Wat is een Determination Letter?

Een “determination letter” is een Amerikaans document om de belastingvrije status van een Amerikaanse organisatie aan te geven. Het wordt verstrekt door de Inland Revenue Service (IRS). Non-profit en andere liefdadigheidsorganisaties moeten deze brief aanvragen om te kunnen aantonen dat ze zijn vrijgesteld van belasting. 

In het Verenigd Koninkrijk verstrekt de HM Revenue & Customs of de Charities Commission de benodigde documentatie voor goedgekeurde non-profits. In Nederland kunnen instellingen een ANBI status aanvragen, wat staat voor een Algemeen Nut Beogende Instelling. In beide landen kunnen non-profit organisaties op deze manier profiteren van belastingvoordelen, subsidies, en meer. 

Doel van een determination letter

Een determination letter zorgt ervoor dat non-profit organisaties optimaal kunnen functioneren en dit zijn de belangrijkste aspecten van deze brief: 

• Wettelijke status

In het bezit zijn van een determination letter zorgt voor een wettelijke status. Deze status bevordert het vertrouwen onder donateurs die in de organisatie (willen) investeren. 

• Belasting besparen

Zonder een determination letter betalen Amerikaanse non-profit organisaties de volledige nationale inkomstenbelasting. Het document zorgt er dus voor dat een groter gedeelte van donaties kan worden ingezet voor hun missie. 

• Bewijs voor het aanvragen van subsidie

Een determination letter geeft een officiële vrijstelling aan, die kan worden gebruikt bij het aanvragen van subsidies. Vaak is het een van de vereiste criteria om in aanmerking te komen.

• Geeft donateurs de mogelijkheid om belastingaftrek te vorderen

Niet alleen de organisatie maar ook donateurs halen voordeel uit deze wettelijke status. Alle donateurs van een “officiële non-profit organisatie” kunnen namelijk hun donaties opgeven om een belastingvoordeel te ontvangen.

• Korting krijgen op bepaalde diensten

Veel bedrijven geven kortingen aan liefdadigheidsinstellingen met deze officiële status. Denk aan software producten en zakelijke lidmaatschappen.

Globale inhoud van een determination letter

Hieronder de zaken die in een standaard determination letter zijn opgenomen:  

• Naam van de organisatie

De naam van de organisatie moet uniek zijn en mag niet hetzelfde zijn als die van een doel dat al geregistreerd is. 

• Belasting identificatienummer

Hoewel het verkrijgen van deze status een organisatie vrijstelt van belastingen, ontvangen ze toch een eigen fiscaal identificatienummer.

• De effectieve datum van de vrijstelling

In de brief staat vermeld op welke datum de vrijstelling van de organisatie in werking treedt.

• Eventuele voorwaarden en beperkingen

Het kan voorkomen dat er bepaalde beperkingen worden opgelegd. De brief bevat zowel de noodzakelijke voorwaarden waaraan een organisatie moet voldoen om de belastingvrije status te verkrijgen en te behouden, evenals de eventuele beperkingen.

Stappen voor het verkrijgen van een determination letter

Onderstaande gegevens zijn noodzakelijk voordat je een determination letter kunt aanvragen:

• Kies een unieke naam, die past bij de non-profit organisatie.
• Registreer de organisatie om de officiële oprichting vast te leggen.
• Wijs gekwalificeerde personen aan om de raad van bestuur te vormen.
• Bereid de statuten voor en andere officiële documenten. 
• Vraag een belasting identificatienummer aan.