Hoe lean is jouw huidige vergaderproces?
Kilometers reisafstand, stapels leeswerk en als klap op de vuurpijl een urenlange bijeenkomst. Je besteedt maandelijks tientallen uren aan het in goede banen leiden van talloze vergaderingen. En waar blijft de tijd? Je bent hartstikke druk maar vaak weet je achteraf niet meer waarmee. Goed vergaderen is allesbehalve makkelijk. Reden te meer om het vergaderproces eens onder de loep te nemen.
Verspillingen in het vergaderproces
Lean komt van origine uit de industriële sector. De eerste stap om daar continu te kunnen verbeteren, was het terugbrengen van verspilling. Er zijn 7 verspillingen in een traditioneel productieproces: defecten, overproductie, transport, te veel voorraad, beweging, overprocessing en wachten. Deze verspillingen kunnen ook toegespitst worden op het vergaderproces. In deze blog gaan we de verspillingen één voor één doorlopen. Het is onze gezamenlijke missie om overbodige handelingen te elimineren, zodat je efficiënter kunt werken. Herken je ze?
Verspilling 1. Defecten
Elke vergadering is anders en je aanpak wil nog wel eens verschillen. En er zijn ook zoveel factoren waarmee je rekening moet houden dat je nog wel eens iets vergeet. Bijvoorbeeld het doorsturen van de laatste versie van de stukken. Of helemaal geen stukken sturen. Of stukken sturen naar de verkeerde persoon. Slordig, maar het is je allemaal wel eens overkomen. Hoe dan ook, deze missers moeten hersteld worden en dat kost tijd en energie.
Verspilling 2. Overproductie
De tweede lean verspilling heeft met jouw perfectionisme, of (over)ijverigheid te maken. Want eerlijk is eerlijk: als je dan toch die klassieke fout maakt, spreek je jezelf streng toe: “Vanaf nu geen missers meer.” Je besteedt extra veel aandacht aan je communicatie naar collega’s, controleert nauwkeurig je werk en plaatst ijverig de puntjes op de i. Knock knock! De volgende valkuil dient zich aan: namelijk verspilling door overproductie. Voorkom dat je extra tijdrovende handelingen verricht waar niemand om vraagt.
Verspilling 3. Transport
Hoewel effectief vergaderen een gedegen voorbereiding vraagt, mag je best kritisch zijn op de omvang van het huiswerk dat men voorbereidt. Alle informatie die voor de vergadering geproduceerd wordt moet immers ook digitaal, of per koerier, getransporteerd worden. Dat wil zeggen het verzamelen, ordenen en delen van de vergaderstukken. Drie keer raden voor wie dat een tijdrovende klus oplevert.
Verspilling 4. Te veel voorraad
Het zijn de sluipmoordenaars voor onze effectiviteit: ongelezen e-mail, vergaderstukken die zich opstapelen of openstaande actiepunten. Ook in een kantooromgeving is sprake van verspilling door voorraad. En dit kost altijd tijd. Je loopt achter de feiten aan en verspilt energie aan voorraad die misschien wel nooit meer nodig is.
Verspilling 5. Beweging
Te veel beweging binnen een bedrijfsproces leidt tot verspilling. Niet eens qua energielevel, maar wel qua tijd. Heb je ondanks een gestructureerde werkwijze regelmatig het gevoel dat je het overzicht verliest? Best logisch: al die vergaderingen zorgen voor een overkill aan informatie. Je zoekt je iedere keer een ongeluk naar de laatste versie en probeert tevergeefs je dossierkast up-to-date te houden. Je hebt genoeg van de talloze onderonsjes met het kopieerapparaat. Je voelt je allesbehalve productief. Het wordt tijd dat jouw organisatie digitale meters maakt, zodat onnodige fysieke meters worden voorkomen.
Verspilling 6. Overprocessing
Het aantal systemen binnen jouw organisatie groeit waarschijnlijk nog steeds. Hoewel deze bedoeld zijn om het werk makkelijker te maken, kunnen ze je vooral dubbel werk bezorgen. De integratie van de systemen is niet optimaal: ze 'praten' niet met elkaar. Wat je invoert in systeem één, herkent systeem twee niet vanzelf. Zo verschijnt de reservering van de meeting room nooit vanzelf in de agenda’s. En reserveer je de beamer in wéér een ander systeem (waarvoor jouw inlog momenteel niet werkt). Het gaat hier om de verspilling overprocessing. Dit betekent dat er onnodige extra stappen genomen worden in het proces.
Verspilling 7. Wachten...
… tot je een ons weegt. Geen mens houdt ervan: wachten. In een omgeving waar overprocessing ontstaat, dreigt de mate van verspilling toe te nemen. Kijk bijvoorbeeld eens kritisch naar je mailbox. Hoeveel verzoeken om informatie heb je uitstaan? Vragen aan collega’s? Hoe vaak komt het voor dat je niet verder kunt met je werkzaamheden, omdat je in afwachting bent? En de klok tikt door. We wachten op alles en iedereen: op antwoord, op informatie, op akkoord. Met wachten gaat tijd verloren, tijd die je liever wilt steken in zaken die écht belangrijk zijn.
Samengevat kunnen we stellen dat het lean principe zeven traditionele verspillingen kent, die ook voorkomen in het vergaderproces. De zogenaamde ‘one million dollar question’ is nu: hoe elimineer je deze verspillingen en zorg je voor een lean vergaderwerkwijze? Daarbij gaan wij je helpen in ons e-book.
