7 redenen waarom we zoveel tijd verspillen tijdens meetings

De meeste vergaderingen zijn zo lek als een mandje. Aan alle kanten verspillen we kostbare tijd, geld en energie. Dat kan beter! Maar dan moet je wel eerst weten wat de redenen zijn waarom het misgaat. We noemen er hier alvast zeven verspillers:

Wachten op laatkomers

Je kon het in ons vorige blogartikel al lezen. Laatkomers veroorzaken veel onrust en dat wordt alleen maar erger als de voorzitter ook nog eens op hen gaat wachten. Hierdoor beginnen vergaderingen steevast een kwartier te laat.

2. De klok negeren

Niet goed de tijd in de gaten houden. Logischerwijs volgt dit uit verspiller nummer 1. Want als je al te laat begint dan heb je waarschijnlijk onvoldoende tijd om alle agendapunten tijdig af te handelen en dus loopt de vergadering vanzelf uit.

3. Notulen herkauwen

Het is een akelige en tijdrovende gewoonte om de notulen van de vorige vergadering aan het begin van de vergadering nog eens te herkauwen. Hiermee beloon je deelnemers die onvoorbereid op een vergadering komen en verspil je de tijd van deelnemers die wel de notulen hebben gelezen.

4. Te veel mensen uitnodigen

Standaard hetzelfde groepje uitnodigen voor iedere vergadering draagt ook bij aan tijdverspilling. Nodig alleen die mensen uit die belangrijk zijn in het beslissingsproces of die anderzijds een waardevolle bijdrage leveren. Zo voorkom je dat mensen gapend aan tafel zitten of op hun telefoon spelen, ten teken dat ze hier eigenlijk niet horen te zijn.

5. Geen agenda

Geen agenda is navigeren zonder bakens. Een geslaagde vergadering begint met een duidelijke en afgebakende agenda. Hierin wordt punt per punt samengevat wat er tijdens de vergadering zal worden besproken en wie deelneemt en hoe lang elk punt mag duren. Kortom: de doelstellingen en de redenen voor de vergadering.

6. Standaardlengte aanhouden

De vergadering duurt altijd 30 minuten, een uur of anderhalf uur en nooit eens 27 minuten of 96 minuten. Waarom eigenlijk niet? En waarom hebben we de neiging om als de vergadering korter duurt dan gepland, de overgebleven tijd vol te praten. Zie je  hoe makkelijk tijdverspilling erin sluipt?

7. Geen actie- en besluitenlijst

Succesvolle vergaderingen resulteren in besluiten, maar een besluit moet wel uitgevoerd en bewaakt worden. Leg dus vast wie, wat, wanneer doet. Doe je dit niet dan wordt het actiepunt 'niemands verantwoordelijkheid'. Het gevolg is dat de to-do lijst bij de volgende vergadering weer op tafel komt, terwijl het allang afgehandeld had kunnen worden.

Dit zijn zo maar zeven redenen waarom we zoveel tijd, geld en energie verspillen in vergaderingen. Wil je nog meer verspillingen herkennen binnen jouw vergaderproces? Bekijk dan deze infographic en zorg dat je volgende meeting sneller en efficiënter verloopt.