Hoe je de optimale bestuursgrootte voor je organisatie bepaalt

Het bepalen van de optimale grootte van een bestuur voor een organisatie is een delicate balans. Bedrijven moeten de vereisten die zij aan bestuurders stellen overwegen, in termen van de reeks vaardigheden en ervaringen die zij bieden, met het effect dat grotere besturen zullen hebben op de dynamiek in de bestuurskamer.

Kleine besturen kunnen de tegengestelde stemmen missen die nodig zijn voor rigoureuze besluitvorming, maar een groot bestuur kan ook verre van optimaal zijn. Een studie door Dirk Jenter, Thomas Schmid, Daniel Urban voor de London School of Economics vond dat, voor Duitse bedrijven die onderworpen zijn aan vereisten voor de grootte van het bestuur, het hebben van "overmatig grote" besturen de prestaties en waarde die bestuurders produceren kan verminderen.

Dat gezegd hebbende, historisch gezien zijn er enkele zeer succesvolle bedrijven geweest met grote besturen, zoals blijkt uit de Harvard Business Review.

In wezen bestaat er niet zoiets als de ideale bestuursgrootte. Er is alleen de ideale bestuursgrootte voor een bepaalde organisatie, gebaseerd op haar unieke vereisten en situatie. Dit artikel zal je helpen om de optimalisatie van de bestuursgrootte voor je bedrijf te overwegen om uit te vinden wat werkt en de meest effectieve werking van je bestuurders te verzekeren.

Het belang van het vinden van een optimale bestuursgrootte

Het leidende principe voor besturen is dat het samengestelde team dat je bestuur en zijn commissies vormt, een combinatie van vaardigheden, ervaring en kennis moet hebben.

Om een succesvol bestuur te leiden, moet je de sweet spot vinden qua aantal bestuursleden zodat alle bestuurders betrokken blijven, dat er altijd tegenpunten zijn in discussies die helpen om kwesties robuuster te overwegen, dat er diversiteit van gedachten, ervaring en achtergrond is, en dat de bestuurskamer een constructieve en productieve omgeving is.

De grootte van je bestuur, evenals je wervingsprocessen, helpen je beide dit doel te bereiken voor je individuele set van omstandigheden.

Hoe de optimale bestuursgrootte te bepalen

Definieer het doel en de reikwijdte van het bestuur

De overkoepelende verantwoordelijkheden van het bestuur van bestuurders zijn het identificeren van de strategie van het bedrijf en het monitoren hoe die strategie wordt geïmplementeerd. Maar daarbinnen moet het beslissen hoe het zijn good governance, advies- en operationele taken in evenwicht brengt.

Hiervoor moeten bestuurders de unieke positie van het bedrijf begrijpen, inclusief de risico's die het meest relevant zijn voor zowel het bedrijf zelf als zijn sector. Verder moet je de regelgevende vereisten voor het bedrijf overwegen, de sterke en zwakke punten van het managementteam en wat investeerders van het bedrijf vereisen.

Beoordeel huidige en toekomstige behoeften

Zodra je duidelijk bent over de reikwijdte van het werk van het bestuur, wordt het gemakkelijker om de expertise te overwegen die je nodig hebt om aan die reikwijdte te voldoen. Denk na over de situatie zoals die is en welke vaardigheden je onmiddellijk nodig hebt om effectieve vergaderingen te waarborgen. Maar overweeg ook de toekomst en welke vaardigheden belangrijk zullen zijn naarmate de sector vordert en het bedrijf groeit.

Bijvoorbeeld, je hebt misschien een financieel expert nodig in het bestuur van bestuurders, enkele leden met diepgaande kennis van de industrie, juridische experts, cybersecurityadvies of iets anders dat je bestuurders zal helpen het bedrijf rond de potentiële valkuilen naar succes te leiden.

Overweeg wettelijke en regelgevende vereisten

Het kan zijn dat jouw rechtsgebied regels heeft over de maximale of minimale grootte die een bestuur kan hebben. Daarnaast kunnen er wetten zijn over wie in een bestuur moet zitten, wat ook enige invloed zal hebben op de uiteindelijke grootte van het bestuur.

