Presiedere una riunione del consiglio di amministrazione + Suggerimenti per script e professionisti - iBabs

Presiedere una riunione del consiglio di amministrazione + Suggerimenti per script e professionisti

Il ruolo del presidente in una riunione del consiglio di amministrazione è estremamente importante. Devono guidare il consiglio di amministrazione per prendere decisioni nel migliore interesse dell’azienda, assicurarsi che tutti gli argomenti importanti siano discussi e per quanto tempo, guidare le riunioni con slancio in modo da utilizzare al meglio il tempo dei membri. Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida per presiedere una riunione del consiglio di amministrazione e un esempio di script per aiutarti.

Il lavoro del presidente è unico in molti modi. Come ha detto Roger Parry, presidente di MSQ partners a Management Today,

 “Le persone fanno quello che chiede l’amministratore delegato perché si trovano in una situazione datore di lavoro-dipendente. Ma il ruolo del presidente riguarda l’influenza e la persuasione; si tratta di assicurarsi che il consiglio abbia una discussione adeguata sulle cose che contano davvero.”

E non è solo la delicata situazione in cui un presidente deve tipicamente operare. Ci sono anche una serie di abilità che lui o lei deve possedere. Questi includono essere un grande ascoltatore, un influencer efficace, comprendere il business dentro e fuori, essere un personaggio forte e un grande comunicatore. Continua a leggere per saperne di più sul ruolo del presidente, i loro doveri durante e dopo la riunione, nonché alcuni consigli utili per essere il miglior presidente che puoi essere. 

Il ruolo della presidenza

Secondo l’Institute of Directors, il ruolo principale del presidente è “garantire che il consiglio sia efficace nel suo compito di impostare e attuare la direzione e la strategia della società”. Inoltre, assumono i seguenti compiti: 

  • Svolgimento di riunioni generali e consiliari. Per le riunioni del consiglio sono coinvolti nello sviluppo dell’ordine del giorno, assicurando che le informazioni che i membri ricevono e su cui basano le decisioni siano accurate, monitorando i contributi degli amministratori, spostando il consiglio verso decisioni a maggioranza e quindi affermando chiaramente ciò che è stato deciso in modo che tutti capiscano.  
  • Fungere da collegamento tra il consiglio e il mondo esterno. Il presidente condivide i risultati delle discussioni sulla direzione del business con le parti interessate esterne.
  • Composizione del consiglio di amministrazione e sforzo di reclutare membri che meglio servono l’azienda.
  • Comunicare tra il consiglio di amministrazione e gli azionisti.
  • Aiutare a sviluppare nuovi registi e nutrirli.
  • Supportare il CEO dell’azienda.

Come eseguire una riunione del consiglio di amministrazione + script

Molte riunioni del consiglio di amministrazione si svolgono secondo le regole dell’ordine di Robert, note anche come un tipo di procedura parlamentare. Questo è un tipico script di riunione per come eseguire una riunione del consiglio di amministrazione:

1. Chiamata all’ordine

Il presidente “batte il martelletto” e richiama la riunione all’ordine, notando se c’è un quorum o meno. Molto semplicemente, dovrebbero dire: 

“Questa riunione del consiglio di amministrazione di [SOCIETÀ] è richiamata all’ordine a [ORA E DATA] e un quorum [IS / NON È] presente.”

Questo è anche il momento di aggiungere frasi di rito, accogliere visitatori, ospiti speciali o nuovi membri. Ad esempio, augurando fortuna ai direttori in pensione.

2. Cerimonie di apertura

Questa è una parte facoltativa della riunione. Ad alcune aziende piace iniziare una riunione del consiglio di amministrazione con un discorso ispiratore, una reiterazione dei valori o della dichiarazione di missione dell’azienda, una poesia o un’altra cerimonia. Tuttavia, non è obbligatorio. Negli Stati Uniti, molte riunioni del consiglio di amministrazione iniziano con il Pledge of Allegiance.

