direttori e mantenere una riunione in pista. 

Assicurati che tutti siano pienamente informati

Un altro passo per concludere bene una riunione è quello di metterne le basi in anticipo. Assicurati che la documentazione di riunione e altre note informative siano chiare e facili da digerire. Quando i direttori possono leggere gli argomenti in anticipo, puoi dedicare più tempo alla discussione e meno tempo a rispondere alle domande che avrebbero dovuto essere trattate in anticipo nel momento della ricezione della documentazione da discutere i riunione. Condividi l’agenda e distribuisci la documentazione da discutere in consiglio con qualche giorno di anticipo. 

Mostra una forte leadership

Il presidente del consiglio di amministrazione deve mantenere la riunione efficace, consentendo allo stesso tempo a tutti coloro che vogliono dire la loro la possibilità di parlare. Il ruolo richiede che il presidente sia costantemente consapevole di ciò che deve ancora venire e di quanto tempo ogni argomento ha bisogno per trattarlo in maniera esaustiva. Se un punto all’ordine del giorno genera più dibattito di quanto inizialmente pensato, il presidente può scegliere di sospendere la discussione e dedicarle più tempo alla riunione successiva al fine di mantenere la riunione in corso e produrre risultati efficaci.

Risolvi i conflitti e termina con una nota positiva

Un consiglio unito è un consiglio più efficace. Ciò non significa che non ci possano essere disaccordi, ma, dopo il dibattito, è importante che tutti i membri sostengano le decisioni prese dai direttori della società. Se c’è stato un conflitto significativo, spetta al presidente trovare il terreno comune tra i dirigenti e promuovere il lavoro che il consiglio di amministrazione svolge per garantire il futuro dell’azienda.

Chiedi un feedback

Alla fine della riunione, potresti chiedere un feedback al consiglio che alimenterà il modo in cui pianifichi la prossima riunione. Ciò incoraggia i partecipanti e gli dimostra che possono plasmare il modo in cui le riunioni si svolgeranno in futuro. Potrebbero fornirti degli ottimi consigli che renderanno le attività più efficienti in futuro e migliorare il processo decisionale. Questo è nell’interesse dell’azienda. 

DOMANDE FREQUENTI

Chi ha il potere di aggiornare una riunione? 

Solo il presidente può aggiornare ufficialmente la riunione. Tuttavia, i membri possono proporre e presentare una mozione di aggiornamento. Dopo un voto unanime, vi è l’obbligo di aggiornare la riunione, ma deve essere il presidente a farlo.

Conclusione

La questione di come chiudere una riunione del consiglio di amministrazione non riguarda solo l’atto di portarla a termine. Si tratta di garantire che una riunione finisca in tempo, dopo aver coperto tutti gli argomenti necessari e con il consiglio unito e affamato di fare del proprio meglio per il business.

Un presidente deve essere positivo, fermo, equo ed avere il controllo in ogni momento, il che è difficile da raggiungere, ma vale la pena lavorare per essere il migliore presidente che puoi essere. Se stai cercando di rendere più efficaci le tue riunioni del consiglio di amministrazione, prova il software del portale del consiglio di amministrazione di iBabs. Ti aiuterà a collaborare, coinvolgere e preparare a fondo tutti i membri per le riunioni, inviando i dettagli e tutta la documentazione in anticipo direttamente ai loro dispositivi.

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Data:
7 Aprile 2022
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