Een agenda vormt de ruggengraat van elke bestuursvergadering. Het bepaalt de toon, helpt om afleiding of zijsporen te voorkomen en draagt bij aan een effectieve vergadering. Tenminste, als je een geweldige agenda voor de vergadering hebt.
Maar veel bestuursvergaderingen vinden plaats met een minder geweldige agenda.
Het resultaat? Lange vergaderingen, die vaak afdwalen en allesbehalve productief zijn. Als bestuurssecretaris heb je de verantwoordelijkheid om een agenda op te stellen voor de vergaderingen van je bestuur die efficiëntie bevordert. Deze gids is hier om je te helpen.
1: Maak het doel duidelijk
Elke vergadering moet het doel of de doelen bereiken waarvoor de vergadering in de eerste plaats is opgezet. Zonder doel is de vergadering overbodig, toch? Duidelijke doelen stellen duidelijke verwachtingen. Daarom moet je de doelen van de vergadering in de agenda uitleggen. Op deze manier zullen alle aanwezige bestuursleden meer gefocust en betrokken zijn bij de vergadering.
Naast een hoofddoel van de vergadering heeft elk bestuurslid vaak een persoonlijk doel. Definieer deze persoonlijke doelen in de agenda. Dit kun je bijvoorbeeld doen door persoonlijke rollen te bepalen. Zo weten de bestuursleden waar ze aan toe zijn en kunnen ze zich beter voorbereiden op hun persoonlijke doelen.
2: Stel de lijst van deelnemers op
Zodra je de doelen van de vergadering hebt opgesteld, is het tijd om de lijst van deelnemers te ontwikkelen. Bij het opzetten van een vergaderagenda is het belangrijk om te overwegen wie echt aanwezig moet zijn bij de vergadering. Probeer alleen de mensen uit te nodigen die een duidelijke bijdrage zullen leveren. Bijvoorbeeld, als het doel van de vergadering is om een probleem op te lossen, nodig dan de mensen uit die goede bronnen van informatie hebben om een oplossing te vinden. Als mensen het gevoel hebben dat het onderwerp dat besproken wordt niet relevant voor hen is, zullen ze denken dat hun aanwezigheid bij de vergadering tijdverspilling is. Dit komt de deelname van de aanwezigen en de effectiviteit van de vergadering niet ten goede.
3: Focus op de hoofdonderwerpen, maar laat ruimte voor ontspanning en creativiteit
Vergadertijd is kostbaar en moeilijk in te plannen, vooral de tijd voor bestuursvergaderingen. Daarom moet de vergadering alleen gericht zijn op de hoofdonderwerpen en niet te lang duren. Als je wilt dat de bestuursleden betrokken zijn bij de vergadering, zorg er dan voor dat de agenda onderwerpen bevat die aansluiten bij hun behoeften. Vraag de bestuursleden om items voor te stellen die in de vergadering besproken moeten worden. Als iemand een niet relevant onderwerp voorstelt, informeer hem dan dat zijn onderwerp in een andere vergadering besproken kan worden. Wanneer de onderwerpen van de vergaderingen voor iedereen duidelijk zijn, wordt voorkomen dat mensen tijdens de vergadering afdwalen naar niet relevante onderwerpen, wat ieders tijd verspilt. Een agenda met een duidelijke lijst van onderwerpen is een belangrijke stap naar een goed gestructureerde vergadering.
Naast het bespreken van de gebruikelijke onderwerpen die tijdens bestuursvergaderingen besproken moeten worden, probeer iets unieks toe te voegen aan elke bestuursvergadering die je organiseert. Zorg ervoor dat alle belangrijke onderwerpen besproken worden, maar laat ook wat ruimte voor ontspanning en creativiteit. Bestuursvergaderingen zijn erg belangrijk, maar dat betekent niet dat ze saai moeten zijn. Je kunt bijvoorbeeld korte pauzes plannen tussen de vergaderonderwerpen door, voor activiteiten die creativiteit, teamwork stimuleren en de bestuursleden meer betrokken houden. Geen inspiratie? Denk aan het plannen van een kort potje basketbal op de agenda, plan een wandeling tussen vergaderonderdelen of bekijk onze toolbox voor effectieve vergaderingen voor meer inspiratie. Zorg ervoor dat de activiteiten tussen de vergaderonderwerpen de efficiëntie niet te veel beïnvloeden, maar probeer een goede balans te vinden tussen productiviteit en plezier.
4: Lijst de onderwerpen als vragen
Een eenvoudige maar effectieve tip is het opstellen van de onderwerpen als vragen. Agendapunten zijn vaak meerdere woorden samengevoegd tot een zin. Bijvoorbeeld, 'nieuw personeel'. Dit is een vaag onderwerp en laat de leden van de vergadering zich afvragen: 'wat over nieuw personeel?'. Een onderwerp als vraag op de agenda zetten stuurt de vergadering naar een oplossing. In plaats van 'nieuw personeel' kun je vragen: 'onder welke voorwaarden moet ons bedrijf nieuw personeel aannemen?'
