Wat zijn statuten?

Statuten zijn een reeks interne regels binnen een organisatie die helpen bepalen hoe deze moet functioneren. Deze regels verduidelijken de rollen van verschillende personen en geven structuur aan het bedrijf.

Statuten worden uiteengezet in een formeel document dat later wordt aangenomen door de raad van bestuur. Ze vermelden kort de hiërarchie van de organisatie en de procedures voor stemmen en besluitvorming op bestuursniveau. Statuten zijn er om ervoor te zorgen dat, zelfs bij veranderingen, het bedrijf functioneert op een solide basis van consistente processen.

Inhoud van statuten

Statuten specificeren het doel en de structuur van een organisatie. Hier zijn de kerncomponenten van statuten:

Organisatiestructuur

De managementstructuur en het proces voor het invullen van een vacature op hoog niveau worden altijd gedefinieerd in de bedrijfsstatuten.

• Raad van bestuur Belangrijke informatie over de raad van bestuur wordt gespecificeerd, inclusief de taken, autoriteit, wie als lid kan dienen en het proces voor het kiezen van een voorzitter.
• Functionarissen De statuten specificeren de functionarissen als de belangrijkste executives verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Ze omvatten ook de regels voor het kiezen van functionarissen.

Bestuursvergaderingen

Dit onderdeel stelt de regels voor het oproepen, plannen en uitvoeren van bestuursvergaderingen.

• Aandeelhoudersvergaderingen Dit onderdeel geeft aan wanneer aandeelhoudersvergaderingen moeten worden gehouden en hoe investeerders van deze vergaderingen op de hoogte moeten worden gesteld.
• Stemprocedures Dit onderdeel verklaart de stemrechten van bestuursleden en de aandeelhouders van het bedrijf.
• Quorum Bedrijfsstatuten specificeren vaak dat een quorum vereist is om te stemmen bij aandeelhouders- en bestuursvergaderingen. Wat een quorum vormt, verschilt per organisatie.
• Meerderheidsstem Statuten geven ook aan hoe te handelen bij afwezigheid van een quorum. In sommige gevallen zal een eenvoudige meerderheid van de aanwezige leden een quorum vormen.
• Taken en verantwoordelijkheden De taken van bestuursleden en functionarissen worden gespecificeerd in dit onderdeel van de statuten.
• Wijzigingsprocedure Het is belangrijk om dit onderdeel in de statuten op te nemen om het proces voor het aanbrengen van wijzigingen daarin te specificeren.

Aanneming en handhaving van statuten

Nadat het bedrijf zijn statuten heeft opgesteld, heeft de raad van bestuur de optie om deze te accepteren of te wijzigen.

• Het aannemingsproces: Het bestuur houdt de eerste vergadering om de statuten aan te nemen door te stemmen.
• Het wijzigingsproces: Leden kunnen een wijzigingsvoorstel indienen. Het bestuur stemt over elk voorgesteld amendement, waarbij de suggestie wordt geaccepteerd of afgewezen.
• Handhaving: Statuten worden gehandhaafd door de raad van bestuur. In geval van een overtreding kan het juridische stappen ondernemen tegen de persoon of personen verantwoordelijk voor de overtreding.