Notulen zijn gedetailleerde schriftelijke aantekeningen die gemaakt worden tijdens officiële bedrijfsvergaderingen. Deze aantekeningen beschrijven alles wat er tijdens vergaderingen gebeurt. Dit omvat de belangrijkste besproken kwesties, genomen beslissingen en acties, en ingediende of gestemde moties. Deze aantekeningen moeten goed gestructureerd en formeel geschreven zijn, zodat ze naderhand met de deelnemers van de vergadering gedeeld kunnen worden.
In informele settings kunnen notulen de leden voorzien van een verslag dat gebruikt kan worden voor toekomstige referentie. In formele vergaderingen worden deze notulen beschouwd als juridische documenten en worden ze gearchiveerd. Voor het houden van de vergadering moet een lid worden gekozen om de notulen te maken. Het is belangrijk om de juiste persoon te kiezen die kan bepalen welke informatie essentieel is om op te nemen en wat weg te laten. De geselecteerde persoon, meestal de secretaris van de onderneming, is verantwoordelijk voor het geven van een nauwkeurig verslag van wat er in de vergadering is gebeurd.
Inhoud van notulen
De inhoud van notulen verschilt afhankelijk van het type vergadering. Elke vergadering vereist een reeks vooraf gespecificeerde elementen die in het verslag moeten worden opgenomen. Daarom moet de secretaris, voordat zij notulen schrijft, onderscheiden welk type informatie zij moet vastleggen om complicaties te vermijden.
De inhoud van notulen omvat doorgaans:
De datum en starttijd van de vergadering
De locatie (indien nodig)
Het doel van de vergadering
De namen van alle aanwezigen en de afwezige leden
Eventuele wijzigingen in het document van de vorige vergadering (of acceptatie)
De agendapunten van de vergadering
De genomen besluiten met betrekking tot elk agendapunt en de namen van degenen die ze hebben genomen
De actiepunten, inclusief de reden, de persoon aan wie ze zijn toegewezen, de voltooiingsdatum en de beschrijving
De besloten datum en tijd van de volgende vergadering
Formaten van notulen
Notulen hebben drie formaten die gebruikt kunnen worden afhankelijk van de aard van de vergadering:
Discussienotulen: Deze notulen zijn een verslag van de bereikte besluiten en de genomen acties tijdens de vergadering. Discussienotulen documenteren ook de kern van de discussies die leiden tot die besluiten.
Actienotulen: Dit type vergaderverslag bevat vergelijkbare inhoud als discussienotulen, maar bevat niet de discussies achter de besluiten.
Woordelijke notulen: Dit document van de vergadernotulen bevat de details van elke genomen beslissing. Het is een verslag van elk woord dat tijdens een vergadering is gezegd en door wie.
Want to know more?
Do you have any additional questions about "Notulen"? Speak to one of our consultants, we are here to help.
