Het managen van een bestuur is een behoorlijke uitdaging, waarbij je te maken krijgt met verschillende mensen van allerlei leeftijden en met diverse achtergronden. Het gemiddelde bestuur in Frankrijk bestaat bijvoorbeeld uit 14 leden, gevolgd door Italië, Spanje en Zweden met 11 bestuursleden. De gemiddelde leeftijd van bestuursleden is respectievelijk 59, 58, 60 en 60.
Het gemiddelde bestuur bestaat dus uit een grote groep deskundigen, ieder met eigen meningen en standpunten. Een groep die ervan moet worden overtuigd om samen te werken als een team.
Op basis van deze gegevens en het feit dat het bestuur maar een paar keer per jaar samenkomt, zal de organisatie alles op alles moeten zetten om er samen sterker uit te komen. Waaronder het in twijfel trekken van eigen aannames, zodat de beste besluiten als groep kunnen worden genomen in het belang van de organisatie. Iets dat makkelijker wordt met deze best practices voor bestuursmanagement.
Dit artikel bevat bruikbare tips en adviezen die jullie kunnen helpen bij het creëren van een samenhangend en effectief bestuur.
De veranderende rol van de raad van bestuur
Vroeger hield de raad van bestuur zich vooral bezig met strategieën en risicobeheer. Tegenwoordig is dit takenpakket al aangevuld met het beheren en overzien van de financiële prestaties. Evenals een vooruitstrevende taak met betrekking tot ESG-onderwerpen (Environmental, Social en Governance), inclusief het streven naar duurzaamheid en overige niet-financiële prestaties.
Recente ontwikkelingen zorgen dus voor meer druk bij organisaties, om naast het nastreven van eigen belangen ook een positieve bijdrage te leveren aan de maatschappij. Dit is met inbegrip van de MeToo-beweging tegen seksueel grensoverschrijdend gedrag, het overlijden van de zwarte man George Floyd door het toedoen van een witte politieagent in Minneapolis (VS) en de daaropvolgende Black Lives Matter protesten, evenals de COVID-19 pandemie.
Compliance is een ander aspect dat zorgt voor een groter takenpakket. Wetgevers wereldwijd verhogen continu de regelgevingsdruk voor organisaties, als reactie op de digitalisering. Hierbij kun je denken aan de AVG, financiële crisissen (Marktmanipulatieverordening, miFID2, en meer) en andere marktverstorende invloeden.
Negen nuttige tips voor een beter bestuur
Stel een duidelijke bestuursstructuur vast
Een van de manieren om ervoor te zorgen dat een bestuur in harmonie samenwerkt, is door het vaststellen van een heldere structuur. Het is belangrijk dat taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld onder de leden. Zo is het makkelijker om een onderdeel eigen te maken, zowel individueel maar ook als onderdeel van het team.
Zorg er dus voor dat alle bestuursleden weten wat er van hen wordt verwacht. Dit geldt ook voor het voorbereiden van vergaderingen, het bijdragen tijdens vergaderingen en tenslotte het uitvoeren van bestuurswerkzaamheden na meetings.
Bij het vaststellen van de bestuursstructuur, is het ook belangrijk om te bepalen hoe commissies werken en wat hun rol is ten opzichte van de raad van bestuur. Hetzelfde geldt voor de functie van de voorzitter. Want als de bestuursstructuur helder is voor iedereen, leidt dit automatisch tot een efficiënter bestuur.
Zorg ervoor dat het bestuur en de CEO op één lijn zitten
Als de rollen van een groot aantal bestuursleden zijn vastgesteld, zal de bestuursstructuur al een stuk duidelijker zijn. De CEO heeft echter een volmacht van het bestuur nodig, om strategische doelen in werking te stellen. Als de CEO en het bestuur niet op één lijn zitten, zal dit het hele proces behoorlijk wat vertraging opleveren. Wat uiteraard niet ten goede komt aan het functioneren van de organisatie.
Doorlopende communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen in het belang handelt van de organisatie. Naast een goede onderlinge communicatie is het essentieel dat ook de benodigde bevoegdheden helder zijn bij alle betrokkenen.
Omarm diversiteit en inclusiviteit
Hoewel het in eerste instantie averechts klinkt, kan het introduceren van diversiteit en onderlinge verschillen in het bestuur een goede manier zijn om de werking van het bestuur als één geheel te bevorderen.
Het stimuleren van diversiteit en inclusiviteit speelt dus een grote rol bij het samenstellen van een bestuur. Zo zal er een grotere variëteit aan ervaring en kennis zijn, dan wanneer een raad van bestuur vooral bestaat uit personen van hetzelfde gender, achtergrond, leeftijd of etniciteit. Dit laatste zorgt namelijk voor een beperkt inzicht van de organisatie als onderdeel van de maatschappij.