  • In Duitsland, zoals eerder vermeld, vereisen de regels dat bedrijven met 2.000 tot 10.000 binnenlandse werknemers ten minste 12 bestuurders moeten hebben, 16 bestuursleden voor die met tussen de 10.000 en 20.000 werknemers, en 20 bestuurders voor grotere bedrijven.
  • In Zuid-Afrika moeten openbare bedrijven ten minste drie bestuurders hebben. Het King III-rapport van het land over corporate governance beveelt echter aan dat er meer niet-uitvoerende bestuurders dan executives zijn, wat betekent dat een bestuur met een CEO, CFO en COO vier of meer onafhankelijke bestuurders zou moeten aanstellen, waardoor de grootte op ten minste zeven in totaal komt.
  • In Nederland moeten grote bedrijven ten minste drie niet-uitvoerende bestuurders hebben naast de uitvoerende bestuursleden.
  • In het VK is er geen vast aantal, maar de UK Corporate Governance Code stelt: "Het bestuur moet van voldoende omvang zijn dat de vereisten van het bedrijf kunnen worden vervuld en dat wijzigingen in de samenstelling van het bestuur en die van zijn commissies kunnen worden beheerd zonder onnodige verstoring, en mag niet zo groot zijn dat het onhandelbaar wordt."

Er kunnen ook bepalingen over de bestuursgrootte in de statuten van je bedrijf zijn.

Evalueer de huidige samenstelling van het bestuur

Als je bedrijf momenteel een bestuur van bestuurders heeft en je de samenstelling ervan opnieuw wilt beoordelen, moet je een aantal factoren evalueren om de optimale grootte te vinden.

Overweeg de vaardigheden die het bestuur al bezit en waar vaardigheden overlappen. Denk na over die expertise-elementen die je aan de mix moet toevoegen, en dit zal je helpen inzicht te krijgen in hoe groot het bestuur moet zijn.

Analyseer de effectiviteit van je bestuur en zijn vergaderingen, met behulp van metrics zoals de aanwezigheid van leden, bijdrage, hoeveel documenten ze openen en hoe betrokken ze zijn bij het werk van het bestuur. Met behulp van het bestuursportaal van iBabs zal je dashboard je helpen deze gegevens bij te houden en je in staat stellen te zien waar je je team moet versterken.

Overweeg diversiteit en inclusie

Een essentiële rol van het bestuur is om kritisch na te denken en de waargenomen normen uit te dagen. Als je bestuursdirecteuren allemaal uit dezelfde achtergrond komen, is er waarschijnlijk minder diversiteit van gedachten dan wanneer besturen bestaan uit mensen met verschillende ervaringen die ze naar de tafel kunnen brengen.

Wanneer er een probleem te overwinnen is, hoe gevarieerder de aangeboden oplossingen, hoe rijker het debat, wat zorgt voor betere probleemoplossing dan wanneer leden in grote lijnen vanaf het begin akkoord zijn.

Veel rechtsgebieden creëren ook wetgeving over de diversiteit van besturen, met de Europese Unie die verklaart dat bedrijven tegen 2026 40% van het ondervertegenwoordigde geslacht onder de niet-uitvoerende bestuurders moeten hebben of 33% onder alle bestuurders. Het Parker Review Committee in het VK heeft doelen gesteld voor particuliere bedrijven om tegen 2027 ten minste één bestuurder van een etnische minderheid in het bestuur te hebben.

Hoe en wanneer je de grootte van je bestuur aanpast

Er zijn verschillende redenen waarom je zou kunnen kiezen om de grootte van je bestuur te wijzigen.

  • Redenen om het aantal bestuursleden te verhogen kunnen zijn vanwege een gebrek aan vaardigheden, na een periode van groei, je huidige bestuur loopt risico op uitputting door overwerk of als je wettelijk verplicht bent.
  • Redenen om de grootte van het bestuur te verkleinen kunnen zijn dat leden niet volledig bijdragen aan het werk van het bestuur vanwege slechte aanwezigheid of betrokkenheid, wanneer de enige taken van sommige bestuurders zijn om naar vergaderingen te komen, of wanneer het moeilijk is geworden om persoonlijke connecties tussen bestuursleden te maken als gevolg van het aantal personen in het bestuur.

