De prestaties van bestuursleden liggen steeds meer onder een vergrootglas, en dat wordt bevestigd door de resultaten van PwC's jaarlijkse Corporate Directors-enquête uit 2022. Hieruit blijkt dat 48% van de bestuurders vindt dat één of meer van hun collega's in het bestuur vervangen zouden moeten worden. Daarnaast beveelt 19% aan om twee of meer van hun collega-bestuursleden te vervangen.
Een van de belangrijkste drijfveren voor positieve bestuursprestaties is betrokkenheid. Zorg ervoor dat je bestuurders zich volledig inzetten bij het voorbereiden van vergaderingen, in de bestuurskamer en bij het opvolgen van acties. Het implementeren van een bestuursbetrokkenheidsplan schetst de stappen die je kunt nemen om je bestuurders gefocust te houden en de beste resultaten voor je organisatie te bereiken.
Dit artikel gaat in op het belang van bestuursbetrokkenheid, hoe je een plan kunt maken en ander advies om de betrokkenheid van bestuursleden te behouden.
Het belang van bestuursbetrokkenheid vandaag de dag
Besturen hebben altijd een hoge mate van verantwoordelijkheid gehad, en dat neemt alleen maar toe. Er zijn verschillende redenen waarom ze het zich niet kunnen veroorloven om niet-betrokken bestuurders te hebben in het huidige klimaat, waaronder:
De terugkerende dreiging van aandeelhoudersactivisme
Activistische campagnes namen af in de beginfase van de COVID-19-pandemie, omdat beleggers bedrijven de tijd en ruimte gaven om zich te hergroeperen. Echter, activisme is sindsdien weer toegenomen, en besturen moeten volledig betrokken zijn om zich voor te bereiden en deze aanvallen te beperken.
Toenemende wetgeving
Bedrijven worden geconfronteerd met meer regelgevende uitdagingen dan ooit tevoren, omdat wetgevers wereldwijd streven naar marktbescherming en een duurzamere toekomst. In de EU is de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) een van de recent geïntroduceerde wetten die veel werk zal opleveren, niet alleen voor compliance-teams maar ook voor besturen.
Deze toegenomen compliance-verplichtingen vereisen dat bestuurders de gevolgen van deze nieuwe wetten voor hun specifieke bedrijf begrijpen om te kunnen plannen hoe ze de bijbehorende risico's kunnen beperken.
Cyberbeveiligingsdreigingen
Naarmate meer medewerkers op afstand werken, het Internet of Things evolueert en criminelen geavanceerder worden, neemt het risico op cyberbeveiliging toe. Besturen moeten voorop lopen bij het planningsproces van het bedrijf om deze dreigingen te beperken. Ze moeten van alle leden eisen dat ze volledig betrokken zijn om financiële, reputatieschade en zelfs strafrechtelijke gevolgen van een cyberaanval te voorkomen.
Wat is een bestuursbetrokkenheidsplan?
Een bestuursbetrokkenheidsplan is een routekaart die uiteenzet hoe het bestuur zijn leden beter kan betrekken bij zijn werk. Het kan een reeks procedures of stappen bevatten die focus en toewijding van bestuurders aanmoedigen, zodat ze zich volledig inzetten voor hun werk binnen het bestuur.
Door een bestuursbetrokkenheidsplan te maken, formaliseer je je aanpak om ervoor te zorgen dat bestuurders volledig bijdragen aan alle aspecten van hun rol binnen het bestuur, van samenwerken en voorbereiden tussen vergaderingen tot actief deelnemen aan discussies in de bestuurskamer en het tijdig en naar beste kunnen voltooien van acties die uit de vergaderbesluiten voortvloeien.
Hoe maak je een bestuursbetrokkenheidsplan
1. Evalueer huidige betrokkenheidsniveaus
Eerst moet je snappen waar je bestuursleden nu staan qua betrokkenheid. Vraag ze hoe zij hun eigen inzet en die van hun collega's zien. Je kunt ook het dashboard van iBabs gebruiken om betrokkenheid te monitoren. Hier zie je bijvoorbeeld hoeveel uur ieder bestuurslid aan vergaderingen besteedt en hoeveel documenten ze lezen. Zo kun je probleemgebieden opmerken en aanpakken voordat bestuursleden afhaken.
2. Begrijp de bestuurssamenstelling
Een evenwichtige bestuurssamenstelling leidt tot gevarieerdere en uitdagendere discussies. Als je bestuur voornamelijk uit gelijkgestemde individuen bestaat, ontstaat er makkelijk een tunnelvisie. Meer diversiteit voegt verschillende denkwijzen toe, waardoor problemen vanuit meerdere hoeken benaderd kunnen worden. Dit verhoogt ook de betrokkenheid omdat bestuursleden hun standpunten moeten verdedigen en van elkaar kunnen leren.
