De gemeenteraad is het overheidsorgaan dat het dichtste bij de burgers staat. Elke dag nemen zij beslissingen over onderwerpen als huisvesting, onderwijs, sociale zorg of transport. Allemaal zaken die direct impact hebben op het dagelijkse leven van de mensen in hun gemeente. Daarom is het belangrijk dat de gemeenteraadsvergaderingen zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen. Om het vergaderproces te stroomlijnen, geven we je in dit artikel een sjabloon voor een agenda voor gemeenteraadsvergaderingen en laten we je een aantal best practices zien die de besluitvorming vergemakkelijken.
Gemeenteraden moeten bereid zijn om op een transparante wijze beslissingen te nemen. Een duidelijke vergaderagenda is een goede manier om vertrouwen te wekken in het lokale bestuursproces.
Het belang van een goed opgezette vergaderagenda
Een goed opgezette vergaderagenda draagt bij aan efficiënt vergaderen, en leidt daarmee tot beslissingen waarmee burgers het meest gebaat zijn. De agenda:
- zet een route uit voor de bijeenkomst. Het zorgt dat je niet blijft hangen in éé’n onderwerp en dat alle belangrijke onderwerpen binnen de gestelde tijd behandeld worden.
- helpt om de meest dringende zaken te prioriteren.
- geeft de voorzitter tijdsblokken voor elk onderwerp.
- informeert deelnemers over de onderwerpen die ze voorafgaand aan de vergadering moeten onderzoeken, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden.
- brengt focus aan met betrekking tot de doelstellingen van de vergadering.
De agenda is een belangrijk onderdeel, zowel in de voorbereiding als tijdens de vergadering zelf. Met een duidelijke agenda geef je de raadsleden de handvatten die ze nodig hebben om goed te besturen.
De onderdelen van een gemeenteraadsagenda
Een vergaderagenda moet minimaal de volgende onderdelen bevatten om een goed gestructureerde vergadering te garanderen.
| Onderdeel | Uitleg |
|---|---|
| Datum, tijd, locatie en soort vergadering | Deze basisinformatie is nodig zodat iedereen weet waar ze moeten zijn, wanneer en waarom ze aanwezig moeten zijn. |
| Actuele zaken en vaste onderdelen | Dit omvat de zaken die op dat moment relevant zijn en de vaste vergaderonderdelen. Zij bepalen het verloop van de vergadering. Van de vereiste onderdelen tot de specifieke onderwerpen die inhoudelijk worden besproken, tot de juiste manier van afsluiten. |
| Openen van de vergadering | Dit geeft aan wanneer de vergadering van start gaat. De voorzitter begint de vergadering op het tijdstip dat vermeld staat in de agenda. |
| Goedkeuren van de notulen | Idealiter heb je de notulen van de vorige vergadering al vooraf rondgedeeld, en is dit slechts een formaliteit. |
| Deelname en inspraak van burgers | Hoewel het niet altijd verplicht is om burgers inspraak te geven, kan het wenselijk zijn om kiezers te betrekken bij het werk van de gemeenteraad. Voeg dit onderdeel toe aan de agenda als je tijd wilt vrijmaken voor feedback van burgers. |
| Speciale acties of aankondigingen | Dit zijn tijdgebonden of tijdgevoelige acties die naast de gebruikelijke zaken in een vergadering moeten worden behandeld. |
| Onafgeronde zaken | Zaken die eerder zijn uitgesteld of waar op dat moment geen tijd voor was, voeg je nu toe als agendapunt voor de vergadering. |
| Schorsing | Het laatste punt op de agenda is de schorsing waarmee de voorzitter de vergadering officieel afsluit. |
Voorbeelden van sjablonen voor vergaderagenda’s voor de gemeenteraad
Er is niet een enkele manier om een gemeenteraadsvergadering op te zetten, maar de elementen die we hierboven noemde, komen over het algemeen in elke vergadering terug. Bijna alle gemeenteraden publiceren hun agenda online. Ook daaruit kun je opmaken hoe andere gemeenteraden hun vergaderingen structureren.
Kijk hier bijvoorbeeld voor de agenda’s van de gemeente Amsterdam en Zwolle.
Hoe stel je een agenda op voor een raadsvergadering?
Als je een raadsvergadering plant, kun je gebruik maken van het onderstaande stappenplan.
1. Bepaal de vergaderdoelstellingen en uitkomsten
Alleen door vooraf doelstellingen en resultaten voor de vergadering vast te stellen, kun je de focus aanbrengen om deze te realiseren (zie ook stap 5). Raadsvergaderingen hebben een paar gemeenschappelijke doelstellingen. Hoe je agenda eruitziet, wordt mede bepaald door welke doelstelling(en) je nastreeft.