Naast specificiteit zorgen vragen ervoor dat leden van de vergadering beter voorbereid zijn op de discussie. Het is makkelijker om een standpunt te bepalen en te monitoren of een discussie afdwaalt. Wanneer iemand merkt dat de opmerking van een ander lid afdwaalt, kan hij iets zeggen als: 'Ik begrijp niet hoe jouw opmerking relateert aan de vraag die we proberen op te lossen.' Dit draagt natuurlijk bij aan een effectieve vergadering. Door vragen te gebruiken, is het ook makkelijk om te bepalen wanneer de vergadering afgerond kan worden. Namelijk wanneer alle vragen beantwoord zijn.
5: Voeg een tijdschema toe
Voeg een tijdschema toe aan de agenda om nog meer structuur in de vergadering te brengen. Een tijdschema geeft precies aan welke onderwerpen behandeld worden en hoeveel tijd er aan elk onderwerp besteed wordt. De voorzitter kan het tijdschema onder andere gebruiken om aan te geven wanneer naar het volgende punt op de agenda overgegaan wordt. Iemand anders dan de voorzitter is vaak verantwoordelijk voor het leiden van een bepaald onderwerp op de agenda. Maak deze persoon bekend op de agenda door zijn naam naast het onderwerp te zetten. Dit zorgt ervoor dat alle leden die verantwoordelijk zijn voor het leiden van een onderwerp zich bewust zijn en goed voorbereid.
6: Stuur de agenda van tevoren
Net zo belangrijk als de agenda zelf, is het van tevoren versturen van de agenda. Op deze manier weten alle leden van de vergadering waar ze aan toe zijn. Ze kunnen indien nodig achtergrondartikelen lezen en hun standpunten voor elk onderwerp op de agenda ruim op tijd voorbereiden. Wanneer is het juiste moment om de agenda naar je bestuur te sturen? Volgens het Institute of International Finance (IIF) is de beste praktijk om een kennisgeving van de vergadering en de agenda minstens één maand voor de vergadering te versturen. Een recente studie van de Universiteit van Tilburg vond dat een derde van de bestuurders niet tijdig de benodigde informatie ontvangt om zich voldoende voor te bereiden op een vergadering.
7: Deel je vergaderagenda in de cloud
Het versturen van de agenda naar je bestuursleden via e-mail kan een goed idee zijn, maar het hebben van een vergaderagenda in de cloud is nog een beter idee. Door een bestuursportaal te gebruiken om de vergaderagenda te delen, kunnen bestuursleden de agenda gemakkelijk op alle apparaten en op alle plaatsen raadplegen. Of het nu een tablet, een smartphone of hun laptop is. 18% van de bestuurders neemt doorgaans deel aan vergaderingen met behulp van hun smartphone. Een bestuursportaal biedt hen de mogelijkheid om aan een vergadering deel te nemen met niets meer dan hun smartphone.
Een ander voordeel van het hebben van je vergaderagenda binnen een bestuursportaal, is dat de agenda ter plekke gemakkelijk aangepast kan worden. Dit stelt jou en je bestuursleden niet alleen in staat om de agenda voor de vergadering plaatsvindt te wijzigen, maar zelfs tijdens de vergadering. Wanneer er een nieuw te bespreken onderwerp opkomt tijdens de voorbereiding van de vergadering, of tijdens de vergadering, kan de agenda onmiddellijk aangepast worden. Het gebruik van een bestuursportaal maakt jouw leven als bestuurssecretaris een stuk eenvoudiger.
Elke bestuursvergadering is anders
Bij het ontwikkelen van een agenda voor je bestuursvergaderingen, houd er rekening mee dat elke vergadering anders is. Het exactzelfde schema gebruiken voor elke vergadering is daarom meestal geen goed idee. Pas de agenda aan aan ontwikkelingen binnen de organisatie, maar gebruik ook je creativiteit. Bestuursvergaderingen zijn in het bijzonder vaak langdradig. Het steeds weer hebben van dezelfde soorten bestuursvergaderingen wordt saai en voorspelbaar, en stimuleert niet echt enige innovatie of creativiteit onder je bestuursleden.
Een goede agenda voor een bestuursvergadering helpt bestuursleden zich vroeg voor te bereiden, tijd wijselijk te besteden en een overzicht van onderwerpen te behouden. Daarnaast zijn de beste vergaderagenda's die waarbij er een goede balans is tussen productiviteit en plezier. Als je de hierboven beschreven richtlijnen volgt, maak je vergaderagenda's die gestroomlijnd en to the point zijn, terwijl je tegelijkertijd de bestuursleden betrokken en geïnspireerd houdt.