Om de grootte van je bestuur te wijzigen, moet je mogelijk de statuten van het bedrijf aanpassen. Dit vereist meestal een stemming tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Het is raadzaam om een optimaal bereik in de statuten op te nemen in plaats van een specifiek aantal voor de grootte van je bestuur, aangezien elke onverwachte uitval of dringende werving in de toekomst zou betekenen dat je de statuten overtreedt.

Voordelen en nadelen van kleinere versus grotere besturen:

Grootte van het bestuurVoordelenNadelen
Grotere besturenMet meer leden in het bestuur is het gemakkelijker om de werklast te verdelen, zodat bestuurders niet overbelast rakenEr is mogelijk niet genoeg betekenisvol werk voor elk lid, wat ertoe kan leiden dat ze zich van het bestuur afkeren.
Relaties met investeerders en outreach worden minder belastend wanneer de verantwoordelijkheid onder vele leden wordt verdeeld.Het is moeilijker om sterke banden met collega's te ontwikkelen en zinvolle gesprekken te faciliteren.
Meer perspectieven worden vertegenwoordigd in een groot bestuur.Er is een mogelijkheid dat kliekjes en kerngroepen ontstaan, wat de samenwerkingsgeest van het bestuur ondermijnt.
Er is vaak meer expertise beschikbaar.Er is een gevaar voor verlies van individuele verantwoordelijkheid.
Kleinere besturenCommunicatie binnen het bestuur is gemakkelijker te voeren, aangezien een hecht team sterke banden kan vormen.De last van de werklast op de schouders van slechts een paar bestuurders kan zwaar zijn.
Individuele bestuurders voelen dat hun bijdrage zinvol is en een tastbaar verschil maakt voor het bedrijf.Het ontmoeten van investeerders en andere belanghebbenden neemt meer tijd in beslag van elk individu, aangezien er minder leden zijn om dergelijke evenementen bij te wonen.
Discussies zijn korter en stemmingen gebeuren sneller om beslissingen te nemen.Er kan een gebrek aan vertegenwoordiging zijn van bepaalde soorten expertise of ervaring.


Veelgestelde vragen

Kan de optimale bestuursgrootte veranderen naarmate het bedrijf zich ontwikkelt?

Ja, dat kan en zal waarschijnlijk veranderen op basis van verschillende factoren zoals bedrijfsgrootte, risicoperspectief en bedrijfsprestaties.

Zijn er wettelijke minimums of maximums voor bestuursgrootte?

Dit varieert afhankelijk van het rechtsgebied en het type organisatie. Controleer de lokale wetgeving om de vereisten voor jouw bestuur te begrijpen.

Hoe ga ik om met weerstand bij het veranderen van de bestuursgrootte?

Communiceer openlijk met leden en bied duidelijke rechtvaardigingen voor de verandering. Het inschakelen van een derde partij als mediator kan helpen bij meningsverschillen.

Hoe vaak moeten we onze bestuursgrootte herbeoordelen?

Minstens jaarlijks, of wanneer er significante veranderingen zijn in de organisatie, zoals fusies of strategische verschuivingen. Je moet de effectiviteit van je bestuur continu monitoren en overwegen of het aanpassen van de grootte een oplossing is voor het verbeteren van de bedrijfsprestaties.

Conclusie

De optimale bestuursgrootte hangt af van het bedrijf en waar het staat in zijn sector, evenals wat is voorgeschreven in de statuten of nationale wetgeving. Het juiste aantal bestuurders vinden is een uitdagende taak, maar door de doelstellingen van je organisatie en de mate van betrokkenheid binnen het bestuur te begrijpen, evenals toekomstige risico's en kansen te voorspellen, kun je het best gekwalificeerde bestuur selecteren om jouw organisatie vooruit te helpen.

Of je bestuur nu groot of klein is, communicatie is de sleutel tot productiviteit. Het iBabs board portal helpt je bij het stroomlijnen van de communicatie tussen bestuurders, zorgt ervoor dat iedereen op tijd de documenten heeft en meet de betrokkenheid van bestuurders, onder andere. Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.

Meer informatie

Datum:
24 januari 2024
Categorie:
Delen: