Wat is de Opening van de vergadering?

In de meeste vergaderingen staan er veel onderwerpen op de agenda die binnen een beperkt tijdsbestek moeten worden behandeld. Daarom is het belangrijk om formeel te zijn en de bestuursleden gefocust te houden op de aan de orde zijnde zaken. Daarom wordt een opening van de vergadering gebruikt om het officiële begin van een bestuursvergadering aan te duiden. De voorzitter van de raad van bestuur is doorgaans verantwoordelijk voor het openen van de vergadering. Zij kunnen direct zeggen: 'Ik verklaar hierbij de vergadering voor geopend', of een vergelijkbare zin om het begin van de vergadering aan te geven.

Het is belangrijk dat wanneer een vergadering wordt geopend, het verantwoordelijke lid zich bewust is van wie aanwezig is en wie niet. Dit is van vitaal belang in het geval dat er wijzigingen moeten worden aangebracht in de agenda van de vergadering op basis van de afwezigen of als de vergadering volledig moet worden afgezegd.

Procedure voor het openen van een vergadering

Hier is de juiste procedure die moet worden uitgevoerd voor het openen van een vergadering:

1. Voordat de vergadering wordt geopend, moet de voorzitter van de raad controleren of er een quorum (minimaal aantal bestuursleden dat aanwezig moet zijn om zaken te kunnen doen) aanwezig is. Als het quorum niet bij de vergadering aanwezig is, kan het geschikt zijn om een motie tot schorsing of pauze in te dienen.
2. Wanneer het tijd is voor het begin van de vergadering, moet het geselecteerde lid dat de vergadering zal leiden, deze openen. Dit is de voorzitter van de raad. In sommige gevallen kan dit ook de CEO van de organisatie zijn.
3. Hierbij dient de voorzitter te gaan staan en te zeggen: 'Ik verklaar hierbij de vergadering voor geopend', of een vergelijkbare zin met een gezaghebbende, krachtige stem. Van de voorzitter wordt verwacht dat hij of zij een begroeting en de huidige tijd en datum in de opening opneemt.
4. In sommige gevallen kan na de opening een hamer worden gebruikt om het begin van de vergadering aan te duiden. Twee tikken geven aan dat de vergadering wordt geopend.
5. Na de opening moet de voorzitter enkele seconden wachten tot er stilte heerst.
6. Vervolgens wordt de bedrijfssecretaris gevraagd de presentielijst op te nemen om de aanwezigen te documenteren en de vergadering te laten beginnen.

Opening van de vergadering vs Agenda van de vergadering

• Een opening van de vergadering duidt het begin van de vergadering aan. Het voorzittende lid van de raad moet de vergadering openen na bevestiging van de aanwezigheid van het quorum.
• De agenda van de vergadering is de gespecificeerde uiteenzetting van de agendapunten van de vergadering en specificeert de volgorde waarin bepaalde activiteiten/beleid/kwesties besproken dienen te worden.