Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG), een van de grootste ziekenhuizen in Nederland en een vooraanstaande werkgever in de noordelijke regio met 12.000 medewerkers, zet zich in voor het vormgeven van de toekomst van de gezondheidszorg door middel van zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs. Gezien de schaal en het belang van de activiteiten voert de organisatie talrijke vergaderingen uit. Het was het doel van IT-directeur René de Vink om de efficiëntie van deze vergaderingen te evalueren en te verbeteren.
De uitdaging
Het UMCG was al sinds eind 2010 begonnen met de overstap naar papierloos werken en gebruikte iPads intensief binnen de organisatie. Echter, het vergaderproces bleef papier-intensief en inefficiënt omdat er geen manier was om vertrouwelijke informatie en patiëntgegevens tijdens vergaderingen te beschermen.
De Vink verklaarde:
"Informatiebeveiliging is voor ons van het grootste belang."
Het UMCG had een systeem nodig om agenda's en bestanden voor elke vergadering te beheren en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat iedereen toegang had tot de noodzakelijke documenten en beslissingen. Op dat moment werd de vergaderplanning volledig via e-mail gedaan, wat een tijdrovend proces was.
De oplossing
De software van iBabs bood het UMCG de tools die het nodig had om over te stappen naar volledig digitale vergaderingen. René de Vink legt uit dat de vergaderbeheeromgeving het eenvoudig maakte om agenda's te maken en te delen en relevante documenten veilig te distribueren terwijl iedereen geïnformeerd en bijgewerkt bleef.
Met iBabs konden ze eindelijk gevoelige gegevens in de cloud opslaan, waardoor belanghebbenden belangrijke details, zoals patiëntinformatie, digitaal konden delen.
René zegt:
"Nu kunnen ook de vertrouwelijke documenten van het bestuur en, indien nodig, zelfs zeer vertrouwelijke informatie op deze manier in papierloze vergaderingen worden gebruikt."
Het resultaat
Door iBabs te implementeren, heeft het UMCG de efficiëntie en organisatie van hun vergaderingen aanzienlijk verbeterd. Deelnemers zijn beter geïnformeerd, betrokken en up-to-date met relevante informatie. Ze kunnen hun iPads blijven gebruiken omdat iBabs alle mobiele apparaten ondersteunt, maar ze hoeven niet langer stapels papier mee te nemen naar elke vergadering. Enkele van de resultaten zijn:
- Sneller vergaderbeheer: Met iBabs kunnen gebruikers snel agenda's maken en distribueren voor elke vergadering, waardoor iedereen toegang heeft tot de nieuwste informatie.
- Gedeelde bron van waarheid: Met iBabs kunnen bestuurders, secretarissen en andere belanghebbenden gemakkelijk alle documenten, beslissingen en acties vinden, ook die van eerdere vergaderingen, via de zoekfunctie.
- Verbeterde informatiebeveiliging: Dankzij de ISO-gecertificeerde informatieprocessen en geavanceerde encryptie-algoritme van iBabs kunnen documenten veilig op het platform worden gedeeld.
- Verbeterde samenwerking: De functies van het platform, zoals de mogelijkheid om op documenten te reageren, stellen bestuurders in staat om de agenda en andere belangrijke documenten te bespreken voor elke vergadering. Alle medewerkers, inclusief de secretaris, zien onmiddellijk de wijzigingen en opmerkingen.
De Vink is ook blij dat de implementatie van iBabs eenvoudig was en dat steeds meer mensen binnen de organisatie het platform adopteren.
Hij verklaarde:
"We hebben de implementatie in twee tot drie maanden gedaan, met slechts een paar mensen. In het begin hadden we enkele tientallen gebruikers, en dat aantal is nu gegroeid tot honderden gebruikers. Dat zegt genoeg."
Conclusie
iBabs heeft het UMCG in staat gesteld hun vergaderbeheerproces te transformeren en het echt digitaal te maken. Maar het platform maakte ook realtime samenwerking mogelijk, zodat iedereen altijd de nieuwste versie van elk document heeft.
Met iBabs kunnen bestuurders notulen en agenda's bewerken voor vergaderingen om kostbare tijd te besparen en zich te concentreren op de discussie in de bestuurskamer. Secretarissen kunnen vergaderingen plannen en beslissingen bijhouden zonder het platform te verlaten.
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
