Het ultieme sjabloon voor het vastleggen van directiebesluiten - iBabs

Het ultieme sjabloon voor het vastleggen van directiebesluiten

Het is belangrijk om de uitkomsten van directievergaderingen goed vast te leggen. Of de directie nu wekelijks vergadert of slechts een paar keer per jaar. Wat de directie besluit kan grote gevolgen hebben voor de toekomst van een bedrijf. Daarom is een directiebesluit een heel belangrijk document. Het is dus verstandig om een goed sjabloon te maken. Dit gebruik je vervolgens om dergelijke besluiten vast te leggen. Maar laten we bij het begin beginnen.

Wat is een directiebesluit? 

Een directiebesluit maakt deel uit van de notulen van de directievergadering. Het is een document waarin de besluiten en de stemmingen van de directie zorgvuldig worden vastgelegd. Dit officiële document wordt gebruikt om de rechtsgeldigheid van de beslissingen aan te tonen. In het besluit worden ook de taken en rollen van de directieleden uitgewerkt. Daarnaast dient het als bewijs dat de regels zijn nageleefd.  

In het VK moeten directiebesluiten bij de notulen bewaard worden. Minimaal tien jaar na de datum waarop het besluit werd genomen. Dit staat in de Companies Act 2006. Het is echter aan te bevelen om directiebesluiten nooit weg te doen. Hoe oud ze ook zijn. Wellicht ontstaat er in de toekomst twijfel over de beslissingen of de gevolgde procedures. Hiermee kan de directie altijd bewijzen dat ze te goeder trouw heeft gehandeld.   

Waarom heb je een sjabloon nodig voor het vastleggen van directiebesluiten? 

Een directiebesluit is een rechtsgeldig document. Daarom is het belangrijk dat het juist en volledig is. De inhoud ervan moet het besluit van de directie en de argumentatie correct weergeven. Daarom is het verstandig om een sjabloon te gebruiken. 

Bij het opstellen van het sjabloon kun je advies vragen aan een juridisch specialist. Die kan je vertellen welke informatie je erin op moet nemen. Vervolgens kun je het voor alle toekomstige directiebesluiten gebruiken. Je hoeft dan niet meer bang te zijn dat je iets belangrijks vergeet.  

Met een sjabloon leg je besluiten consequent op dezelfde manier vast. Zo kun je relevante documenten in de toekomst makkelijker terugvinden. 

Wanneer schrijf je een directiebesluit? 

Alle belangrijke directiebesluiten die van invloed zijn op het bedrijf, moeten schriftelijk worden vastgelegd. Zeker als er in de toekomst discussie over een stemming zou kunnen ontstaan. Het directiebesluit dient als bewijs van wat er in de vergadering is gebeurd. En van hoe de directie tot haar besluit gekomen is. Op de volgende momenten zijn schriftelijke directiebesluiten bijvoorbeeld nodig: 

  • De aankoop van intellectuele eigendomsrechten.
  • Het verstrekken van een lening aan een ander bedrijf.
  • Het uitbreiden van een bedrijf en overnames.
  • Reorganisaties.
  • Het bedrijfsmatig kopen van onroerend goed.
  • Het uitgeven van nieuwe aandelen.
  • Het aanstellen van nieuwe directieleden of commissarissen.

De rol van de directie bij het nemen van besluiten

De volledige directie blijft aansprakelijk voor de genomen beslissingen. Daarom is het belangrijk dat alle directieleden zich correct gedragen. Ook wanneer er een besluit wordt genomen tegen een individueel directielid. Zelfs dan moet hij of zij het besluit van de meerderheid aanvaarden. 

Het besluitformulier moet aantonen dat de directie de juiste procedures volgt. En dat ze oprecht het belang van het bedrijf voor ogen hebben. 

Soorten directiebesluiten

Er zijn grofweg drie soorten directiebesluiten: 

Soort directiebesluitWat erin staat
Regulier besluitHierbij gaat het om standaard beslissingen. Zo’n besluit wordt genomen als de meerderheid het ermee eens is. Bijvoorbeeld de aanstelling van een nieuwe commissaris. Of een wijziging van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.  
Bijzonder besluitHiervan is sprake als de structuur van het bedrijf wordt veranderd. Hieronder valt ook een naamswijziging of een wijziging van de statuten. Meestal is hierbij een bepaalde meerderheid vereist. Bijvoorbeeld minimaal 75%. 
Schriftelijk besluitSoms wordt een besluit niet tijdens een vergadering genomen. Het besluit wordt dan schriftelijk genomen. De bovenstaande regels over de vereiste meerderheid blijven van kracht. Het hangt er dus van af of het een regulier besluit betreft of een bijzonder besluit. Je kunt deze besluitvormingsprocedure in verschillende situaties gebruiken. Bijvoorbeeld als er snel een beslissing moet worden genomen. Of als het een ongecompliceerde zaak betreft. Dan hoeft er niet over gediscussieerd te worden. 

Wat neem je in een directiebesluit op?

