Het is niet eenvoudig om de optimale bestuursgrootte te bepalen. Er moet onder meer rekening worden gehouden met de eisen die worden gesteld aan bestuursleden zelf, van vaardigheden tot de ervaring die ze met zich meebrengen. Plus het effect dat grotere besturen hebben op de dynamiek binnen de bestuurskamer.
Bij kleinere besturen is er vaak een gebrek aan tegenspraak, wat essentieel is bij het nemen van belangrijke beslissingen. Daarentegen is een te groot bestuur ook niet optimaal. Een onderzoek van Dirk Jenter, Thomas Schmid, Daniel Urban voor de London School of Economics heeft uitgewezen dat Duitse firma’s, die zich moeten houden aan bepaalde vereisten, nadeel ondervinden bij “extreem grote” besturen. Iets dat de prestaties naar beneden haalt, evenals de toegevoegde waarde die leden met zich meebrengen.
Toch zijn er ook een aantal zeer succesvolle voorbeelden van organisaties met een groot bestuursorgaan. Wat onder andere blijkt uit dit Harvard Business Onderzoek.
Er bestaat dus geen algemene ideale bestuursgrootte, die is dus echt afhankelijk van de unieke vereisten per organisatie. Dit artikel helpt je om de optimale bestuursgrootte voor jullie organisatie te vinden.
Waarom het vinden van de optimale bestuursgrootte zo belangrijk is
Het leidende principe voor besturen is dat het samengestelde team en de bijbehorende commissies de juiste mix hebben van vaardigheden, ervaring en kennis.
Voor een succesvol bestuur is het noodzakelijk om de zogenaamde “sweet spot” te vinden. Het aantal bestuursleden moet ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken voelt, maar dat er toch voldoende tegenspraak is om discussies op gang te brengen. Het is ook van belang dat er voldoende diversiteit is, zowel wat betreft ervaring als achtergrond. De bestuurskamer moet een constructieve maar productieve omgeving zijn en zowel de grootte van het bestuur als de wervingsprocessen dragen hieraan bij.
Hoe je achter de optimale bestuursgrootte komt
Bepaal het doel en de omvang van het bestuur
De overkoepelende verantwoordelijkheden van de raad van bestuur zijn het uitgangspunt voor het bepalen van de strategie en het monitoren van de implementatie. Daarbinnen moet de balans worden bepaald voor de bestuurlijke, adviserende en uitvoerende taken van de organisatie.
Het is belangrijk dat het bestuur op de hoogte is van de positie van de organisatie in de sector en de grootste risico’s die hierbij komen kijken. Daarbij moeten de wettelijke vereisten van de organisatie, de samenwerking met het management team en de verwachtingen van investeerders worden meegenomen.
Huidige en toekomstige behoeften in kaart brengen
Zodra er een duidelijk beeld is van de omvang van het bestuur, is het makkelijker om te bepalen welke expertise er nodig is om het uiteindelijke doel te behalen. Bedenk welke vaardigheden er in de huidige situatie nodig zijn om efficiënte vergaderingen te garanderen. Houd hierbij ook rekening met de toekomst en welke competenties niet mogen ontbreken om de organisatie te laten groeien.
Bijvoorbeeld: om valkuilen te vermijden heb je waarschijnlijk iemand nodig met voldoende financiële kennis, leden die bekend zijn met de ins-and-outs van de sector, juridische kenners en/of deskundigen op het gebied van cybersecurity. Kortom, experts die helpen om de bestuurders van de organisatie te begeleiden naar succes.
Houd rekening met wettelijke regels en eisen
Het is mogelijk dat de jurisdictie waarin jullie organisatie actief is, onderhevig is aan regels die betrekking hebben op de minimale en maximale grootte van het bestuur. Of dat er wetten zijn die aangeven wie verplicht aan het bestuur moet deelnemen, wat natuurlijk ook van invloed is op de uiteindelijke grootte.
- In Nederland moeten besturen van grote organisaties minimaal drie niet-uitvoerende bestuursleden bevatten, bovenop het aantal uitvoerende bestuursleden.
- In Duitsland zijn er dus regels die organisaties verplichten om minimaal 12 bestuurders en 16 bestuursleden aan te stellen, als er tussen de 2.000 tot 10.000 binnenlandse werknemers zijn. Bij grotere organisaties geldt er een verplicht aantal van 20 bestuurders.
