Vergaderen bij gemeentes: stemmen met potlood of tablet?

Mobiele apparaten zijn steeds meer ingeburgerd in de samenleving. Hoewel de groei van het aantal devices inmiddels stagneert, beschikt 67% van de Nederlanders over een tablet en maar liefst 83% over een smartphone, zo blijkt uit recent onderzoek. Natuurlijk leidt het bezit van deze devices ook tot veel veranderingen. En die kunnen grote voordelen hebben, ook voor het bestuurlijke besluitvormingsproces.

3 voordelen van digitaal vergaderen

Misschien heb je nog meegemaakt dat er aan een telefoon een hoorn en een snoer zaten. En als er voor school een verslag moest worden gemaakt, ging je naar de bibliotheek. Voor de huidige generatie klinkt dat als iets uit de prehistorie. Het is onvoorstelbaar dat je geen mobiele telefoon binnen handbereik hebt. Dat je niet altijd en overal bereikbaar bent. Dat er geen wereld aan kennis en informatie in je broekzak zit. En natuurlijk kan zo’n smartphone of tablet ook tijdens het werk functioneel worden ingezet. Bijvoorbeeld bij een digitale vergadering. Dat heeft duidelijke voordelen. Oók voor het gemeentelijke stemproces.

Voordeel 1 - Gestroomlijnd besluitvormingsproces

In onze democratie is het belangrijk dat we op een transparante wijze tot een gezamenlijke besluitvorming komen. Digitaal vergaderen maakt dat een stuk eenvoudiger. Op dit moment vergadert nog maar een zeer klein deel van de raadsleden, zo’n 10%, puur en alleen met papieren stukken. Digitale meetings stroomlijnen namelijk de documentenflow en zorgen ervoor dat iedereen, zowel bestuurders als burgers, overal en altijd de juiste informatie voor handen heeft. En inzicht heeft in de procedure. Eigenlijk is het dus heel logisch dat steeds meer gemeenten en gemeenteraadsleden deze manier van vergaderen omarmen.

Voordeel 2 - Stemmen via tablet of smartphone

Als de raad over een onderwerp moet stemmen, hoeft dat niet altijd tijdens de vergadering zelf te gebeuren. Soms kan het ook op voorhand. Als er vijf agendapunten zijn waarover van tevoren wordt gestemd en daarvan zijn er drie akkoord, hoeven er tijdens de meeting nog maar twee punten besproken te worden. Dat scheelt enorm veel tijd. Bovendien is zo direct inzichtelijk welke raadsleden en fracties voor of tegen hebben gestemd. En, helemaal van deze tijd: raadsleden kunnen hun volgers via social media direct laten weten wat ze hebben gestemd. Dat bevordert de zichtbaarheid van en betrokkenheid bij de plaatselijke politiek.

Voordeel 3 – Digitaal ondertekenen

Om genomen besluiten rechtsgeldig te maken, kunnen ze uitstekend digitaal worden ondertekend. En die getekende stukken worden vervolgens levenslang gearchiveerd in het digitale archief van de gemeente. Daar zijn ze permanent toegankelijk voor ambtenaren, bestuurders en politici. Een simpele digitale zoekopdracht volstaat om de juiste informatie boven tafel te krijgen.

Wil je meer weten over digitaal vergaderen bij gemeentes? Download dan het e-book ‘Over de toekomst van vergaderen bij de gemeente’. Het geeft je inzicht in digitaal vergaderen en wat het betekent, of kan betekenen, voor jouw gemeente.