Een zomer met Olympische Spelen heeft altijd nét een beetje extra sfeer. Wie herinnert zich niet de Zomerspelen van 2000 in Sidney waarin Nederland, onder andere met Pieter van den Hoogenband, Inge de Bruijn en Leontien Van Moorsel maar liefst 12 gouden plakken won? Voor zo’n plak moet een topsporter veel over hebben. Heel hun leven draait om focus op trainingsschema’s en optimale conditie. Goede focus is ook in meetings heel belangrijk; wist je dat de maximale concentratieboog slechts 45 minuten is? Laat je daarom voor de beste vergaderresultaten inspireren door onze Olympische topatleten. Met de volgende meeting tips maak je van snelle meetings een topprioriteit:
Olympische tip 1: Pak je stopwatch
Je collega’s zullen misschien een beetje raar staan te kijken als je een stopwatch meeneemt in de vergaderzaal, maar laat je niet van de wijs brengen! Zorg van tevoren voor een gestructureerde agenda, mét timing per agendapunt. Is de tijd die gepland staat voor een agendapunt om? Geef dan nog een minuutje afrondingstijd, voordat je doorgaat naar het volgende agendapunt. Je zult zien hoe snel jullie door eens goed te focussen op timing, je persoonlijke vergaderrecord verbeteren!
Olympische tip 2: Vermijd een valse start
Veel topsporters maken gebruik van het visualiseren van een positieve uitkomst. Hoewel een valse start een kink in de kabel kan zijn in dit proces, laten ze zich niet van de wijs brengen. Ook in de vergaderzaal is het irritant, als je na de aftrap nog een laatkomer moet bijpraten. Het haalt de vaart meteen uit de meeting. Praat daarom laatkomers niet bij tijdens de meeting maar houd je einddoel in het vizier.
Olympische tip 3: Houd het energieniveau hoog
Topsporters denken in termen van zaken die energie geven én energie lekken. Ze hebben alles over voor een optimale conditie. Te lang zitten, hoort hier niet bij. Kom dus wat vaker uit je vergaderstoel; het maakt je loom en het is simpelweg niet goed voor je gezondheid om te lang te zitten. Heb je er weleens over nagedacht om het energieniveau van jullie meetings hoog te houden door sommige agendapunten staand te vergaderen? Dat houdt je collega’s actief en beter bij de les. Moet je wat langer vergaderen? Las dan van tijd tot tijd een korte pauze in. Tenslotte verfrissen Olympische atleten zich toch ook met korte drinkpauzes?
Olympische tip 4: Materialen van topniveau
De juiste schoenen, aerodynamische kleding… Voor topsporters maken de beste materialen het verschil tussen winnen en verliezen. Met vergaderen is het net zo. Als jij beschikt over een up-to-date vergadertool, verhoog je jullie vergadersnelheid. Met een goede tool voor digitaal vergaderen, lukt je dat zeker. Deelnemers voegen zelf hun stukken online toe en voeren wijzigingen door. Alles staat keurig per agendapunt gerangschikt en je aantekeningen typ je er gewoon bij. Het bespaart jou en je collega’s zeeën van tijd!
Olympische tip 5: 10.000 uren-regel
Lukt het jullie niet om met deze tips de rondetijden van jullie meetings deze week al te verbeteren? Weet dan dat topsporters enorm veel moeten trainen voor één plak, dat bewijst o.a. de 10.000 uren regel. Volgens deze filosofie kan iedereen de top bereiken, als hij of zij maar 10 jaar of 10.000 uur traint. Zo lang zal het niet duren, voordat jullie optimaal vergaderen, maar enige oefening baart kunst. Lees voor nog meer tips voor meetings ons gratis infographic!
