Mijn zoon heeft sinds kort een Hoverboard. Je kent dit dure gadget misschien wel. Mocht het je niets zeggen: het wordt wel een Segway zonder stang genoemd. Of een elektrisch skateboard. Het ding heeft een topsnelheid van 15 kilometer per uur. Je mag er de openbare weg niet mee op, maar dat is logisch. Voor je het weet, lig je namelijk op je neus. En dus moest mijn zoon wel even oefenen om het boarden onder de knie te krijgen. Zo is het ook vaak met zakelijke tools. Het kost meestal wat tijd, voor je gewend bent aan een andere werkwijze. Met papierloos vergaderen is dat niet anders. Maar met de volgende stappen, ga je niet op je neus!
Stap 1: Draagvlak
In een eerder blog heb je al kunnen lezen, dat een papierloze meeting het vergaderproces een stuk efficiënter maakt. Onder andere doordat de stapel papieren die je normaal gesproken door moet spitten, plaats maakt voor een tablet of laptop. Verwacht je weerstand? Communiceer dan open en duidelijk over de onderliggende redenen en voordelen. Als je collega’s begrijpen waarom de verandering nodig is, vermindert de weerstand eerder. Je ‘groene’ collega Ans bijvoorbeeld, is sneller ‘om’ als ze weet dat er veel milieu-voordelen te behalen zijn.
Stap 2: ICT randvoorwaarden
Voor stap 2 moet je met je ICT-collega’s aan tafel. Om de software voor papierloos vergaderen te gebruiken, is een tablet of eventueel een laptop nodig. En dus is de vraag: op welk device(s) gaan jullie digitaal vergaderen? En wat doe je, als collega’s een andere voorkeur hebben? Of hun eigen device willen gebruiken? Ook moet je nadenken over dataopslag. Komt alle “vergaderdata” in de cloud, of wordt (daarnaast) gebruik gemaakt van lokale opslag? Verder mag een stabiele internetverbinding in jullie vergaderzalen natuurlijk niet ontbreken. Hoewel een goede papierloos vergaderoplossing ook zonder internetverbinding de juiste documenten nog weet te tonen.
Stap 3: Selectie applicatie
Je kunt nog even bij de ICT-afdeling blijven, want de volgende stap is de selectie van de applicatie die voor jullie organisatie het meest geschikt is. Denk daarbij aan de volgende criteria:
• Gebruiksgemak
• Integratie met andere tools
• Beschikbaarheid
• Ondersteuning
• Passend in de bestaande infrastructuur
Stap 4: Stimuleer het enthousiasme van early adoptors
Welke collega’s lopen in jouw organisatie voorop bij de introductie van nieuwe tools & werkwijzen? Profiteer van deze early adoptors en maak ze jouw promotors voor papierloos vergaderen. Zorg er bijvoorbeeld voor, dat zij als eerste kunnen testen. Laat ze daarna hun ervaringen delen, bijvoorbeeld in een personeelsmeeting of interne nieuwsbrief.
Stap 5: Implementatietraject en workshops
Een goed implementatietraject helpt je, om de betrokkenen snel up & running te krijgen. Onderdeel van zo’n traject is een gezamenlijk startpunt met uitleg. Wanneer er veel betrokkenen zijn of als je in een complexe organisatie werkt, kun je ook workshops (laten) organiseren om papierloos vergaderen succesvol te implementeren.
Aan de slag
Als je via deze stappen digitaal vergaderen in jouw organisatie implementeert, kun je snel en zonder risico’s aan de slag. Voor je het weet, zoef je met de snelheid van een Hoverboard door je meetings. En er zijn meer voordelen. Wil je weten welke? Je kunt hier ons e-book downloaden.
