Het vinden van de juiste samenstelling binnen een bestuur is een behoorlijke uitdaging voor iedere organisatie. Het is echter wel een essentieel onderdeel, vooral vandaag de dag. Een investeringsmaatschappij van Abrdn zei hierover het volgende: “een gebalanceerde samenstelling stelt het bestuur in staat zich aan te passen aan de veranderende eisen van de zakelijke omgeving en zorgt ervoor dat het zijn rol kan vervullen in het stimuleren van duurzame bedrijfsprestaties."
Bedrijven en organisaties in heel Europa streven tegenwoordig naar meer diversiteit en inclusiviteit. De EU heeft hiervoor een vrouwenquotum ingevoerd, waarin staat dat in 2026 minimaal 40% van de niet-uitvoerende functies moet worden ingevuld door vrouwen. In Nederland moeten ook de 5.000 grootste bedrijven streefcijfers opstellen, om te zorgen voor een betere balans.
Diversiteit in de raad van bestuur gaat echter om meer dan alleen demografische gegevens. Het is bijvoorbeeld belangrijk om te begrijpen waar veranderingen het hardst nodig zijn en wie de beste kandidaten zijn om bepaalde functies te vervullen. Voor dit laatste moet zowel de ervaring, vaardigheden, kennis en andere eigenschappen worden meegenomen. Het vereist dus een robuuste strategie om een divers bestuur samen te stellen en de juiste matrix kan hierbij helpen.
In dit artikel leggen we uit wat een bestuurssamenstelling matrix is, hoe je zo’n tabel maakt voor jullie organisatie en hoe je deze kunt implementeren.
Wat is een bestuurssamenstelling matrix voor het bestuur?
Een matrix voor de samenstelling van het bestuur is een hulpmiddel voor het visualiseren van de ervaring, kennis, achtergrond en andere eigenschappen, zowel van huidige als toekomstige bestuursleden. Het is een handig hulpmiddel bij alle wervings- en opvolgingsprocedures. Dus ook voor het creëren van een divers en inclusief bestuur.
Hoe je een matrix creëert voor diversiteit
1. Evalueer de huidige bestuurssamenstelling
Om een bestuur samen te stellen dat in de toekomst een tastbaar positief verschil maakt, moet je weten hoe de samenstelling van het bestuur er op dit moment uitziet.
Evalueer de achtergronden en demografische gegevens van de directeuren en andere bestuursleden, waarbij je rekening moet houden met de verscheidenheid aan kennis die ze met zich meebrengen. Door een maatstaf op te stellen, is het makkelijker om erachter te komen welke groepen ondervertegenwoordigd zijn. Zoals een ondervertegenwoordiging van bijvoorbeeld een gender of etnische achtergrond, maar het kan ook gaan om een gebrek aan specifieke kennis van de sector.
2. Definieer de diversiteitsdoelen
Bedenk wat er nodig is om de diversiteit van het bestuur te verbeteren. Hoe kan bepaalde kennis en ervaring de organisatie helpen om hun doelen te bereiken? En wat voor middelen zijn hiervoor nodig, om dit zo effectief mogelijk te doen?
Als bijvoorbeeld de wet- en regelgevingen veranderen, is het nuttig om het inzicht van de raad in compliance gerelateerde onderwerpen te verbeteren. Maar als de organisatie een digitale transformatie doormaakt, is het beter om de IT-kennis binnen het bestuur te vergroten. Overweeg wat er nodig is voor toekomstige uitdagingen en hoe jullie deze als organisatie kunnen overwinnen.
3. Stel doelen op
Nu de benchmark voor de bestuurssamenstelling duidelijk is en jullie weten wat de juiste richting is voor de organisatie, is het tijd om doelen te stellen die het bestuur in goede banen leiden. Houd bij het stellen van deze doelstellingen de lange termijn doelen in het achterhoofd.