3. Approvazione dell’ordine del giorno

Il board pack avrebbe dovuto contenere l’ordine del giorno e l’ordine del giorno proposti per la riunione. Sebbene i membri avrebbero potuto suggerire modifiche all’ordine del giorno in qualsiasi momento tra la ricezione e l’inizio della riunione, questo è il momento per loro di avere l’ultima parola.

“L’ordine del giorno della riunione è stato distribuito nel tuo pacchetto di consiglio. Ci sono emendamenti all’ordine del giorno?”

[NESSUN EMENDAMENTO] “L’ordine del giorno procederà come dichiarato.”

Se ci sono emendamenti, potete approvarli senza votarli.  

4. Verbale della riunione precedente

In questa fase è necessario approvare il processo verbale della riunione precedente. Avrebbero dovuto essere inviati ai membri del consiglio come parte dei documenti del consiglio prima della riunione. Ciò offre ai direttori l’opportunità di sollevare questioni e suggerire emendamenti prima della riunione, il che può far risparmiare tempo prezioso il giorno del meeting. Tuttavia, i membri possono ancora suggerire emendamenti a questo punto della riunione, che devono essere attuati prima di poter approvare e archiviare il processo verbale.

“La bozza del verbale è stata distribuita nel vostro pacchetto di documenti. Ci sono correzioni o emendamenti al processo verbale?”

[NESSUN EMENDAMENTO] “Non sentendo nessuno, il verbale è archiviato come presentato.”

[CON EMENDAMENTI] “Il verbale sarà archiviato come modificato.”

A proposito… Utilizzando software di gestione del consiglio come iBabs, i direttori possono aggiungere direttamente le loro modifiche e puoi aggiornare i verbali nel cloud prima che la riunione abbia luogo. Ciò consente a tutti i membri di vedere la versione più aggiornata delle minute e risparmiare tempo prezioso.

5. Relazione del Tesoriere

Il presidente dovrebbe presentare il tesoriere, che dà la sua relazione al consiglio. Il documento avrebbe dovuto essere inviato come parte dei documenti del consiglio, offrendo agli amministratori la possibilità di digerire le informazioni e preparare eventuali domande che potrebbero avere.

PRESIDENTE: “[NOME DEL TESORIERE], tesoriere, presenterà ora la relazione finanziaria.”

TESORIERE: [DÀ IL DOCUMENTO]

PRESIDENTE: “Grazie, ci sono domande?”

[SE CI SONO DOMANDE]: Rispondi alle domande dei membri del consiglio.

[SE NON CI SONO DOMANDE]: “La relazione finanziaria sarà archiviata per la riconciliazione finanziaria”

6. Relazione del direttore esecutivo

Presentare il direttore esecutivo per fornire la sua relazione.

PRESIDENTE: “[NOME DEL DIRETTORE ESECUTIVO], Direttore esecutivo, presenterà ora la sua relazione.”

DIRETTORE ESECUTIVO: [FORNISCE LA RELAZIONE]

PRESIDENTE: “Grazie, lavoreremo sulle raccomandazioni/obiezioni sollevate una per una.”

SECRETARY: “La prima raccomandazione è [RACCOMANDAZIONE].”

PRESIDENTE: “Si è mossi per adottare la raccomandazione/obiezione appena letta. C’è qualche discussione in merito?”

I membri discutono fino a quando tutti voi non sentite tutti i punti.

PRESIDENTE: “I favorevoli dicono ‘si’ [PAUSA PER LA RISPOSTA], quelli contrari dicono ‘no’ [PAUSA].

La mozione [PASSA/FALLISCE] ed è [ADOTTATA/NON ADOTTATA]”

Ripetere l’operazione per ogni raccomandazione.

7. Relazioni del Comitato

La riunione dovrebbe ascoltare le relazioni delle commissioni permanenti e le relazioni delle commissioni speciali. Dovresti presentare la relazione a meno che la commissione non faccia una raccomandazione, nel qual caso, la segnalazione del membro si muove per adottarla. Poi, c’è la discussione e la votazione come con la relazione del direttore esecutivo.

