In veel bedrijven is de term ‘Lean’ nog steeds hot. Volgens Wikipedia is Lean een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspillingen. Hierdoor gaan de kosten omlaag, wat het bedrijfsresultaat verbetert. Ook op het gebied van vergaderen kan Lean toegepast worden. En dat kan tot een grote efficiency-slag leiden!
Efficiënter vergaderen
Iedereen weet dat vergaderen meer is dan alleen een bespreking op zich. Het is naast het plannen van de meeting ook het ordenen, mailen en lezen van documenten. En natuurlijk afspraken en besluiten maken tijdens de meeting en niet te vergeten de notulen. Dat zijn nogal wat tijdrovende elementen. Je kunt dit veel efficiënter doen door papierloos te vergaderen. Dat is pas lean vergaderen! Stapels papieren vergaderstukken zijn verleden tijd. Alle stukken die je nodig hebt, staan op je laptop of tablet. Hierdoor werk je veel efficiënter want als je papierloos vergadert:
- kan je een vergadering op elk moment vanaf elke locatie voorbereiden. Je hoeft niet persé op kantoor te zijn omdat je alle vergaderstukken digitaal kunt inzien
- ben je minder tijd kwijt aan de voorbereiding én wordt de samenwerking met collega’s eenvoudiger
- is er geen gezoek meer naar de juiste vergaderstukken, alles staat immers op tablet of laptop. De deelnemers zijn hierdoor meer gefocust op het vergaderproces en de vergadering verloopt sneller en effectiever
Meer Lean tips
Wil je naast papierloos vergaderen nog andere stappen nemen om vergaderingen Lean te laten verlopen? De volgende tips helpen je verder:
- Het lijkt een open deur: start en eindig de meeting op de afgesproken tijd. Laatkomers houden het proces soms zo op! Zijn er laatkomers? Praat ze dan niet bij tijdens de meeting. Stel verder per agendapunt vast, hoeveel tijd er aan besteed mag worden.
- Betrek alleen medewerkers bij de meeting die daadwerkelijk nodig zijn voor de besluitvorming. Niet iedereen hoeft persé de hele meeting aanwezig te zijn. Sta toe dat deelnemers de vergadering verlaten als het onderwerp voor hen niet relevant is.
- Wissel de voorzittersrol per vergadering. Elke voorzitter heeft zijn eigen visie en manier van werken. Als de voorzittersrol wisselt, heeft niet alleen de gebruikelijke leider van de meeting invloed op het proces en de besluitvorming. Ook kun je voor specifieke vergaderpunten de voorzittersrol afwisselen.
- Vraag de deelnemers tijdig om input, inventariseer dit van tevoren en vul de agenda hiermee aan. Doe je dit niet, dan krijg je tijdens de vergadering verzoeken. Omdat anderen dan niet voorbereid zijn, zorgt dit voor vervelende vergadervertraging.
- Zorg dat de besluiten die genomen worden, duidelijk zijn. Dat voorkomt dat hetzelfde agendapunt de volgende keer weer opgevoerd wordt.
Naast het verbeteren van de efficiency heeft papierloos vergaderen meer voordelen. Wil je weten welke? Download dan dit ebook.
