Wat is een Gedragscode?

Een gedragscode, of code of conduct, is een set van principes en waarden die worden opgesteld door de organisatie. Ze vormen de leidraad voor ethisch gedrag. Deze gedragscode verschilt per organisatie, waarin de individuele cultuur wordt weerspiegeld. 

Het doel

De gedragscode is als het ware de basis voor het nemen van ethische beslissingen en het is een belangrijk onderdeel binnen corporate governance. Het wordt door organisaties tevens ingezet als een middel om naar belanghebbenden te communiceren, aangezien ze zo een goed beeld krijgen van de integriteit van de organisatie. Een gedragscode dient de volgende doelen:  

• Het sturen van de onderlinge communicatie, voor een betere werksfeer
• Het versterken van de belangrijkste waarden van een organisatie
• Het garanderen van wettelijke en ethische naleving, voor het minimaliseren van risico’s 
• Het stellen van verwachtingen op een duidelijke manier, zodat werknemers weten hoe ze lastige situaties moeten aanpakken
• Het vormt de basis voor het oplossen van meningsverschillen en tegenstrijdige belangen
• Het bevordert de verantwoordelijkheid en een cultuur van continue ontwikkeling 

Belangrijke kenmerken

De belangrijkste elementen van een goede gedragscode bevatten:

Bestuursverantwoordelijkheden

Dit omvat de fiduciaire verantwoordelijkheden van de raad van bestuur, hun belangrijkste verplichtingen naar de organisatie, evenals hun rol in het naleven van de wet- en regelgeving. 

Ethische normen

De belangrijkste ethische normen zijn onpartijdigheid, integriteit en eerlijkheid. Het is van groot belang om deze principes helder te definiëren, voor een eerlijke omgang met alle werknemers. Evenals de inzet van de organisatie om zich aan deze ethische normen te houden. 

Naleving van voorschriften

Dit gedeelte toont het belang van het naleven van de toepasselijke wetten en regels. Onder meer door het benoemen van de manieren waarop onethisch gedrag en het schenden van de gedragscode worden aangepakt. 

Beleid inzake belangenverstrengeling

Maak duidelijk wat onder tegenstrijdige belangen valt en welke procedures er zijn om dit bekend te maken. Specificeer duidelijk welke stappen moeten worden genomen, als er sprake is van een belangenverstrengeling.

Vertrouwelijkheidsclausule

Hierin staat het belang van het beschermen van gevoelige informatie, zoals gegevens van klanten, handelsgeheimen, en meer. Voeg eveneens richtlijnen toe voor het respecteren van de privacy van werknemers. 

Gedrag tijdens meetings

Definieer hoe alle betrokkenen zich zouden moeten gedragen tijdens vergaderingen. Benadruk wat de juiste vergader etiquette is, inclusief de geheimhoudingsplicht en een opbouwende manier van communiceren.

Schending en handhaving

In de gedragscode van de organisatie moet ook staan wat er gebeurt als een betrokkene deze regels heeft geschonden Zorg dat er een manier is om klokkenluiders te beschermen, waardoor werknemers en andere betrokkenen zich durven uit te spreken. 

Rol in risicomanagement 

Een goede gedragscode helpt bij het identificeren en het mitigeren van gedrag dat de reputatie van de organisatie kan schenden. Als de normen en verwachtingen op het gebied van ethiek duidelijk worden overgebracht, is de kans op overtredingen kleiner. Benadruk ook hoe belangrijk de naleving van de gedragscode is, waardoor het aantal schendingen behoorlijk in aantal zal dalen.