Door het samenstellen van een divers bestuur, kunnen alle leden leren van elkaars ervaringen en kennis. Informatie waar ze anders niet eens aan zouden worden blootgesteld. Dit zorgt ervoor dat de raad van bestuur naar onderwerpen en problemen kan kijken vanuit verschillende invalshoeken en zo innovatieve beslissingen kan nemen.
Bevorder online communicatie en samenwerking
Samenwerking en communicatie zijn twee van de belangrijkste aspecten voor besturen, die goed geïnformeerde beslissingen willen nemen op de meest effectieve manier. Als bestuursleden ook tussen meetings door (op afstand) met collega’s kunnen discussiëren, zorgt dit uiteindelijk voor meer dynamiek tijdens vergaderingen zelf.
Online communicatie stroomlijnt tevens het proces voor het maken en goedkeuren van vergaderagenda’s en notulen, evenals het onderhouden van de onderlinge band tussen bestuursleden. Het gebruik van een board portal is een goede manier om bestuursleden op deze manier met elkaar in contact te brengen. Waarbij ze zelfs in de cloud kunnen samenwerken aan documenten.
Stroomlijn meetings
Betere communicatie zorgt er tevens voor dat vergaderingen soepeler verlopen, omdat veel zaken buiten de vergaderruimte om kunnen worden besproken of geregeld (via een board portal). Waardoor bestuursleden zich tijdens de vergadering echt kunnen bezighouden met de orde van de dag.
Hoe beter bestuurders elkaar kennen, hoe makkelijker het is om vergaderingen af te stemmen op hun behoeften. De voorzitter weet namelijk precies wie wat aanmoediging nodig heeft om te spreken en wie juist een beetje moet worden geremd. Het is ook makkelijker voor de voorzitter om de vergaderstructuur te bepalen die het beste werkt voor de raad van bestuur.
Een goede case-study die dit illustreert, is de Italiaanse investeringsmaatschappij Itago. Zij hebben ervoor gekozen om de verwarrende groepsmails gedag te zeggen. In plaats daarvan gebruiken ze een vergaderoplossing, waarin de vergaderonderwerpen ruimschoots van te voren worden vastgelegd. Dit heeft ervoor gezorgd dat bestuursleden nu goed voorbereid deelnemen aan bestuursvergaderingen.
Vaardigheden aanscherpen
In een bedrijfswereld die nooit stilstaat, zou de raad van bestuur dit ook niet moeten doen. Maar om dit te bereiken, zullen er regelmatig trainingen en lessen moeten worden gepland voor bestuursleden. Om erachter te komen waar bestuurders behoefte aan hebben, kunnen bestuursvergaderingen worden geëvalueerd.
Een andere manier die de bestuursvaardigheden aanscherpt, is het op de hoogte blijven van de huidige ontwikkelingen. Het is belangrijk dat alle bestuursleden weten welke zaken van invloed zijn op de organisatie en de sector, van trends tot nieuwe regelgevingen.
Stimuleer actieve betrokkenheid
Tijdens een vergadering moet de bestuursvoorzitter ervoor zorgen dat iedereen wordt gehoord en alle standpunten aan bod komen. Soms kan het gebeuren dat één of twee personen de overhand krijgen. Het is de taak van de voorzitter om dit soort situaties te vermijden en alle leden te stimuleren om bij te dragen aan de discussie. Aangezien dit de besluitvorming ten goede komt.
Toch is actieve betrokkenheid niet alleen belangrijk tijdens meetings. Het moet een onderdeel zijn van het gehele ecosysteem, van het opstellen van de agenda tot het uitvoeren van actiepunten. Als bestuursleden actief betrokken zijn tijdens het totale proces, zijn ze automatisch ook meer begaan bij de bestuurswerkzaamheden en dit zorgt voor een effectiever bestuur.
Bestuursleden verantwoordelijk houden
Verantwoording afleggen aan het bestuur is essentieel om ervoor te zorgen dat alle leden voldoende betrokken zijn bij de organisatie. Leden moeten verantwoordelijk worden gehouden voor hun acties en de besluiten die ze nemen, zowel door andere leden van het bestuur, werknemers, investeerders en overige belanghebbenden.
Transparant handelen, het accepteren van eventuele inschattingsfouten en verantwoording afleggen zijn allemaal belangrijke onderdelen van bestuursverantwoordelijkheid.
Als onderdeel van een verantwoordingscultuur moeten de prestaties van de raad van bestuur, de commissies en individuele leden regelmatig worden geëvalueerd, zodat ze zich blijven houden aan de strenge eisen die gepaard gaan met hun functie.
Vereenvoudig de opvolgingsplanning
Een goede raad van bestuur weet precies wat er hierna moet gebeuren. Zelfs met een krachtig, divers en effectief team, zal de benoemingscommissie er altijd voor moeten zorgen dat er bestuurskandidaten zijn die een functie kunnen overnemen. Het is essentieel dat een eventuele opvolging zo soepel mogelijk verloopt, zodat er zo min mogelijk tijd nodig is om een nieuwe CEO of bestuurslid op de hoogte te brengen.
