In de operatiezaal van ziekenhuizen gebruiken ze de nieuwste technieken om patiënten zo goed mogelijk te helpen, dus waarom zou dat in de vergaderzaal anders zijn? Dat dacht het Jeroen Bosch ziekenhuis uit ’s-Hertogenbosch ook en stapte over op papierloos vergaderen. Alle vergaderstukken staan nu veilig in de Cloud en iedereen die bevoegd is, kan de stukken inzien. Doordat de gedeelde informatie altijd volledig en correct is, is er een open, transparante organisatie. Zo wordt vergaderen een heel wat inzichtelijker operatie! Lees in dit blogartikel de ervaringen van Marleen van Meeteren, secretaresse manager bedrijfsvoering van het Jeroen Bosch Ziekenhuis, in ’s-Hertogenbosch.
Favoriete app
“De vergaderapp is met name bedoeld om papierloos te vergaderen, “zegt Marleen van Meeteren. Ze somt een voor een de voordelen ervan op: “Je kunt eenvoudig agenda’s, vergaderstukken en actiepunten- en besluitenlijsten samenstellen en verspreiden, en de app heeft ook een handige zoekfunctie. Je kunt in de vergadering en daarbuiten je eigen aantekeningen in de bestanden maken. Het is platformonafhankelijk. Je bereikt het vanaf je pc of tablet. Bovendien kan het worden ingebouwd in de interne infrastructuur van de organisatie.”
Voordeel 1: intuïtief
Marleen licht toe dat het papierloos vergaderen drieënhalf jaar geleden in het ziekenhuis werd geïntroduceerd via een kleinschalige pilot met managers en ondersteuners. De eerste reacties waren direct positief, omdat de app intuïtief werkt. “Alles wijst zich bijna vanzelf en het bespaart veel tijd. Eerst werden onze vergaderingen via Outlook geregeld, maar afspraken maken met die agenda en stukken versturen via mail is zoveel meer gedoe. Vooral omdat de informatie niet centraal staat opgeslagen en er dus makkelijk verschillende versies kunnen rondgaan en zo misverstanden ontstaan.”
Voordeel 2: veilig in de Cloud
In eerste instantie werkten ze vanaf de gebouw gebonden server van het ziekenhuis. Nu beschikken ze over een extreem goed beveiligde versie in de Cloud die dus altijd en overal goed bereikbaar is. Iedere manager en iedereen met een secretaresse-functie heeft toegang. Zelfs de raad van bestuur en de ondernemingsraad werken ermee.
Voordeel 3: versiebeheer
Marleen vertelt verder dat ze de webversie gebruikt om de agenda aan te maken. Iedereen die is aangesloten ontvangt de agenda meteen als zij deze vrijgeeft. Hetzelfde geldt voor nieuwe stukken. Het is een kwestie van uploaden en voilà, iedereen heeft ze a la minute. “Je kunt een belletje instellen als je notificaties wilt. Het is niet nodig mails te sturen, laat staan te checken of iedereen de laatste versie heeft ontvangen. Versiebeheer is een integraal onderdeel: je ziet altijd de laatste versie en kunt nooit in de verkeerde werken. Alleen mensen met toestemming kunnen erin. Trouwens, dat kun je heel precies aangeven. Zoeken werkt geweldig, op alle niveaus kun je alles vinden, ook als je niet meer weet wanneer precies is besproken wat je zocht. Werkt veel beter dan in de verkenner, “ aldus Marleen.
Voordeel 4: annoteren in digitale documenten
Het woord papierloos vergaderen zegt het eigenlijk al. Stapels documenten samenstellen voor iedere deelnemer is overbodig. Dat scheelt veel tijd in de voorbereiding! Veel mensen maken in de vergadering ook direct hun eigen aantekeningen in de digitale stukken. De pilotgroep vond dit heel handig, je had meteen alles bij de hand.
Meer casestudies in ons vergadermagazine
Wil je weten waarom ook de Gemeente Utrecht en het Centraal Plan Bureau voor iBabs kozen om hun vergaderprocessen te stroomlijnen? Download dan ons vergadermagazine.