Gebruik voor het opstellen van specifieke en meetbare doelen het SMART-principe. Zorg ervoor dat deze doelen haalbaar zijn binnen een bepaalde periode. Zo creëer je namelijk momentum, dat ervoor zorgt dat iedereen ook daadwerkelijk naar deze doelstellingen toewerkt.
4. Ontwikkel de matrix
Zodra je weet welke aspecten belangrijk zijn voor de diversiteit binnen het bestuur, kun je een visuele bestuurssamenstelling matrix maken. Plaats de huidige bestuursleden bovenaan een tabel en voeg links de rijen toe die betrekking hebben op verschillende kenmerken, zoals vaardigheden, ervaring, kennis, achtergrond en meer.
Vink voor iedere directeur de gerelateerde vakjes aan; oftewel de aspecten die deze persoon met zich meebrengt. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, wordt het duidelijk welke gebieden meer aandacht verdienen.
De matrix helpt je om te visualiseren waar op moet worden gelet bij het werven van een nieuwe kandidaat. Als jullie iemand in gedachten hebben voor een bestuursfunctie kun je deze persoon aan de tabel toevoegen, om te zien welke gaten er worden opgevuld op het gebied van diversiteit.
Bekijk de voorbeelden hieronder om een beter beeld te krijgen.
5. Stel een wervingsstrategie en -beleid op
Stel een procedure op voor het vinden van de juiste kandidaten die de diversiteitsvereisten kunnen opvullen. Bedenk wat de beste plek is voor het plaatsen van vacatures en wat de beste manieren zijn voor het vinden van nieuw talent voor jullie bestuur. Zoek bijvoorbeeld contact met verschillende gemeenschappen en belangenbehartigende organisaties, om jullie te helpen bij het vinden van het juiste talent.
Zorg ervoor dat het wervingsbeleid helder en transparant is. Zodat het voor iedereen duidelijk is waarom de organisatie nieuwe bestuursleden op een andere manier wil werven.
6. Continue opvolging en evaluatie
Net zoals ieder proces dat geïmplementeerd is, is het belangrijk om de effectiviteit in de gaten te blijven houden. Controleer regelmatig of het een succesvol hulpmiddel is voor het creëren van een inclusiever bestuur, dat betere besluiten neemt.
Evalueer ook of de matrix de organisatie heeft geholpen om doelstellingen te bereiken en wat de kanttekeningen zijn. Werk de tabel indien nodig bij, door het toevoegen of weglaten van variabelen.
Voorbeelden van bestuurssamenstelling matrixen
| Ervaring als/met: | Directeur 1 | Directeur 2 | Directeur 3 | Directeur 4 | Directeur 5 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CEO | x | x | ||||
| CFO | x | x | x | |||
| Bestuurder | x | x | x | x | x | |
| Compliance/Ethiek | ||||||
| Wet- en regelgeving | x | x | x | |||
| Verloning/HR | x | x | ||||
| Financieel | x | x | x | x | ||
| M&A | x | x | x | x | ||
| Internationaal ondernemen | x | |||||
| Vaardigheden: | Directeur 1 | Directeur 2 | Directeur 3 | Directeur 4 | Directeur 5 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Leiderschap | 9 | 8 | 5 | 6 | 8 | |
| Communicatie | 5 | 9 | 8 | 6 | 7 | |
| Probleemoplossend vermogen | 7 | 9 | 8 | 7 | 8 | |
| Besluitvaardigheid | 9 | 7 | 9 | 8 | 7 | |
| Strategisch denken | 7 | 8 | 7 | 7 | 7 | |
| Demografische gegevens: | Directeur 1 | Directeur 2 | Directeur 3 | Directeur 4 | Directeur 5 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gender | Man | x | x | ||||
| Vrouw | x | x | |||||
| Non-binary | x | ||||||
| Anders dan voorgaande | |||||||
| Etnische achtergrond | Wit | x | x | x | |||
| BIPOC* | x | ||||||
| Aziatisch | |||||||
| Twee of meer etniciteiten | x | ||||||
| Handicap | x | ||||||
| LGBTQ+ | x | x | |||||
*Black, Indigenous, People of Color
Tips
- Zorg dat de doelstellingen duidelijk zijn
Hoe makkelijker het doel van de matrix te begrijpen is, hoe beter deze jullie zal helpen bij het vinden van de juiste bestuurssamenstelling. Met als bijkomend voordeel dat het dus ook leidt tot betere prestaties nadat er nieuw talent is aangenomen
- Voeg de belangrijkste eigenschappen toe en balanceer zachte en harde vaardigheden
De eigenschappen die onderdeel worden van jullie matrix, moeten zijn gebaseerd op de organisatie en de bijbehorende doelen. Zorg er wel voor dat ook vaardigheden, demografieën en persoonlijkheidskenmerken onderdeel zijn van de tabel. Aangezien deze drie eigenschappen van invloed zijn op hoe het bestuur in het geheel werkt. Een mix van harde en zachte eigenschappen geeft een beter beeld van datgene dat ieder individu het bestuur te bieden heeft.