PRESIDENTE: “E’ il momento di [NOME DEL DIRETTORE] con il documento [NOME DEL COMITATO].”

Il direttore dà il documento e tu affronti le raccomandazioni/obiezioni una alla volta. Ripetere per ciascuno dei rapporti degli ufficiali. Una volta completati i rapporti degli ufficiali, puoi passare all’attività successiva.

8. Precedenti attività

Qualsiasi attività precedentemente discussa ma non votata viene qui. Il presidente annuncia che gli argomenti in questa sezione. Se un argomento richiede ulteriori discussioni, potrebbe essere necessario spostarlo nella nuova riunione. In caso contrario, il presidente invita i membri ad esprimere il voto o a per alzata di mano per approvare le vecchie attività o rinviarle.

PRESIDENTE: “La mozione è stata rinviata a questa riunione a [DETTAGLI DELLA MOZIONE]. I favorevoli dicono si [PAUSA PER RISPOSTA], quelli contrari dicono ‘no’ [PAUSA].

La mozione [PASSA/FALLISCE] ed è [ADOTTATA/NON ADOTTATA]”

9. Nuova attività

È qui che il presidente chiede se ci sono ulteriori argomenti ed i membri possono presentare mozioni. Il consiglio può discutere la mozione e votarla.

PRESIDENTE: “C’è qualche nuova attività?”

[IL MEMBRO ALZA LA MANO]

PRESIDENTE: “Il presidente riconosce [MEMBRO].”

[IL MEMBRO FA MOZIONE]

[UN ALTRO MEBRO APPOGGIA LA MOZIONE]

PRESIDENTE: “Viene spostato e distaccato a [DETTAGLI DELLA MOZIONE]. C’è qualche discussione in merito?

I membri discutono fino a quando tutti voi non sentite tutti i punti. 

PRESIDENTE: “I favorevoli dicono “si” [PAUSA PER RISPOSTA], quelli contrari dicono ‘no’ [PAUSA].

La mozione [PASSA/FALLISCE] ed è [ADOTTATA/NON ADOTTATA]”

Ripetete l’operazione per ogni movimento.

10. Annunci e altre attività

Eventuali annunci arrivano qui. Ciò include i dettagli dei prossimi eventi e la data, l’ora e il luogo della prossima riunione. I membri possono anche aggiungere altre attività che non richiedono un dibattito o una votazione.

PRESIDENTE: “C’è qualche altra attività?”

MEMBER: [MENZIONA L’ARGOMENTO DA DISCUTERE IN UNA RIUNIONE FUTURA]

PRESIDENTE: “I membri possono rivedere questo argomento e lo aggiungeremo all’ordine del giorno della prossima riunione. Il nostro prossimo incontro è previsto per il 12 novembre. In linea con il nostro programma, si consiglia di tenere la riunione del consiglio alle 14:00 del 12 novembre nella sala del consiglio. A meno che non ci siano obiezioni, ci incontreremo alle 14:00 del 12 novembre nella sala del consiglio 

11. Aggiornare l’Assemblea

Portare a termine la riunione dopo aver dato ai membri la possibilità di fare qualsiasi punto finale.

PRESIDENTE: “Se non ci sono obiezioni, aggiorneremo ora la riunione. 

[SE NESSUNA OBIEZIONE] Non sentendo obiezioni, questa riunione è ora aggiornata”.

Il presidente conferma l’aggiornamento. 

Dopo la riunione

Dopo la riunione del consiglio, il presidente dovrebbe incontrarsi con il segretario per un debriefing e per iniziare a pianificare l’ordine del giorno per la riunione successiva. Ciò includerà qualsiasi attività incompiuta dalla riunione del consiglio di amministrazione, nonché qualsiasi nuova attività menzionata nella riunione o imminente da altre fonti. 

È un buon momento per concentrarsi su ciò che ha funzionato bene e su ciò che può essere migliorato per rendere le riunioni più efficaci nel migliore interesse dell’azienda. Il presidente e il segretario dovrebbero rivedere costantemente le prestazioni dei comitati. Ciò include la revisione del personale e la considerazione di come la composizione di ciascun gruppo potrebbe cambiare per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi.

