Qual è la procedura corretta per convocare una riunione? - iBabs

Qual è la procedura corretta per convocare una riunione?

Convocare una riunione è l’atto di annunciare che avrà luogo ed invitare le parti interessate a partecipare. La procedura corretta per convocare una riunione dipende da due fattori principali:

  • Statuto della società.
  • La legge nel paese in cui ha sede la società.

Sebbene le norme statutarie non possano contraddire la legge in quel territorio, possono aggiungere requisiti aggiuntivi specifici per tale attività e il modo in cui vengono convocate sia le riunioni del consiglio di amministrazione che le assemblee generali (per gli azionisti e i membri).

L’atto di convocare un’assemblea avvisa gli azionisti od i membri del consiglio di amministrazione consentendo loro di organizzare la partecipazione e di prepararsi completamente prima dell’evento. Esistono anche best practice per convocare entrambi i tipi di riunioni che abbiamo menzionato sopra. Imparerai tutto su di loro in questo articolo.

Requisiti per la convocazione di una riunione

Ecco alcuni esempi dei requisiti per la convocazione del consiglio di amministrazione e delle assemblee generali:

Tipo di riunioneRequisiti per la convocazione della riunione
Convocazione di un’assemblea generaleIl consiglio di amministrazione di una società può convocare un’assemblea generale, così come gli azionisti. Molte aziende hanno regole specifiche per le assemblee generali regolari e AGM nei loro statuti, ma altri li tengono su base ad hoc. Il consiglio deve dare comunicazione della riunione. Nel Regno Unito, il Companies Act 2006 stabilisce che questo dovrebbe essere di almeno 14 giorni o 21 giorni per una società per azioni (PLC). Negli Stati Uniti, lo stato stabilisce il periodo minimo di preavviso, ma può variare da dieci giorni a sessanta giorni. L’avviso deve includere la data, l’ora e il luogo della riunione, dovrebbe specificare perché si svolge la riunione e cosa sarà discusso all’ordine del giorno. Dovresti anche rispettare la legge e gli articoli in riferimento a come notificare l’avviso. Ciò potrebbe avvenire per posta o per via elettronica, secondo il quadro giuridico di quel paese e lo statuto. 
Convocazione di una riunione del Consiglio di AmministrazioneSe hai fissato le date per le riunioni del consiglio di amministrazione nel tuo statuto e gli amministratori sono tutti d’accordo su di esse, non è necessario avvisare. Tuttavia, è necessario inviare l’ordine del giorno e i documenti del consiglio in tempo utile per consentire ai membri del consiglio di prepararsi a fondo. Quando non ci sono date fisse in programma, dovresti dare un preavviso “ragionevole”. È nell’interesse della società avere tutti i suoi amministratori in una riunione del consiglio di amministrazione, quindi dovresti considerarlo quando pianifichi e fornisci un preavviso. L’avviso deve indicare la data, l’ora e il luogo della riunione, nonché qualsiasi informazione pertinente, ad esempio se possono partecipare utilizzando il software per riunioni del consiglio di amministrazione, come iBabs.

Il ruolo del presidente

Il presidente svolge un ruolo fondamentale nella convocazione della riunione. I Presidenti devono assicurarsi che avvenga la corretta pianificazione per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Ciò include che l’agenda sia pronta e che la società informi coloro che possono partecipare in tempo utile e in conformità con la legge e lo statuto della società.

Il ruolo del Segretario

Il segretario lavora con il presidente per organizzare l’ordine dei lavori e come si inserisce nell’ordine del giorno della riunione. I Segretari dovrebbero anche confermare la data, l’ora e il luogo della riunione.

È fondamentale che il segretario del consiglio di amministrazione invii l’avviso della riunione in tempo utile e in conformità con la legge e lo statuto della società. Dovrebbero inviare copie dell’ordine del giorno, dei verbali delle riunioni precedenti e dei documenti pertinenti per la riunione successiva.

Procedura per la convocazione di una riunione

Ecco una guida dettagliata alla procedura per convocare una riunione: 

1. Comprendere lo scopo della riunione

Ci sono una serie di motivi per convocare una riunione. Il consiglio di amministrazione può convocare un’assemblea generale per discutere argomenti pertinenti all’azienda. Gli azionisti possono anche richiedere un’assemblea generale al consiglio di amministrazione. Per avere successo secondo la legge del Regno Unito, coloro che chiedono l’assemblea dovrebbero rappresentare almeno il cinque per cento della partecipazione avente diritto di voto alle assemblee generali. Questo varia da paese a paese.

Il presidente dovrebbe convocare riunioni del consiglio di amministrazione allo scopo di adattarsi agli obiettivi prefissati al momento della costituzione della società.

2. Selezione di un luogo, di un’ora e di una metodologia per la riunione

Una volta che qualcuno convoca un’assemblea generale, il segretario dovrebbe assicurarsi di trovare un luogo adatto e prenotare una data e un’ora per la riunione. L’evento dovrebbe essere organizzato senza troppi ritardi, ma tenendo presente la necessità di dare un preavviso adeguato.

Per le riunioni del consiglio di amministrazione, questa pianificazione può avvenire l’anno precedente. Il segretario può pianificare in anticipo e proporre date per un intero anno in modo che i direttori possano cancellare i loro diari in preparazione. 

Sia per le riunioni generali che per quelle del consiglio di amministrazione, ci dovrebbe essere qualche riflessione su come gli azionisti e / o gli amministratori possono partecipare. Sarà solo di persona o possono partecipare a una conferenza telefonica, una videochiamata o attraverso un portale di riunioni del consiglio di amministrazione? 

