Deze maand kregen twee vrienden van mij een nieuwe job. Beiden voor een bedrijf dat niet vanuit een fysiek bedrijfspand werkt. Alle collega’s werken vanuit huis of bij de klant op projecten. Om de week treffen alle collega’s elkaar op vrijdagochtend. Die tijd is bedoeld voor socializen en natuurlijk om de voortgang van projecten te bespreken en te vergaderen.
Andere bedrijven hebben inmiddels Het Nieuwe Werken omarmd. Medewerkers werken hierdoor plaats-onafhankelijk en zien elkaar minder op kantoor. En dat verandert in veel gevallen de manier van vergaderen. Maar als het oude vertrouwde verdwijnt, hoe ziet het nieuwe vergaderen er dan uit? Wij signaleren deze trends:
- Online vergaderen
Bedrijven die al gewend zijn aan het Nieuwe Werken, vergaderen steeds meer online. Doordat medewerkers privé al vaak apps als Skype, Facetime of Google Hangout gebruiken, wordt deze manier van vergaderen makkelijk geaccepteerd. Steeds meer organisaties hebben dan ook een vaste video-vergaderruimte. De opkomst van online vergaderen betekent natuurlijk niet, dat offline vergaderen op termijn helemaal vervangen wordt. Want elkaar recht in de ogen kijken is van tijd tot tijd ook nodig. Maar dat hoeft niet altijd. Bespaar tijd en reiskosten door offline meetings, waar mogelijk, te vervangen door online meetings. Gewoon via laptop, tablet of smartphone.
- Videonotulen
Steeds meer bedrijven schaffen de schriftelijke notulen af. Deze worden vervangen door een besluitenlijst en audio- of video-notulen. Dat scheelt veel tijd. Nadeel: op dit moment kun je in audio- of video-notulen niet makkelijk zoeken naar specifieke gedeeltes van de meeting. Maar door de snelle ontwikkelingen op het gebied van spraakherkennings-technologie, zal dit in de nabije toekomst óók mogelijk worden.
- Staand vergaderen
Teveel zitten is slecht voor je gezondheid. En dat is nog zacht uitgedrukt. Uit recent onderzoek blijkt dat er 40 % meer sterfgevallen zijn onder mensen die dagelijks 11 uur of langer zitten. In het kader van duurzame inzetbaarheid is het dus heel verstandig regelmatig een andere houding aan te nemen. En dat kan prima tijdens een vergadering. Staand vergaderen bijvoorbeeld, maakt de vergadering een stuk dynamischer. En stand-up meetings hebben meer voordelen. Wanneer je staand vergadert heb je een actieve houding en laat je meer non-verbale communicatie zien. Verder verbetert het de samenwerking en de creativiteit. Probeer het eens uit! Het is even wennen, maar al snel wil je niet meer anders.
- Papieren vergaderstukken zijn straks passé
De tijd dat je met een stapel papieren onder je arm de meeting room binnen kwam, is straks passé. Steeds meer werknemers gebruiken, doordat ze plaats-onafhankelijk werken, meerdere devices. Zeker in organisaties waar medewerkers op hun eigen devices mogen werken. Door deze digitalisering worden de papieren vergaderstukken steeds vaker vervangen door een digitale versie. En wat is er prettiger dan alle vergaderstukken op je tablet of laptop te bekijken? Als je papierloos vergadert, hoef je je nooit meer af te vragen of je alle juiste vergaderstukken wel bij je hebt. De vaart blijft door papierloos vergaderen beter in de meeting, en dat bespaart naast veel papier en gesjouw ook veel tijd en geld. Vergaderen 3.0? Probeer het eens!