Il presidente dovrebbe inviare un’e-mail post-riunione del consiglio subito dopo per elencare i punti di azione richiesti a ciascun direttore. Questi sorgeranno dalle discussioni durante la riunione e i membri dovrebbero risolverli prima della riunione successiva. 

La società può anche richiedere al presidente di partecipare a eventi, funzioni e riunioni come volto pubblico dell’organizzazione.  

Qualità e attributi di un presidente di consiglio efficace

Ci sono una serie di qualità che rendono un presidente del consiglio efficace. I presidenti dovrebbero: 

Praticare la moderazione

Il ruolo del presidente è l’opposto del CEO, che di solito è lì per prendere decisioni audaci e per essere al centro dell’attenzione. Come ha riferito un presidente americano in un sondaggio del Corporate Governance Centre dell’INSEAD, “Se vuoi occupare il centro della scena, cerca un altro lavoro. I grandi presidenti creano condizioni che permettono ad altre persone di brillare.”

Ciò significa sapere quando sedersi e lasciare che la discussione fluisca e quando intervenire. Un presidente deve essere lì per facilitare la conversazione e instillare le regole e le procedure, piuttosto che coinvolgersi in discussioni. 

Mostrare pazienza

Il compito del consiglio di amministrazione, guidato dal presidente, è quello di garantire il futuro a lungo termine dell’azienda. Ciò significa che, anche se tutti vogliamo vedere risultati immediatamente, il presidente deve resistere all’impulso di tagliare e cambiare strategia o tentare di giudicare il successo o meno del consiglio a breve termine.

Comprendere l’importanza della preparazione

Sebbene controllare le riunioni e assicurarsi che siano efficaci siano ruoli importanti per un presidente, gran parte del duro lavoro arriva in anticipo. La pianificazione è vitale per una riunione di successo. Dal garantire che l’agenda sia solida all’invio dei documenti del consiglio in tempo, è responsabilità del presidente assicurarsi che il processo si svolga senza intoppi. Una riunione ben preparata ha maggiori probabilità di attenersi al programma e avvantaggiare l’azienda.

Mostra obiettività

Il presidente è lì per aiutare il dibattito a fluire e ciò significa consentire a tutti la loro giusta parte del tempo. Se il presidente ovviamente favorisce un punto di vista, squilibra la discussione e può rendere la riunione meno efficace.

Gestire le tempistiche

Mantenere una riunione in tempo mostra rispetto per i direttori e il loro tempo prezioso, mantenendo allo stesso tempo lo slancio che permette di raggiunge i risultati richiesti dalla riunione.

Ecco alcune delle cose da fare e da non fare per essere un efficace presidente del consiglio di amministrazione: 

Un buona presidente faUn buon presidente non fa
Offre a tutti i partecipanti la possibilità di discutere.Consente solo ad un piccolo numero di membri di intervenite.
Support i nuovi membri incoraggiandoli nella conversazione.Ignora i nuovi membri.
Porta l’incontro verso un consenso ampioImpone il proprio punto di vista.
Rimane calmo e rilassato.Grida e mostra rabbia o frustrazione.
Comprende che è lì per guidare il consiglio.Pensa che il suo ruolo per gestire l’azienda.

Suggerimenti per l’esecuzione di riunioni efficaci

Gestire le attività nei tempi

Ci sono due aspetti principali gestire le attività in una riunione del consiglio di amministrazione. In primo luogo, la fase di pianificazione è fondamentale. Assicurarti di non sovraccaricare l’agenda in modo di dare a tutti gli argomenti abbastanza tempo e attenzione senza affrettarli. Gli intervistati del sondaggio INSEAD hanno suggerito che il numero ideale di punti all’ordine del giorno è compreso tra cinque e otto. In secondo luogo, una presidenza efficace deve mantenere il dibattito scorrevole e portare tutti i punti di vista, ascoltando anche i punti duplicati e andando avanti con decisione, ma educatamente. 