3. Preparazione dell’ordine del giorno della riunione

Il presidente e il segretario dovrebbero incontrarsi e discutere l’ordine del giorno della riunione. Ciò include l’approvazione del verbale dell’ultima riunione, il follow-up di qualsiasi attività precedente e le nuove attività che devono essere discusse. Un’agenda serrata e ben pianificata consente alla riunione di fluire e coprire tutti gli argomenti necessari.

4. Invio dell’avviso di convocazione 

Il segretario deve inviare l’avviso di convocazione dando almeno il preavviso minimo richiesto dalla legge e dallo statuto. Questo dovrebbe arrivare a chiunque sia richiesto od idoneo a partecipare, inclusi azionisti, membri del consiglio di amministrazione e revisori dei conti a seconda del tipo di riunione.

Il metodo di invito dipende anche dallo statuto dell’azienda, ma, in generale, è accettabile inviare avvisi di riunioni sia scritti che digitali. 

L’avviso dovrebbe includere il luogo, la data e l’ora di inizio della riunione, nonché le informazioni pertinenti sulla partecipazione sia di persona che virtualmente, nonché come esprimere un voto regolare o per delega. Dovrebbe inoltre figurare l’ordine del giorno della riunione, comprese eventuali risoluzioni speciali da discutere. Per le riunioni del consiglio di amministrazione, è necessario inviare documenti del consiglio con i verbali della riunione precedente affinché i managers possano prepararsi.

5. Documenti del consiglio di amministrazione

Se si convoca una riunione del consiglio di amministrazione, è possibile ricevere risposte dai membri del consiglio che verificano i verbali della riunione precedente o con suggerimenti per migliorare l’ordine del giorno. Dopo aver discusso tra il presidente e il segretario del consiglio, potresti scegliere di correggere i documenti di conseguenza. 

Vale la pena notare che questo processo è molto più semplice quando si utilizza il software per riunioni del consiglio di amministrazione rispetto a quando si inviano copie cartaceee/o difitali. Puoi semplicemente aggiornare i documenti nel cloud e tutti avranno automaticamente accesso alla versione corretta. Non è necessario ristampare vasti tomi o rispedire email. 

Suggerimenti e best practice

  • Dare più preavviso possibile per rispetto dei partecipanti. Se vuoi che partecipino il maggior numero possibile di persone, devi consentire loro di pianificare la loro partecipazione.
  • Cerca di rendere la riunione il più accessibile possibile. In molti paesi, è ora legalmente accettabile tenere un AGM in modo ibrido solo online o online / offline. I portali di bordo rendono questo processo semplice ed efficace e significa che coloro che hanno orari impegnativi, problemi di mobilità, che vivono all’estero o che vorrebbero partecipare, ma non possono per qualsiasi motivo, possono ancora partecipare.   
  • Per le riunioni del consiglio di amministrazione, prova a pianificare le date di un anno intero per assicurarti di avere il tempo dei tuoi manager bloccato prima che le loro agende si riempiano. Questo ti dà le migliori possibilità che possano partecipare a tutte le riunioni durante quel periodo.
  • Sii il più chiaro possibile sullo scopo dell’incontro e metti a loro disposizione la documentazione con largo anticipo.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra avviso regolare e speciale della riunione del consiglio di amministrazione?

Per le riunioni regolari, se lo statuto della tua azienda lo consente, l’avviso che dai può essere semplicemente una dichiarazione che si svolgono in una certa ora in un determinato giorno ogni mese, per esempio. È consigliabile inviare un avviso per ogni riunione, ma non sempre necessario.

Tuttavia, per riunioni speciali in cui potrebbero esserci discussioni urgenti che non possono attendere la prossima riunione regolare, proposte di modifica del regolamento aziendale o qualcos’altro di importante, è necessario dare un preavviso individuale. Inoltre, dovresti sempre inviare l’ordine del giorno completo e non ci può essere alcuna discussione su nessun altro argomento durante quella riunione. Per una riunione regolare, è possibile inviare una versione meno strutturata dell’ordine del giorno ed è possibile allontanarsi da essa se necessario.

Chi può convocare un’Assemblea Generale Straordinaria (EGM)?

Un EGM può essere chiamato dagli amministratori di una società, dai possessori di azioni per un valore di almeno il dieci per cento delle azioni con diritto di voto o da un tribunale. Questi sono tenuti a trattare questioni urgenti come la rimozione di dirigenti o altre questioni legali che riguardano l’azienda. 

Chi può convocare un’Assemblea generale annuale (AGM)?

Solo il consiglio può chiamare l’AGM. Di solito accade in un giorno stabilito ogni anno, ma il consiglio può convocare un’assemblea generale annuale in una data diversa con un preavviso di 14 giorni.

Conclusione

La procedura per convocare una riunione dipende dai diversi tipi di riunioni, ma i principi rimangono gli stessi. Attenersi alle linee guida della costituzione e alle leggi del paese, evitare il più possibile il breve preavviso e far sapere alle persone cosa verrà discusso. Gli incontri migliori e più produttivi coinvolgono il maggior numero possibile di stakeholder, quindi dare a tutti la possibilità di prepararsi sui punti da discutere. L’utilizzo di un portale di riunioni come iBabs aiuta le cose a funzionare senza intoppi e consente a coloro che non possono viaggiare di partecipare da remoto. 

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Data:
1 Maggio 2022
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