- In Zuid-Afrika is een minimum van drie bestuurders verplicht. Waarbij het King III report van het land aanbeveelt dat het aantal niet-uitvoerende bestuurders groter moet zijn dan het aantal uitvoerende. Dit betekent dat het bestuur met een CEO, CFO en een COO vier of meer onafhankelijke bestuurders moet aanstellen en het totaal uitkomt op minimaal zeven.
- In de VK is er geen vaste richtlijn qua aantal, maar de UK Corporate Governance Code geeft het volgende aan: “Het bestuur moet groot genoeg zijn om de vereisten van de bedrijven te bewerkstelligen, zodat veranderingen binnen de samenstelling van het bestuur en zijn commissies kunnen doorgaan zonder onnodige onderbrekingen, maar het mag niet zo groot zijn dat het onhandelbaar wordt.”
Het kan voorkomen dat er ook bepalingen staan over de bestuursgrootte, in de statuten van de organisatie.
Evalueer de huidige bestuurssamenstelling
Als jullie organisatie momenteel een raad van bestuur heeft en een herevaluatie nodig is, dan moeten eerst een aantal factoren worden geëvalueerd voor het vinden van de optimale grootte.
Bekijk de vaardigheden die het bestuur al bezit en die elkaar overlappen. Bedenk vervolgens welke elementen moeten worden toegevoegd aan de bestaande mix. Dit helpt je om inzicht te krijgen in de toekomstige grootte van het bestuur.
Analyseer de huidige prestaties van het bestuur en hun vergaderingen met behulp van variabelen als aanwezigheid, het aantal geopende documenten en de algehele betrokkenheid van het bestuur.
Door de vergaderoplossing van iBabs te gebruiken is het eenvoudig om al deze data bij te houden. In het dashboard lees je namelijk precies op welke vlakken het team versterking kan gebruiken.
Houd rekening met diversiteit en inclusiviteit
Kritisch denken is een van de belangrijkste rollen van het bestuur en hier hoort het discussiëren van normen bij. Als het bestuur bestaat uit leden met eenzelfde achtergrond, dan is de diversiteit hoogstwaarschijnlijk ook een stuk lager. Besturen die bestaan uit mensen met diverse achtergronden en ervaringen kunnen behoorlijk wat extra’s toevoegen.
Als er bijvoorbeeld een probleem moet worden opgelost, dan zorgt een diverse bestuurskamer voor een grotere verscheidenheid aan oplossingen. Mede dankzij een rijkere discussie en verbeterd probleemoplossend denken. Meer dan wanneer alle leden het meteen al met elkaar eens zijn.
Veel jurisdicties leggen deze diversiteit van besturen vast in wet- en regelgevingen. Tegen 2026 moet volgens de Europese Unie 40% van alle niet-uitvoerende bestuurders bestaan uit het ondervertegenwoordigde geslacht, en voor uitvoerende bestuurders dient dit 33% te zijn.
Het Nederlandse ingroeiquotum geeft aan dat de topfuncties van beursgenoteerde bedrijven minimaal voor een derde uit mannen en minimaal voor een derde uit vrouwen moet worden ingevuld. Dit principe gaat in bij het benoemen van een nieuw lid.
Hoe en wanneer het bestuur reorganiseren
Er zijn meerdere redenen voor het aanpassen van de grootte van het bestuur.
- Redenen om het bestuur te vergroten kunnen te maken hebben met een tekort aan vaardigheden en kennis. Bijvoorbeeld na een periode van groei, waardoor een burn-out of overbelasting op de loer ligt en een organisatie wettelijk verplicht is om dit te veranderen.
- Redenen om het aantal leden te verkleinen kunnen te maken hebben met het feit dat ze niet volledig begaan zijn met de werkzaamheden van het bestuur. Denk aan een verminderde aanwezig- of betrokkenheid. Of als het lastig is geworden om onderlinge banden aan te gaan, door het grote aantal individuen binnen het bestuur.
Om de grootte van een bestuur te wijzigen, is het soms nodig om de statuten van de organisatie aan te passen. Iets wat meestal een stemming vereist tijdens de jaarlijkse algemene vergadering. Het is aan te raden om te kiezen voor een richtlijn in plaats van specifieke aantallen voor de grootte van het bestuur. Als er dan een onverwachte of urgente situatie plaatsvindt in de toekomst, is er geen nieuwe wijziging nodig in de statuten.