Coinvolgere tutti     

Ci saranno sempre membri del consiglio che amano contribuire al dibattito, ma ci sono altri che hanno bisogno di incoraggiamento. Possono avere punti eccellenti da fare, ma la loro personalità li trattiene dall’entrare nella discussione. Sul suo blog, il biologo molecolare John Medina dice che ci vogliono dieci minuti prima che i partecipanti smettano di ascoltare

Ciò significa che dovresti coinvolgere ogni membro almeno ogni dieci minuti. Fai il check-in con loro, incoraggiali a parlare, chiedi la loro opinione. Ognuno deve dire la sua e rimanere impegnato.

Prendere decisioni

Per aiutare il consiglio a prendere decisioni, un buon presidente deve ascoltare attentamente. È improbabile che qualcuno cambi completamente idea influenzato da un collega, ma ascoltando il dibattito, il presidente può trovare le aree comuni e cercare di forgiare un consenso che, sebbene non perfetto per tutti, produca almeno un risultato che tutti possono accettare ed andare avanti. E’ importante mettere in comune le opinioni e poi analizzarle mentre il dibattito continua.

Trattare con persone difficili

A tutti è permesso di dire la loro in una riunione del consiglio, ma non dovresti lasciare che una singola persona domini. Quando le persone diventano difficili, il presidente dovrebbe ascoltare la loro argomentazione e assicurarsi che tutti gli altri possano rispondere. 

Il presidente dovrebbe ricordare ai membri l’agenda della riunione e precisare le conseguenze a coloro che ne interrompono l’ordine. Il presidente dovrebbe anche essere pronto ad agire in tal senso se le cose non migliorano. Ancora una volta, cercare di scoprire cosa hanno in comune i membri, piuttosto che cosa li divide, è importante per trovare una soluzione. 

Mantieni un buon equilibrio

Nessuno può concentrarsi completamente su un’intera riunione piena di argomenti duri e ultra-seri. Mantieni un buon equilibrio nell’agenda inserendo elementi meno impegnativi per alleggerire la riunione.

Domande frequenti

Chi può approvare il verbale di una riunione?

Tutti i membri del consiglio approvano il verbale di una riunione e suggeriscono correzioni o emendamenti. Tuttavia, spetta al presidente e al segretario firmare i verbali prima che vengano archiviati.

Questa è un’altra parte del processo che puoi ottimizzare con un portale di riunioni del consiglio come iBabs. I membri possono accedere, controllare le minute e inviare modifiche dal proprio dispositivo. Il segretario quindi li aggiusta, rendendoli pronti per l’approvazione nella riunione successiva. Ciò consente di risparmiare tempo durante la riunione, poiché tutti hanno avuto l’opportunità di assicurarsi di essere aggiornati. I verbali possono anche essere firmati online con firme elettroniche, risparmiando minuti ancora più preziosi.

Come si rende più interessante una riunione del consiglio di amministrazione? 

Cercare l’aspetto umano di ciò che fa il consiglio aiuta ad aumentare il coinvolgimento. Lascia che i membri del consiglio mostrino il risultato del loro lavoro, i risultati che hanno raggiunto e il modo in cui influisce sull’azienda nel suo complesso. Guarda oltre le cifre asciutte sui report e dai loro modo di rendere l’incontro più interessante.

Andando oltre, potresti tematizzare ogni riunione per fornire ogni volta un focus diverso. Assicurati che tutti i punti all’ordine del giorno si riferiscano in qualche modo a quel tema e che manterranno le cose abbastanza diverse da essere divertenti.

Conclusione

Speriamo che questa guida alla presidenza di una riunione del consiglio di amministrazione e gli script ti aiutino a rendere le tue riunioni più efficaci, interessanti e coinvolgenti in futuro. Il ruolo del presidente è di ampio respiro. Essendo una presenza calma e solidale nella sala del consiglio, i presidenti possono aiutare il consiglio a prendere le decisioni di cui ha bisogno per difendere gli interessi dell’azienda.

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Data:
31 Marzo 2022
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