Notuleren: De ultieme gids voor managementassistenten - iBabs

Notuleren: de ultieme gids voor managementassistenten

Notuleren is iets wat iedere managementassistent moet kunnen. Goede notulen zijn niet alleen belangrijk voor de bedrijfsvoering. In sommige landen is het bij  managementvergaderingen zelfs wettelijk verplicht. In dit blog leer je hoe je efficiënt en effectief notuleert en wat notulen precies zijn. Daarnaast lees je waarom ze zo belangrijk zijn en wat er wel en wat er juist niet in hoort te staan. 

Wat zijn notulen? 

Notulen zijn het officiële, schriftelijke verslag een vergadering. Daarin worden de onderwerpen, het doel en de uitkomsten van een vergadering vastgelegd. Soms worden ze ook wel ‘verslag’ of ‘aantekeningen’ genoemd, maar de term ‘notulen’ wordt het meest gebruikt. In principe kan iedereen die bij de vergadering aanwezig is notuleren, maar over het algemeen is het de taak van de managementassistent. 

De notulen moeten worden bewaard, zodat ze later geraadpleegd kunnen worden. Dat kan natuurlijk op papier, maar je kunt ook vergadersoftware  gebruiken. Wanneer er later discussie ontstaat over wat er is besloten en waarom, dan kun je dat in de notulen teruglezen. 

Waar komt het woord ‘notulen’ vandaan?

Het is niet precies bekend waarom notulen notulen worden genoemd. Waarschijnlijk is het woord afgeleid van het Latijnse woord ‘notula’. Notula is het verkleinwoord van het woord ‘nota’, wat merkteken, letterteken of aantekening betekent. Notula betekent dus letterlijk ‘kleine aantekening’. 

Ook in het Frans gebruikte men aan het eind van de 15e eeuw het woord ‘notule’ voor een korte aantekening of annotatie. In 1592 werd het woord ‘notele’ voor het eerst in het Middelnederlands gebruikt in de betekenis van ‘aantekeningen van vergadering’.

Wie notuleert een vergadering?

Meestal maakt de managementassistent tijdens de vergadering aantekeningen. Na afloop werkt hij of zij die dan verder uit. Daarna wordt het document onder de deelnemers verspreid. Tijdens de volgende vergadering worden de notulen ten slotte door de aanwezigen vastgesteld. Soms moet de managementassistent eerst nog correcties aanbrengen, voordat de notulen worden goedgekeurd. 

Waarom zijn notulen belangrijk?  

Er zijn veel redenen waarom het belangrijk is om vergaderingen te notuleren. Dit zijn de vier voornaamste:

  1. Notulen zijn soms wettelijk verplicht en bieden zekerheid
    In Groot-Brittannië is het wettelijk verplicht om notulen op te stellen van managementvergaderingen. In Nederland is dat niet het geval. Er kan echter wel in de statuten staan dat het moet. In de notulen worden de voorstellen, stemmingen, onthoudingen en uitkomsten vastgelegd. Zo kunnen ze worden gebruikt om te bewijzen dat de managers hun taken zorgvuldig hebben uitgevoerd. Daarnaast bieden notulen zekerheid als er een rechtszaak wordt aangespannen. Als iets niet in de notulen is vastgelegd, is het moeilijk te bewijzen dat het daadwerkelijk zo is gebeurd. Notulen kunnen bovendien als bewijs worden gebruikt bij audits en andere beoordelingen.   
  2. Notulen zorgen voor actie
    In de notulen leg je niet alleen de besluiten duidelijk vast, maar ook de vervolgstappen die nodig zijn om een besluit ook daadwerkelijk uit te voeren. Je moet de acties helder formuleren. Ook vermeld je de deadlines en wie er voor een bepaalde actie verantwoordelijk is. Dit herinnert de deelnemers aan hun verantwoordelijkheden. Bovendien kun je hen er zo in de toekomst op aanspreken. 
  3. Notulen meten de voortgang
    Als je actiepunten in de notulen opneemt, kunnen de managers eenvoudig zien of de besluiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd. De deelnemers lezen de notulen voor de volgende vergadering door om ze goed te kunnen keuren. Dan worden ze meteen herinnerd aan wat ze allemaal hadden moeten doen. 
  4. Notulen houden mensen verantwoordelijk
    Van buitenaf lijkt het management misschien één geheel. Maar de realiteit is anders. Het management bestaat uit meerdere bewegende delen, die het echt niet altijd met elkaar eens zijn. In de notulen wordt vastgelegd wie er voor een bepaald voorstel heeft gestemd en wie ertegen. Dat betekent dat ze hun beslissingen moeten kunnen uitleggen en onderbouwen. Ze moeten dus heel goed nadenken, voordat ze hun stem uitbrengen. En dat is natuurlijk alleen maar goed voor een bedrijf. 

