De populariteit van het gebruik van tablets op het werk neemt steeds verder toe. Volgens onderzoek van Strategy Analytics groeit de zakelijke tabletmarkt tot 2020 jaarlijks met 6 procent. In 2020 gaan er naar verwachting wereldwijd ongeveer 110,2 miljoen zakelijk gebruikte tablets over de toonbank. De belangrijkste redenen voor deze groei zijn volgens het onderzoek, dat de tablet een belangrijk hulpmiddel op de werkvloer is en dat steeds meer IT-afdelingen de juiste policy in huis hebben om veilig gebruik van tablets op de werkvloer te verzekeren.
Centraal Planbureau: papierloos werken tot standaard maken
Ook de medewerkers van het Centraal Planbureau (CPB) zijn inmiddels gewend aan het werken met de tablet. Niet alleen omdat het handig is snel iets op te zoeken of te noteren, ze vergaderen er ook al een tijdje mee en lezen hun stukken op de iPad. Toen het MT een aantal jaar geleden de behoefte had papierloos te vergaderen, bouwde de IT-afdeling een tool waarmee het mogelijk was via de tablet te vergaderen. Maar de tijden veranderen en er was een professionaliseringsslag nodig. Het management van het CPB wilde het papierloos werken tot standaard maken in de hele organisatie en daarom werden alle medewerkers van een iPad voorzien.
Data-opslag volgens richtlijnen voor overheidsorganisaties
Volgens Erwin Zijleman, hoofd van de afdeling Informatietechnologie en Onderzoeksondersteuning van het CPB ontstond daarom in november 2015 de behoefte aan een complete tool voor papierloos vergaderen. “125 vaste medewerkers digitaal laten vergaderen met onze zelfgebouwde tool? Dat was geen optie”. Bij diverse departementen had hij al eens over iBabs gehoord. Dat gaf Zijleman een goed gevoel. Verder was het voor het CPB erg belangrijk dat de vergadertool voldeed aan de richtlijnen voor Nederlandse overheidsorganisaties voor het opslaan van data. “iBabs slaat de data op binnen Europa, en dat was voor ons een zeer belangrijk selectiecriterium. Niet alle leveranciers van digitale vergadertools voldoen aan deze eis.”
Soepel vergaderproces
Via een pilotfase ging eerst het MT aan de slag met iBabs. Zij waren er snel van overtuigd dat de vergadertool gebruikersvriendelijk is. Daarna werd papierloos vergaderen met iBabs uitgerold naar alle medewerkers. Zijleman: “Vooral voor en tijdens overleggen besparen we nu veel tijd. Er hoeft minder geprint te worden en de afstemming rond een meeting gaat veel efficiënter. Tijdens een overleg kunnen mensen snel aantekeningen in hun Pdf’s maken en deze delen, en dat versoepelt bij ons het vergaderproces”.
Alles keurig op de iPad
“Het papier is nog niet helemaal uit de vergaderzaal gebannen, daar gaan we nog wat meer aandacht aan besteden. iBabs heeft al een opfriscursus gegeven aan de mensen die daar behoefte aan hebben en gaat deze herhalen. Maar vooral mijn collega’s die veel vergaderen, zoals de MT-leden, zijn erg opgelucht dat ze niet meer met tassen vol papier naar een meeting hoeven. Alles staat keurig op de iPad. Het CPB gaat eind september 2016 verhuizen naar een nieuw pand met minder archiefruimte en minder printers. Ik verwacht dat iedereen tegen die tijd wel gewend is aan papierloos vergaderen”, aldus Erwin Zijleman.
