Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en met 12.000 medewerkers de grootste werkgever van Noord-Nederland. Samen werken ze aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijk einddoel: bouwen aan de toekomst van gezondheid. Om dit in goede banen te leiden, wordt er in het UMCG heel wat af vergaderd. ICT-directeur René de Vink vond het tijd om het vergaderproces eens onder de microscoop te leggen en te diagnosticeren waar een efficiency slag te maken was.
Van papierloos werken naar papierloos vergaderen
Sinds eind 2010 zet het UMCG al op grote schaal iPads in om zo papierloos werken te stimuleren. “We zochten naar apps die papierloos werken ondersteunen en kwamen zo uit bij iBabs”, vertelt ICT-directeur René de Vink. Deze clouddienst kan op elke tablet of laptop worden gebruikt bij vergaderingen. Plannen doet de gebruiker normaliter via een mailprogramma zoals Outlook. Maar in iBabs wordt per type vergadering een template gemaakt, waaraan de agenda en alle te bespreken stukken worden gehangen. Elke deelnemer kan aantekeningen maken bij de documenten en besluiten worden centraal vastgelegd en gedeeld. Via de zoekfunctie kunnen alle stukken makkelijk worden opgezocht, ook van vorige bijeenkomsten.
Clouddienst met data in eigen beheer
“We zijn begonnen met het uitrollen in kleinere kring, bij de overleggen van staf en ICT. De data stond toen in de Cloud, dus we zetten de app niet in bij overleggen met vertrouwelijke informatie zoals patiëntinformatie. Informatiebeveiliging staat bij ons namelijk hoog in het vaandel,” legt De Vink uit. “Inmiddels staat de server intern en is het beheer in handen van onze afdeling functioneel beheer. Nu kunnen ook de vertrouwelijke stukken van de Raad van Bestuur en zo nodig zelfs hoog vertrouwelijke informatie dus op deze manier worden gebruikt bij papierloze vergaderingen.”
Digitaal vergadergenot voor secretaresses en managers
De ervaringen van zowel makers als gebruikers zijn onverdeeld positief. Secretaresses maken eenvoudig agenda’s aan in iBabs. “Per onderwerp en per subonderwerp zet je de agendapunten erin en koppel je de benodigde stukken. Wanneer het toegankelijk is voor de vergaderdeelnemers, publiceer je de agenda en kunnen gebruikers hun stukken zien op de iPad of de tablet. “Nazendingen” kun je in een wip bijplaatsen en wijzigingen in de agenda zijn ook direct verwerkbaar. En mocht je een vergaderset als geheel moeten archiveren, dan is de hele set snel en simpel in pdf oproepbaar,” zegt Mireille Vogelesang, secretaresse Raad van Bestuur.
“Managers kunnen in de vergaderstukken arceren, onderstrepen, tekst toevoegen, tekenen, tekstballonnen toevoegen en er kan handig door een stuk heen gebladerd worden. Ook kunnen ze een stuk waarop is bijgeschreven als bestandje via e-mail doorsturen, zodat je als secretaresse gelijk de wijzigingen en opmerkingen in een stuk kunt zien of verwerken.”
Handiger en veiliger
“De investering is laag. Het kostte ons enkele tientallen duizenden euro’s om het geheel professioneel neer te zetten. De implementatie hebben we in twee á drie maanden gedaan, met maar een paar mensen. We besparen ook enorm veel papier en inkt, want we drukken de vergaderstukken nauwelijks meer. Daarnaast is het ook een stuk efficiënter werken.” De Vink is ook blij dat mensen nu de meeste documenten delen via iBabs. Voorheen gebeurde dat ook via Dropbox en Goodreader, wat niet erg handig en veilig was. “In het begin hadden we enkele tientallen gebruikers, en dat aantal is gegroeid tot inmiddels honderden gebruikers nu. Dat zegt genoeg.”
Meer klantverhalen lezen?
iBabs bestaat sinds 2011, al die jaren is er hard gewerkt aan het makkelijker en productiever maken van meetings. Dit doen we voor mensen in gezondheidsinstellingen zoals UMCG, maar ook voor bedrijven, scholen, overheden en andere organisaties. Wil je weten hoe de Gemeente Utrecht iBabs dagelijks gebruikt? Download dan hieronder het klantverhaal.