Het begint allemaal met het doel van de bijeenkomst. Dit kan bijvoorbeeld zijn om: problemen op te lossen, beslissingen te nemen, informatie te delen, informatie in te winnen of instructies en training te geven. Als je eenmaal hebt bepaald in welke categorie de vergadering valt, dan kun je beginnen met het opstellen van de agenda en de punten die nodig zijn om de doelstelling te realiseren.
Zonder doelstellingen heeft de vergadering geen duidelijke richting.
2. Identificeer de deelnemers en hun rollen
Sommige vergaderingen vereisen iedereens aanwezigheid, terwijl voor andere alleen leden van bepaalde commissies nodig zijn. Een belangrijke taak voor elke vergadering is uit te zoeken wie erbij moet zijn en wat hun rol is in de vergadering.
Als er gestemd moet worden over een specifiek onderwerp, is het zinvol om raadsleden met kennis op dat gebied uit te nodigen, om hun expertise in te zetten in het debat.
Alle aanwezigen moet weten wat er van hen wordt verlangd in de vergadering en waarom ze erbij aanwezig zijn.
3. Goedkeuren van de notulen van de vorige vergadering
Effectief de vergadertijd invullen heeft voor iedereen voordelen. Door de notulen van de vorige vergadering al voor de volgende vergadering te laten goedkeuren, bespaar je tijd die je vervolgens kan besteden aan productieve discussies en debatten.
Via het vergaderportaal van iBabs kan je als secretaris de notulen delen met alle leden. Op elk moment en op elk gewenst apparaat. De gemeenteraadsleden kunnen vervolgens wijzigingen voorstellen of de notulen goedkeuren in de app. En dat bespaart tijd in de volgende vergadering!
4. Maak een lijst van alle agendapunten en wijs voor elk een tijdslot toe
Als je je doelstellingen kent, kun je deze als agendapunt toevoegen. Daarna bepaal je hoeveel tijd je aan de afzonderlijke items wilt besteden. Houd hierbij rekening met de totaal beschikbare tijd en wees realistisch wat je in die tijd kunt bereiken.
5. Prioriteer agendapunten
Bekijk nu de punten die je op de agenda hebt gezet en bedenk welke het belangrijkst zijn om de doelstellingen te behalen. Plaats deze aan het begin van de vergadering. Op die manier weet je zeker dat het belangrijkste is besproken als niet alles behandeld kan worden vanwege tijdsgebrek.
6. Wijs voor elk agendapunt een verantwoordelijke aan
Elk agendapunt heeft een eigenaar nodig. Soms is dat de voorzitter, maar het kan ook een deskundige over dat specifieke onderwerp zijn. Als deelnemers vooraf weten wat hun rol is in de vergadering dan kunnen zij zich beter voorbereiden, waardoor de vergadering soepeler verloopt.
Tijdens de vergadering
Er zijn acties waarmee je het meeste uit het proces haalt, zowel voor de aanwezigen als voor de burgers die je vertegenwoordigt.
1. Stimuleer deelname en discussie
Het is de taak van de voorzitter om te zorgen dat alle voors en tegens in een debat worden gehoord. Hij/zij kan dit stimuleren door de discussie tussen raadsleden aan te moedigen. Naast voldoende ruimte geven voor feedback, kan de voorzitter vragen stellen aan raadsleden die nog niks hebben gezegd in het debat. De raad is een betere vertegenwoordiging van alle leden als iedereen zich uitspreekt tijdens vergaderingen.
2. Focus op de doelstelling
Debatten dwalen soms af van het onderwerp waarover het zou moeten gaan. Een effectieve voorzitter zal dit bewust proberen te voorkomen en de discussie steeds terugbrengen naar het betreffende agendapunt. Op zo’n manier dat de vergadering steeds gericht is op de doelstellingen.
3. Laat burgers participeren
Gemeenteraadsvergaderingen zijn grotendeels openbaar en aangezien ze beslissingen nemen die van invloed zijn op de burgers, is het ook niet meer dan logisch dat je burgers toestaat om deel te nemen aan de vergadering. Hiermee creëer je de benodigde transparantie en leg je verantwoording af die de kiezers verwachten van hun volksvertegenwoordigers. Bovendien hoor je ook andere standpunten die anders mogelijk niet gehoord zouden worden.
Conclusie
Voorbereiding is essentieel als het gaat om het creëren van een effectief agendasjabloon voor gemeenteraden. Dat je de agenda vooraf distribueert, deelnemers uitnodigt om deze aan te passen en aan te vullen, is belangrijk om de vergadering zelf zo soepel mogelijk te laten verlopen.
De vergaderportaal van iBabs maakt dit eenvoudig omdat je de agenda en andere belangrijke documenten in de cloud kunt opslaan. Zodra iemand een wijziging aanbrengt, hebben alle leden direct een bijgewerkte exemplaar op hun apparaat. Vraag een iBabs demo aan en ontdek zelf hoe het jullie proces van raadsvergaderingen vereenvoudigt en stroomlijnt.
