Tijdens de feestdagen staan we weer in de keuken om een uitgebreid kerstdiner te bereiden. En vaak bestaat het menu uit wel drie of vier gangen, dus dat vergt veel voorbereidingstijd.
Misschien is het beroepsdeformatie; maar het doet mij direct denken aan het voorbereiden van een vergadering. Dat kost ook meer tijd dan je denkt! Als je wekelijks twee vergaderingen hebt die een uur duren, kost dat een secretaresse gemiddeld zo’n 2 ½ uur per week aan voorbereidingstijd. Op jaarbasis is dat 200 uur! (exclusief vakantieweken).
Goede voorbereiding is het halve werk
Toch kan de voorbereidingstijd van een vergadering aanzienlijk worden verkort. Als je maar de juiste tools en apparatuur hebt. Zoals een goede keukenmachine of snelkoker je helpen bij de voorbereiding van een diner, zo helpt een app je papierloos te vergaderen. Het hele proces voorloopt ook efficiënter. Van het uitnodigen van alle deelnemers via de vergader app, tot het automatisch uploaden van de juiste vergaderstukken per agendapunt. Het printen van versies van vergaderstukken die later toch weer wijzigen, is hiermee verleden tijd. En doordat er geen misverstanden meer ontstaan over vergaderstukken tijdens de meeting, verloopt de meeting ook nog eens een stuk efficiënter. En zoals een afwasmachine je helpt je vaat snel weg te werken, is de secretaresse in jouw organisatie vast blij met digitaal vergaderen. Ze kan tijdens de meeting al makkelijk acties toewijzen aan de deelnemers. En dat scheelt veel tijd achteraf!
Van proberen kun je leren
Je ziet dat een goed verloop van een kerstdiner en een vergadering in de voorbereiding en het gebruik van de juiste tools zitten. Toch zijn er nog steeds bedrijven die aanhikken tegen digitaal vergaderen. Veel gehoorde tegenwerpingen zijn: het zou niet veilig zijn, te duur of het duurt te lang totdat iedereen het onder de knie heeft. Niets is minder waar want digitaal vergaderen, levert juist een kostenbesparing op en kan met een workshop eenvoudig worden aangeleerd. En ook hier is weer een parallel te trekken met het kerstdiner. Daar krijg je vaak nieuwe gerechten te proeven. En denk je wellicht; ik weet niet of ik dat wel lekker vind? Maar probeer je een hapje dan ben je wellicht helemaal om. En in onze ervaring gaat dat bij papierloos vergaderen net zo.