Je directiebesluit moet een aantal belangrijke zaken altijd bevatten. De structuur ervan zou hierop moeten lijken: 

  • De datum en het nummer van het besluit. Hiermee kun je het in de toekomst makkelijker terugvinden. 
  • De naam van het bedrijf.
  • De titel van het besluit.
  • Een beschrijving van de verantwoordelijkheden van de directie.
  • Een beschrijving van het vraagstuk dat de directie gaat behandelen.
  • Het uiteindelijke besluit, waarin exact wordt beschreven wat de directie heeft gedaan.
  • De namen van de directieleden. Achter hun naam noteer je hoe ze hebben gestemd.
  • Handtekening en datum 

Download een gratis sjabloon voor het vastleggen van directiebesluiten

Klik hier om een gratis sjabloon te downloaden

Je kunt ook vergadersoftware zoals iBabs gebruiken. Hiermee vergemakkelijk je al je secretariële taken. Dus ook het opstellen van vergaderbesluiten. Dat werkt snel, efficiënt en, last but not least, veilig. Je kunt de besluiten in de cloud opslaan. Zo zijn ze altijd beschikbaar voor wie daarvoor geautoriseerd zijn. Directieleden kunnen besluiten digitaal ondertekenen. De documenten hoeven dus niet meer geprint en fysiek verspreid te worden. 

Tips voor het opstellen van een sjabloon

Misschien wil je voor jouw bedrijf een sjabloon opstellen om directiebesluiten vast te leggen. Houd dan de onderstaande adviezen in je achterhoofd. Zo ontwikkel je een effectief document.

  • Houd het zo beknopt mogelijk. Vermeld niet meer details dan nodig is. Beschrijf alleen het probleem en de gekozen oplossing. Natuurlijk moet je ook aan de administratieve voorwaarden voldoen. Denk bijvoorbeeld aan de ondertekening. 
  • Duidelijkheid is essentieel. Zorg ervoor dat duidelijk is wat de directie heeft besloten en waarom. Mogelijk wil later iemand meer weten over de gedachtegang achter de genomen beslissing. Dan geeft dit document je de benodigde achtergrondinformatie. 
  • Formuleer zakelijk. Dit is een rechtsgeldig document en moet ook als zodanig worden opgesteld. Soms wordt geadviseerd om zinnen die naar de huidige stand van zaken verwijzen te beginnen met ‘In aanmerking nemend dat’. Dit is echter niet verplicht. 
  • Geef het besluit een referentienummer. Zo kun je het in de toekomst makkelijk terugvinden. 
  • Geef het besluit een titel. Hieruit moet duidelijk blijken waar het over gaat. Ook dit helpt om in de toekomst het gezochte document snel terug te vinden. 
  • Vraag juridisch advies. Je kunt alle uitgewerkte directiebesluiten door een bedrijfsjurist laten controleren. Maar doe dat in elk geval met je sjabloon. Het document moet immers rechtsgeldig zijn. Zorg er dus voor dat je sjabloon alles bevat wat wettelijk verplicht is. 
  • Leg vast of de directie unaniem was of niet. Was dat niet het geval? Noteer dan van elke aanwezige hoe hij of zij heeft gestemd. 
  • Gebruik vergadersoftware om het document veilig in de cloud op te slaan. Bovendien kun je documenten zo makkelijk doorzoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer wordt een besluit schriftelijk genomen? 

Er zijn verschillende redenen om een besluit schriftelijk te nemen. Het kan zijn dat er op korte termijn besloten moet worden. Dus al vóór de eerstvolgende vergadering. Het kan ook zijn dat de zaak gewoon niet zo belangrijk is. Een schriftelijk besluitvormingsproces bespaart dan kostbare vergadertijd. Maar er zijn nog meer redenen. De uitkomst kan bijvoorbeeld vooraf al een uitgemaakte zaak zijn. Of alle directieleden hebben informeel al aangegeven met het voorstel in te zullen stemmen. 

Wat is een gewaarmerkt directiebesluit?

Een gewaarmerkt directiebesluit wordt door de managementassistent geverifieerd. Vervolgens wordt het door de CEO geaccordeerd. Een dergelijk besluit wordt vaak aan externe instanties overhandigd om bepaalde acties te onderbouwen. Denk bijvoorbeeld aan het openen van een zakelijke rekening. Of om aan te tonen dat iemand die geen deel uitmaakt van de directie bevoegd is om namens het bedrijf een overeenkomst aan te gaan met een andere partij. 

Moet een directiebesluit door alle directieleden worden ondertekend?

De CEO en de overige directieleden moeten het directiebesluit ondertekenen, zodra het is goedgekeurd. 

Conclusie

Met een sjabloon kun je directiebesluiten eenvoudig, consistent en juridisch correct vastleggen. Dit doe je telkens wanneer de directie een besluit neemt dat gevolgen heeft voor het bedrijf. Het sjabloon moet duidelijk, beknopt en accuraat zijn. Dit geldt zowel wanneer een besluit tijdens een vergadering wordt genomen als wanneer de besluitvorming schriftelijk plaatsvindt. Dit is nóg een aspect van het werk van de managementassistent dat sterk vereenvoudigd wordt door het gebruik van vergadersoftware. 

Meer lezen?