3. Stel doelen voor bestuursbetrokkenheid
Op basis van je analyse kun je doelen stellen. Misschien wil je de vergaderopkomst verbeteren of de samenwerking tussen vergaderingen in stimuleren. Het kan zijn dat elke organisatie andere doelen heeft, maar zelfs in goed draaiende besturen valt nog winst te behalen. Bijvoorbeeld door notulen ruim voor de volgende vergadering te verspreiden zodat iedereen de tijd heeft om deze door te nemen.
4. Verzamel feedback en doe onderzoek
Vraag bestuursleden waar zij de prioriteiten zien liggen. Geef ze de ruimte om anoniem suggesties in te dienen. Dit helpt om een effectief betrokkenheidsplan op te stellen. Gebruik ook iBabs' Meeting Excellence Assessment Report om te zien hoe je vergaderingen efficiënter kunnen.
5. Voer je plan uit
Als je overtuigd bent dat je plan de huidige problemen aanpakt, is het tijd voor actie. Dat kan gaan om het herstructureren van de vergadervoorbereiding of het gebruik van een bestuursportaal om alles te centraliseren. Zorg ook voor trainingen, zodat iedereen snel up-to-date is met eventuele nieuwe software. Blijf ten slotte monitoren om te zorgen dat je op koers blijft om je doelen te behalen.
Tips om bestuursleden betrokken te houden
Zorg voor een uitzonderlijke onboarding
Een goede onboarding is cruciaal voor de betrokkenheid van bestuursleden. Zonder een solide introductie kunnen ze zich een buitenstaander voelen en is de kans kleiner dat ze zich inzetten. Een uitgebreide onboarding helpt hen hun rol en verantwoordelijkheden beter te begrijpen, en maakt ze een gewaardeerd deel van het team.
Stimuleer onderlinge communicatie
Goede communicatie is essentieel voor teambinding. Bestuursleden zijn misschien niet dagelijks op dezelfde locatie, maar regelmatige interactie bevordert het teamgevoel en de samenwerking. Gebruik een bestuursportaal waar iedereen toegang heeft tot documenten in de cloud, zoals de agenda en commissieverslagen. Hier kunnen ze informatie bewerken en bespreken, wat zorgt voor betere voorbereiding en momentum tijdens vergaderingen.
Organiseer informele evenementen
Door bestuursleden ook buiten de werkomgeving samen te brengen, gaan ze hun taken meer zien als een betekenisvolle rol in plaats van een minimale verplichting. Ze leren hun collega’s kennen en voelen zich deel van iets groters.
Creëer een inclusieve omgeving
Een inclusieve bestuurskamer stimuleert iedereen om hun stem te laten horen. De voorzitter moet in de gaten houden wie al gesproken heeft en wie niet, en de discussie sturen zodat een paar leden niet de overhand nemen. Alle meningen moeten worden gerespecteerd, zonder suggesties direct van tafel te vegen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen 'board engagement' en 'board involvement'?
Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar kennen subtiele verschillen:
| Board Engagement | Gaat over de actieve deelname van bestuursleden aan de organisatie. Dit gaat verder dan alleen aanwezig zijn bij vergaderingen. Betrokken bestuursleden zijn emotioneel en intellectueel gecommitteerd en dragen actief bij aan discussies en besluitvorming. |
| Board Involvement | Hierbij gaat het vooral om de aanwezigheid bij vergaderingen, deelname aan commissies of evenementen. Dit impliceert niet per se een diepgaande betrokkenheid. |
Hoe vaak moeten bestuursleden met elkaar in contact komen?
Dit hangt af van diverse factoren zoals de aard van de organisatie, de grootte en de industrie. Echter, hier een algemene richtlijn:
- Reguliere vergaderingen: Een basisvoorwaarde voor engagement.
- Jaarlijkse retraites: Ideaal voor diepgaande strategische planning.
- Speciale vergaderingen: Bij specifieke uitdagingen zijn extra bijeenkomsten nodig.
- Doorlopende communicatie: Cruciaal, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een bestuursportaal.
Wat zijn tekenen van slechte betrokkenheid van bestuursleden?
- Weinig deelname aan discussies
- Lage aanwezigheid bij vergaderingen
- Gebrek aan voorbereiding
- Geen opvolging geven aan taken
- Geen connectie met de missie van de organisatie
- Weerstand tegen nieuwe ideeën
- Te afhankelijk van het uitvoerend personeel
Conclusie
Jouw plan voor bestuursbetrokkenheid is essentieel om het volledige potentieel van het bestuur te benutten. iBabs helpt je de betrokkenheid te meten en workflows te creëren die participatie stimuleren. Vraag vandaag nog een demo aan om te ontdekken hoe iBabs je kan helpen.