Voor- en nadelen van kleine vs. grote besturen
| Bestuursgrootte | Voordelen | Nadelen |
| Groot bestuur | Het is makkelijker om de werkdruk te verdelen over meer leden, waardoor bestuurders minder snel overbelast raken. | Er is wellicht niet voldoende nuttig werk voor ieder lid, waardoor de betrokkenheid kan afnemen. |
| Het aangaan en het behouden van contacten met investeerders is minder zwaar, als de verantwoordelijkheid kan worden verdeeld over een groot aantal leden. | Het is moeilijker om hechte banden te ontwikkelen met collega’s en echte gesprekken te voeren. | |
| Een groot bestuur beschikt over meerdere perspectieven. | Er is een mogelijkheid tot het vormen van onderlinge groepen, die een gevaar kunnen vormen voor de collectieve samenwerking. | |
| Over het algemeen is er meer expertise aanwezig. | Er bestaat de kans dat de individuele verantwoordelijkheid verloren gaat. | |
| Klein bestuur | De communicatie binnen het bestuur zelf is makkelijker, evenals het vormen van sterke banden binnen een klein en hecht team. | De werkdruk kan teveel worden, als deze op de schouders terechtkomt van een klein aantal leden. |
| Individuele bestuurders hebben het gevoel dat ze echt bijdragen en dit maakt een wezenlijk verschil in de organisatie. | Het kost meer tijd om investeerders en aandeelhouders te ontmoeten, aangezien er minder leden zijn die deze taken op zich kunnen nemen. | |
| Discussies zijn korter en stemmen is makkelijker. | Er kan een tekort zijn op een bepaald vlak, denk aan specifieke kennis of ervaring. |
Veelvoorkomende misvattingen over de bestuursgrootte
- Mythe 1: Een groter aantal bestuursleden zorgt voor het nemen van betere beslissingen
Grotere besturen raken vaak verstrikt in lange gesprekken, waardoor het nemen van beslissingen lang duurt. Wat in het nadeel is van de efficiëntie van het bestuur.
- Mythe 2: Een kleiner bestuur is altijd efficiënter
Kleinere besturen krijgen meer gedaan, maar dit kan ook komen omdat ze de nodige tegenspraak missen. Het ontbreken van de “devil’s advocate”, die hen stimuleert om creatiever te denken bij het oplossen van problemen.
- Mythe 3: Er is een oplossing die voor iedere organisatie werkt
Geen twee organisaties of situaties zijn hetzelfde, en dit geldt ook voor besturen. Deze moet de individuele waarden van de organisatie weerspiegelen.
Veelgestelde vragen
Kan een optimale bestuursgrootte veranderen als een bedrijf evolueert?
Ja. Dit is mogelijk en zelfs zeer waarschijnlijk. Aangezien de optimale grootte afhankelijk is van verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, risicobeheer en vooruitzichten.
Zijn er minimale en maximale aantallen voor de bestuursgrootte?
Dit hangt af van de jurisdictie en de soort organisatie. Controleer de lokale wetgeving om achter de wettelijke parameters te komen voor de bestuurskamer van jullie organisatie.
Hoe om te gaan met weerstand bij het veranderen van de bestuursgrootte?
Een open en heldere communicatie is de beste manier om leden uitleg te geven over veranderingen. Het inschakelen van een derde partij kan helpen om te bemiddelen bij meningsverschillen.
Hoe vaak moet de grootte van een bestuur worden geëvalueerd?
Minimaal één keer per jaar. Of als er belangrijke veranderingen plaatsvinden, zoals een overname of verandering van strategie. Het monitoren van de effectiviteit van het bestuur is een waardevol hulpmiddel, zodra er wordt overwogen om het bestuur te veranderen.
Conclusie
De optimale grootte van de raad van bestuur hangt af van de organisatie en de bijbehorende positie in de sector. Daarnaast spelen de statuten en/of nationale wetgeving een rol. De juiste bestuursgrootte vinden en samenstellen is dus een uitdagende taak. Het wordt echter makkelijker als de doelstellingen van de organisatie en de mate van betrokkenheid binnen het bestuur helder zijn, evenals het analyseren van toekomstige risico's en kansen. Op deze manier kan de meest optimale bestuurssamenstelling worden gevonden.
Het maakt niet uit of een bestuur klein of groot is, communicatie leidt altijd tot productiviteit. De iBabs vergaderoplossing, ook wel board portal genoemd, helpt je om de communicatie onder bestuurders te stroomlijnen, ervoor te zorgen dat alle leden in het bezit zijn van de documenten die ze nodig hebben en voor het meten van de betrokkenheid. Registreer hier voor een gratis iBabs demo.