- Zorg voor een heldere communicatie
De matrix beïnvloedt uiteindelijk alle belanghebbenden van het bestuur, dus het is belangrijk dat iedereen hiervan op de hoogte is en weet hoe dit hulpmiddel gebruikt kan worden om het bestuur samen te stellen. Ook directiekandidaten kunnen hiervan op de hoogte worden gebracht, zodat ze begrijpen wat er van hen wordt verwacht. De matrix kan dus zowel gebruikt worden tijdens bestuursevaluaties als selectieprocedures.
FAQ
Waar hangt de bestuurssamenstelling van af?
De bestuurssamenstelling hangt af van het vinden van de juiste kandidaten, die gaten kunnen opvullen met betrekking tot kennis of demografische gegevens. Hiervoor ligt de verantwoordelijkheid bij het wervingsteam en het benoemingscomité. Hiervoor is een pro-actieve houding noodzakelijk, om kandidaten te vinden die aansluiten op de huidige criteria.
Wat zijn de belangrijkste vaardigheden voor bestuursleden?
Er zijn meerdere vaardigheden die belangrijk zijn voor een succesvol bestuur en ervoor zorgen dat er goed doordachte beslissingen kunnen worden genomen op ieder vlak. Dit zijn er een aantal, die je kunt overwegen voor jullie bestuurssamenstelling matrix:
- Strategisch denken
- Financiële kennis
- Risicomanagement
- Leiderschap en besluitvaardigheid
- Branche-expertise
- Bestuurservaring
- Communicatieve vaardigheden
- Probleem-oplossend vermogen
- Flexibiliteit
Hoe kan technologie het bestuur verbeteren?
Technologie kan de communicatie verbeteren tussen bestuursleden, mede dankzij de mogelijkheden om online te kunnen converseren en samen te werken aan documenten. Daarnaast zorgt de juiste technologie ervoor dat de betrokkenheid kan worden geanalyseerd en dat actiepunten van vergaderingen kunnen worden opgevolgd.
Het veiligheidsaspect is een ander onderdeel waarmee een board portal het bestuur kan optimaliseren. Het zorgt namelijk voor een veilige online omgeving voor virtuele en hybride bestuursvergaderingen en de flexibiliteit van het platform resulteert in een betere aanwezigheid.
Conclusie
Een matrix voor de bestuurssamenstelling helpt het werven van nieuwe leden, die zorgen voor meer diversiteit binnen het bestuur. Evenals het toevoegen van specifieke vaardigheden, waar het bestuur behoefte aan heeft en die bijdragen aan een betere besluitvorming. Deze matrix is een visuele representatie van het huidige bestuur, zodat het duidelijk wordt wat er nodig is als er een vacature moet worden ingevuld.
Het board portal van iBabs helpt nieuwe directeuren, door te zorgen voor meerdere mogelijkheden om samen te werken met collega’s. Zowel voor, tijdens als na meetings. Vraag hier een demo aan voor jullie organisatie.
