Dit weekend kreeg ik ineens een flashback naar de tijd zonder internet. Mijn zoontje werkte aan de keukentafel aan een werkstuk. En daar kwam geen boek aan te pas. De bibliotheek? Zó ouderwets! En ja hoor, hij vond alle informatie online. In mijn tijd was dat wel anders. Op school of in de bibliotheek zocht ik eerst in de kaartenbak naar het juiste boek. En ook de encyclopedie thuis werd uitgeplozen. Je weet wel: Wikipedia, maar dan in boekvorm. De relevante inhoud kopieerde ik en daarna maakte ik het werkstuk. Met pen en papier of op de typemachine. En daar kwam heel wat Tipp-Ex aan te pas. Had ik toen maar de digitale middelen van nu gehad. Dat had me heel wat tijd bespaard!
Efficiënte besluitvorming
Door de digitalisering kunnen we slimmer en sneller werken. Niet alleen aan werkstukken. Neem nou bijvoorbeeld bestuurlijke besluitvorming. De procesfasen blijven ongewijzigd: via informeren en opiniëren, kom je tot de besluitvorming. Daar krijg je geen speld tussen. Maar je kunt het proces wel versnellen. Zeker in de besluitvormingsfase werk je efficiënter wanneer je het vergaderproces digitaliseert. Dat gaat als volgt.
1. Informatie gebundeld per agendapunt
Als je digitaal vergadert, staan alle vergaderdocumenten online. Notities, actiepuntenlijsten en besluiten zijn digitaal gekoppeld aan een agendapunt. Net als argumenten, kanttekeningen en bijlagen. Dat is erg handig als een raadsvoorstel ter parafering door diverse lagen van de organisatie moet: alle informatie is op één plek te vinden. De initiator van een agendapunt kan bovendien deadlines instellen voor het aanleveren van de stukken. Herinneringen versturen wordt hierdoor overbodig en vergaderstukken zijn voortaan op tijd beschikbaar.
2. Sneller afhameren
Doordat alle informatie tijdig en op een plek te vinden is, kun je al op voorhand bepalen of een dossier een bespreekstuk of een hamerstuk is. Wil je dit toch eerst overleggen met medebestuurders? Dan stem je dat eenvoudig met elkaar af via de appfunctie van de digitale tool. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk dat een onderwerp nog niet klaar is voor discussie. Heb je bepaald wat de hamerstukken zijn? Dan kun je die aan het begin van de vergadering, direct afhameren. Dat bespaart een hoop tijd en het houdt vaart in je meeting.
3. Paraferen waar en wanneer je wilt
En niet alleen tijdens de vergadering valt tijd te besparen. Als je digitaal vergadert, staan alle vergaderstukken namelijk in de cloud: je kunt ze via elk device, op elk moment inzien en paraferen. Wil je ’s avonds thuis de stukken doornemen? Geen punt. Exit stapels papieren! Ook op je bureau.
De besluitvorming versnellen: dat is een van de grote voordelen van digitaal vergaderen. In dit e-book lees je ook alles over de andere voordelen van papierloze vergaderingen.
