Tijdens de Olympische Spelen in Rio worden deze zomer vast veel records verbroken. Alles draait dan weer om snelheid en spierkracht. Veel organisaties kunnen daar nog wat van leren. Neem nou bijvoorbeeld het tempo van meetings. Dat kan best nog wel wat omhoog, toch? Zeker als je weet dat de gemiddelde medewerker 6,5 uur per week aan de vergadertafel zit. Als jij en je collega’s efficiënter vergaderen, kan dat heel wat tijd opleveren. Met de volgende tips ga je slimmer om met vergadertijd:
Zo beperk je jullie vergadertijd
Tip 1: Actief vergaderteam
Olympische prestaties zijn nooit puur individueel: het gaat om de samenwerking van onder andere sporter, trainer, fysiotherapeut en mental coach. Ook vergaderen is een groepsprestatie. Als er teveel deelnemers zijn zonder actieve inbreng, is het effect op de vergaderresultaten negatief. Nodig daarom alleen deelnemers uit, die toegevoegde waarde hebben voor de meeting. Collega’s die slechts aanwezig zouden zijn voor het krijgen van informatie, hebben voldoende aan de notulen.
Tip 2: Duidelijke structuur
Sporters presteren optimaal als ze duidelijke structuur in hun training en dagindeling hebben. Maak gebruik van deze kennis als je vergadert. De structuur van jullie meetings? Dat is de agenda. Definieer per item een maximale bespreektijd én een duidelijke doelstelling. Wil je deelnemers informeren, wil je brainstormen of wil je een besluit nemen? Als iedereen van tevoren weet wat de doelstelling is, is ook de voorbereiding veel effectiever. Zo handel je je meetings sneller af.
Tip 3: Duidelijke spelregels
Er is geen sportwedstrijd mogelijk zonder spelregels. Ook voor meetings zijn duidelijke regels van groot belang. Houden jouw collega’s zich niet aan de volgende gouden regels? Dan mag de voorzitter ze daar best op aanspreken.
Gouden regel 1: de meeting begint én eindigt op tijd. Komt iemand te laat? Praat hem of haar dan niet bij tijdens de meeting: zo voorkom je dat de meeting uitloopt. Bovendien is het enorm storend voor de collega’s die wel op tijd waren. Voer ook een maximale bespreektijd per agendapunt in. Zo krijgt iedere spreker gelijke kansen en loopt de meeting niet uit.
Gouden regel 2: beperk ruis tijdens de meeting. Niet alleen in de sport, maar ook in meetings is focus enorm belangrijk. Stoorzenders zijn daarom uit den boze. Dus: mobieltjes zoveel mogelijk uit en geen onderonsjes. En besluiten die tijdens de meeting zijn genomen? Daar kom je niet meer op terug.
Gouden regel 3: korte rondvraag. De rondvraag is alleen bedoeld voor korte vragen. Lanceert je collega verkapt een nieuw agendapunt? Dan wordt dat vanaf nu doorgeschoven naar de volgende meeting.
Tip 4: De nieuwste technieken
Sporters die een Olympische medaille in de wacht willen slepen, moeten continu innoveren en de nieuwste technieken uitproberen. Alleen dan maken ze kans op goud. Wil jij van je meetings topprestaties maken? Ga dan aan de slag met een moderne, digitale vergadertool. Hiermee kunnen deelnemers hun vergaderstukken online indienen en inzien. Zo bespaar je voor, tijdens én na de meeting enorm veel tijd!