Wat moet je allemaal kunnen? 

Er zijn een aantal cruciale vaardigheden waar notulisten over moeten beschikken. Ze moeten bijvoorbeeld: 

  • Goed kunnen luisteren – Om goed te notuleren moet je meer luisteren dan schrijven. Je moet je je aandacht goed bij de discussie houden. Alleen zo haal je de hoofdlijnen eruit herken je de verschillende thema’s en doelen. 
  • Assertief zijn – Het komt regelmatig voor dat een notulist extra toelichting nodig heeft. Het is daarom belangrijk dat ze hun stem durven laten horen en de voorzitter (of een van de andere deelnemers) durven te vragen of ze een opmerking willen herhalen of verduidelijken. Anders gaat dat ten koste van de kwaliteit van de notulen. 
  • Goed kunnen schrijven – De notulen zijn voor altijd het verslag van de vergadering. Je moet dus in staat zijn om een verslag te schrijven dat prettig leest, hout snijdt en waar geen fouten in staan.
  • Kennis van zaken hebben – Dit lijkt misschien een open deur, maar je moet vertrouwd zijn met het reilen en zeilen van de organisatie. Anders loop je misschien vast wanneer er technische details worden besproken. 

De verschillende soorten notulen

Er zijn drie soorten notulen. De notulen van managementvergaderingen vallen meestal in de eerste categorie: de actie- en besluitenlijst. Dit zijn de kenmerken van de verschillende soorten notulen.

Soort notulenWat erin staat
Actie- en besluitenlijstEen overzicht van de door de deelnemers genomen besluiten, de daarbij behorende acties en wie er voor die acties verantwoordelijk is. Hierin moeten ook de acties worden opgenomen die sinds de vorige vergadering zijn uitgevoerd. 
DiscussieverslagGedetailleerder dan de actie- en besluitenlijst. Een discussieverslag bevat dezelfde informatie. Daarnaast leg je de hoofdlijnen van de discussies vast en vat je kort samen wie er wat heeft gezegd. 
Woordelijk verslagHierbij wordt het hele gesprek woord voor woord uitgeschreven. Dit is bij de meeste vergaderingen niet nodig en wordt vooral gebruikt in juridische situaties. 

Wat moet er in de notulen staan? (En wat niet?)

Het volgende moet je altijd in de notulen vermelden:

  • De datum en tijd van de vergadering.
  • De aanwezigen en wie zich hadden afgemeld.
  • Correcties op de notulen van de vorige vergadering.
  • Verwijzingen naar documenten die tijdens de vergadering zijn uitgedeeld. (Ook de documenten zelf voeg je toe.)
  • Alle genomen besluiten.
  • De uitslag van eventuele stemmingen.
  • Actiepunten, deadlines en actiehouders.
  • Wat er verder ter tafel kwam.
  • Agendapunten die niet behandeld zijn en doorgeschoven worden naar de volgende vergadering.

Dit vermeld je niet in de notulen:

  • Uitvoerige beschrijvingen van wat er is gezegd. Houd het kort. 
  • Je eigen mening over de deelnemers of over wat er besproken is. 
  • Een beschrijving van de inhoud van uitgedeelde documenten. Verwijs de deelnemers in plaats daarvan naar het bijgevoegde document.
  • Bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Probeer je verhaal eenvoudig en neutraal te houden. 

Wanneer hoeft je niet te notuleren?

In Groot-Brittannië en in het grootste deel van de VS is het wettelijk verplicht om managementvergaderingen te notuleren. Het is ook verplicht bij alle vergaderingen waarin ergens over wordt gestemd. Zo is er altijd een rechtsgeldig document waarmee aangetoond kan worden welke beslissingen er in de vergadering zijn genomen. Bij informele vergaderingen waarbij niet wordt gestemd, is het echter niet verplicht om te notuleren. Ze zouden in de toekomst misschien wel handig kunnen zijn als je iets terug wilt zoeken. Maar als het volgens jou niet de moeite waard is om zo’n vergadering vast te leggen, dan hoeft het dus niet. 

