Een besloten sessie is een besloten vergadering, ook wel een “executive session” genoemd, waarin bestuursleden gevoelige zaken openlijk kunnen bespreken. Het is een vergadering die tijdens een andere vergadering plaatsvindt, en waarvoor de notulen afzonderlijk of niet worden bijgehouden. Buitenstaanders mogen niet aanwezig zijn, aangezien de onderwerpen die worden behandeld meestal vertrouwelijk zijn.
Wat is het doel van een executive session?
Een executive session geeft de raad van bestuur de mogelijkheid om gevoelige en vertrouwelijke informatie in een besloten kring te bespreken. Zo’n sessie zorgt ervoor dat er open en eerlijk kan worden gesproken, aangezien de inhoud de ruimte niet zal verlaten.
Wanneer wordt een besloten sessie gehouden?
Tijdens een reguliere vergadering kan een bestuurslid een motie indienen voor het houden van een besloten sessie. Deze motie moet gesteund worden en heeft vervolgens de meerderheid van de stemmen nodig om te worden aangenomen. Als dit het geval is zonderen de betrokken leden zich af, of er wordt aan de overige aanwezigen gevraagd om de vergaderruimte te verlaten.
Wat voor onderwerpen kunnen worden besproken?
De aard van een besloten sessie verschilt per organisatie of overheidsinstelling, maar het kan over de volgende onderwerpen gaan:
Evalueren van prestaties
Dit omvat het beoordelen en bespreken van de prestaties van bestuursleden. Maar ook andere personeelszaken, zoals beloningen, disciplinaire maatregelen en het aanstellen of ontslaan van een lid.
Contractuele kwesties
Een raad van bestuur kan een uitvoerende sessie houden om gevoelige zaken te bespreken, waaronder het aangaan van contracten met derden.
Juridische zaken
Juridische zaken worden in een besloten gezelschap besproken, omdat het vaak gaat om (commercieel) gevoelige informatie. Denk aan het aanschaffen van een stuk grond of een naderende rechtszaak.
Onderhandelingsstrategieën
Besloten sessies worden ook gehouden om onderhandelingsstrategieën te bespreken met experts en adviseurs binnen de sector. Dit kan over diverse onderwerpen gaan, zoals kansen op zakelijk gebied of het aantrekken van nieuwe leveranciers.
Vertrouwelijke informatie
Sommige dingen mogen niet openbaar worden gemaakt, waaronder niet-gepubliceerde financiële gegevens, schaderegelingen, fusies en overnames.
Hoe leg je de resultaten vast?
De notulen van een executive meeting worden bijgehouden, tenzij dit nadrukkelijk anders staat aangegeven. De belangrijkste discussiepunten en genomen beslissingen worden in grote lijnen genoteerd en apart bewaard van de gewone vergadernotulen. Alleen leden die de besloten vergadering hebben bijgewoond krijgen toegang tot het vergaderverslag.
Want to know more?
Do you have any additional questions about "Besloten sessies"? Speak to one of our consultants, we are here to help.
