Een bestuurspakket is een collectie van documenten en informatie, die relevant zijn voor een organisatie en haar bestuur. Het is in feite een informatiepakket met de belangrijkste bronnen, die bestuursleden kunnen gebruiken ter voorbereiding van meetings. In het Nederlands wordt een board book dan ook wel een bestuurspakket genoemd.
Een board book kan zowel geprint als digitaal zijn en kopieën worden voor een vergadering verstrekt aan het bestuur. Ze helpen een vergadering overzichtelijk te houden, doordat alle informatie die nodig is voor een meeting wordt verzameld in één document.
Onderdelen van een board book
Organisaties hebben vaak een standaard template voor een board book. En hoewel zo’n bestuurspakket alle relevante informatie moet bevatten, is het goed om een maximaal aantal pagina’s te hanteren. Denk aan 10 pagina’s voor een regulier board book en 20 voor speciale gelegenheden. Natuurlijk verschilt ook dit per organisatie.
Dit zijn de standaard onderdelen van een board book:
Agenda
Je kunt een agenda zien als een soort inhoudsopgave van de vergadering. Hierin staan de onderwerpen, problemen, actiepunten en andere zaken die tijdens de meeting aan bod moeten komen. Vaak bevat de agenda ook een tijdschema, zodat duidelijk is hoeveel tijd er gereserveerd is voor ieder agendapunt om uitlopen te voorkomen.
Notulen
Notulen zijn een verslag van alles wat er is gebeurd tijdens een bestuursvergadering. In een board book moeten notulen worden opgenomen van de voorgaande vergadering. Zo kunnen directeuren deze doorlezen en goedkeuren, als ze een accurate weergave zijn van de voorgaande meeting natuurlijk.
Rapporten
Rapporten in de vorm van powerpoints, spreadsheets of grafieken, helpen bestuursleden om snel op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen. Denk aan recente veranderingen die zich hebben afgespeeld na de laatste bestuursvergadering. Rapporten zijn dus belangrijk om geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen en voor het ontwikkelen van strategische toekomstplannen.
Ondersteunende documenten
Extra documenten kunnen ter ondersteuning worden toegevoegd aan een board book. Dit kunnen allerlei soorten documenten zijn, van formulieren tot inhoudelijke artikelen of nieuwsberichten.
Want to know more?
Do you have any additional questions about "Board Book"? Speak to one of our consultants, we are here to help.