Uiteindelijk zullen bestuursleden aftreden, omdat ze met pensioen gaan of omdat hun ambtstermijn ten einde komt. Een simpel maar effectief plan voor het identificeren, trainen en het begeleiden van nieuw talent zorgt voor een soepelere overgang.
De invloed van bestuursmanagement op prestaties
In een recent onderzoek heeft McKinsey geprobeerd om antwoord te vinden op de vraag of een goed beheerd bestuur van invloed is op de prestaties van een organisatie. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat: “Besturen met een betere dynamiek en processen, en besturen die hun kernactiviteiten effectiever uitvoeren, rapporteren sterkere financiële prestaties bij de bedrijven die ze ondersteunen”.
Het is een echte uitdaging om een bestuur succesvol te laten functioneren, zeker vanwege het steeds groter wordende pakket aan taken. Toch zien we bij organisaties die bestuursmanagement prioriteren, dat de dynamieken en processen soepeler verlopen. En dat een organisatie dus baat heeft bij deze efficiënte en effectieve vorm van leiderschap.
FAQ
Wat zijn de stappen voor het organiseren van een bestuursvergadering?
- Voorbereiding: Bepaal wat het doel van de vergadering is. Bereid een gedetailleerde vergaderagenda voor van de onderwerpen die moeten worden besproken. Stuur deze ruim van te voren naar alle bestuursleden
- Planning: Kies een datum, tijd en vergaderplek (fysiek, virtueel of hybride) en zorg voor alle benodigde technologieën en materialen
- Bijeenroepen: Begin de vergadering met een welkomstwoord en het doornemen van de agenda. Behandel de notulen van de voorgaande vergadering en bespreek eventuele actiepunten die moesten worden opgevolgd
- Discussie: Aan de hand van de agenda worden alle onderwerpen besproken. Moedig deelname aan en zorg ervoor dat alle leden de kans hebben om hun mening of suggesties te geven
- Besluitvorming: Houd stemmingen onder de leden voor het maken van belangrijke beslissingen. Leg deze stemuitslagen vast voor toekomstig gebruik
- Sluiting: Som de belangrijkste beslissingen en acties op, en plan een datum voor de volgende meeting
- Opvolging: Na de vergadering dienen de notulen tijdig te worden uitgedeeld, inclusief actiepunten en verantwoordelijkheden. Volg de voortgang hiervan op, totdat alle taken zijn afgerond
Hoe kan de effectiviteit van een bestuur worden gemeten?
Bestuurseffectiviteit kan worden gemeten door:
| Methode | Uitleg |
| Zelfevaluatie | Dit kan in de vorm van enquêtes of vragenlijsten die de prestaties van het bestuur evalueren met betrekking tot diverse onderwerpen |
| 360-graden feedback | Vraag betrokkenen om feedback over de prestaties van het bestuur |
| Prestatiecijfers | Gebruik KPI’s en andere maatstaven om de effectiviteit te meten. Van de aanwezigheid bij vergaderingen tot het behalen van strategische doelen |
| Externe evaluatie | Een externe adviseur heeft een objectieve kijk op de prestaties van het bestuur en kan verbeteringen aanbevelen |
Hoe moet een bestuur omgaan met onderlinge conflicten tussen leden?
- Stimuleer open communicatie: Spoor leden aan om hun zorgen openlijk uit te spreken en conflicten op een respectvolle manier aan te gaan
- Stel een beleid op voor het oplossen van conflicten: Implementeer een beleid dat stap voor stap beschrijft hoe een conflict moet worden aangepakt, inclusief bemiddeling of interventie indien nodig
- Schakel een neutrale bemiddelaar in: In het geval van een ernstig conflict, kan er worden overwogen om een neutrale derde partij in te schakelen om te bemiddelen
- Focus op gemeenschappelijke doelen: Herinner bestuursleden eraan dat ze een gezamenlijke missie hebben; het welzijn van de organisatie
Zorg voor trainingen: Voorzie trainingen die ingaan op het oplossen van conflictsituaties, zodat bestuursleden zijn uitgerust met de vaardigheden om conflicten op te lossen
Conclusie
We hopen dat deze best practices voor bestuursmanagement jullie helpen om een bestuur te creëren met een breed scala aan vaardigheden en ervaringen. Waarbij iedereen betrokken is bij de organisatie, zowel individueel maar ook als een unit voor het nemen van belangrijke beslissingen.
Het gebruik van het iBabs board portal helpt jullie bij het organiseren van bestuursvergaderingen en het verantwoordelijk houden van bestuursleden, door het bijhouden van hun acties, stemmen en andere indicatoren. Deze vergaderoplossing laat precies zien wie documenten opent en maakt het erg eenvoudig om actiepunten op te volgen, dankzij het ingebouwde systeem voor het beheren van taken. Vraag een iBabs demo aan om te ontdekken hoe onze board portal jullie organisatie kan helpen bij het maken van nog efficiëntere beslissingen.