Zo maak je goede notulen

Met dit stappenplan maak je goede notulen.

  1. Voorbereiding – Als het de eerste keer is dat je voor een bedrijf notuleert, vraag dan om eerdere notulen. Zo krijg je een idee van de structuur en de lay-out die er wordt gebruikt. Vraag de voorzitter ook om de agenda van de vergadering. Daarmee kun je alvast een eerste opzet van de notulen maken. Dit levert je tijdens de vergadering tijdwinst op. Overweeg ook om audio- of video-opnames te maken. Dan kun je eventueel iets terugluisteren of -kijken als je de notulen uitwerkt. 
  2. Leg het begin van de vergadering vast – Vermeld in elk geval de datum en de aanvangstijd, de aanwezigen en de afmeldingen.
  3. Tijdens de vergadering – Leg alle correcties vast op notulen van eerdere vergaderingen. Alle toegevoegde agendapunten. De aangenomen en afgewezen voorstellen. Als er werd gestemd, noteer je wie het voorstel heeft aangedragen en hoe de deelnemers hebben gestemd. Noteer actiepunten en vervolgstappen en de agendapunten die aangehouden zijn tot de volgende vergadering. Leg vast wat er verder ter tafel kwam en vat eventuele relevante discussies samen. Ten slotte vermeld je de datum van de volgende vergadering en het tijdstip waarop de vergadering werd afgesloten. 
  4. Na de vergadering – Werk de notulen uit tot een officieel document. Vraag de voorzitter om ze kritisch door te lezen, voordat je ze onder de deelnemers verspreidt. 

Veelgemaakte fouten bij het notuleren

Er is een aantal fouten dat bij het notuleren regelmatig wordt gemaakt. Natuurlijk kun je die maar beter vermijden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Na afloop van de vergadering te lang wachten met het uitwerken van de notulen. De gebeurtenissen staan dan niet meer helder op je netvlies. Bovendien bestaat de kans dat je belangrijke informatie mist, doordat je je aantekeningen niet meer begrijpt. 
  • Vergeten om vast te leggen wie er aanwezig waren.
  • De gebeurtenissen tijdens de vergadering te vaag beschrijven. 
  • Juridisch gevoelige informatie opnemen in de notulen. 
  • Een stemming onnauwkeurig of onvolledig vastleggen. 
  • Vertraging in de goedkeuring van vorige notulen.
  • Fouten over het hoofd zien of belangrijke informatie vergeten. 
  • Niet zorgen voor de handtekeningen die nodig zijn om de notulen rechtsgeldig te maken. 
  • De notulen niet ruim voor de volgende vergadering verspreiden. 

Veel van deze fouten kun je overigens voorkomen door papierloos te vergaderen. Je hoeft je dan niet meer druk te maken over de verspreiding. Ook kun je eenvoudig nakijken wie de notulen heeft ontvangen en wie ze heeft ondertekend. 

Wat doe je als je notulen niet kloppen?

Als een van de deelnemers een fout ontdekt in de notulen van de vorige vergadering of opmerkt dat er iets ontbreekt, dan moet je dat corrigeren. Je moet natuurlijk wel zeker weten dat er inderdaad een fout is gemaakt. Controleer dus eerst of het verslag echt onjuist is, of dat men zich wellicht heeft vergist. 

Als er inderdaad een fout is gemaakt, pas je het document aan en verspreid je de notulen opnieuw onder de deelnemers. Daarbij geef je aan dat er een wijziging is doorgevoerd. Als je vergadersoftware gebruikt, vervangt de nieuwe versie automatisch het incorrecte document. Zo beschikken alle betrokkenen altijd over de meest recente versie. 

Het is het beste om de notulen vóór de volgende vergadering te corrigeren. Dan hoef je namelijk niet expliciet vast te leggen wat er is gewijzigd. Meldt er tijdens de volgende vergadering toch nog iemand een fout, dan moet je in de notulen van de huidige vergadering vastleggen dat de notulen van de vorige vergadering na correctie zijn goedgekeurd. Je moet dan ook vermelden wat er precies is gewijzigd. De voorzitter moet het papieren exemplaar corrigeren en bij de wijziging paraferen. 

Hoe worden notulen ondertekend?

Als je tevreden bent met de notulen van een vergadering, dan vraag je een van de aanwezigen om ze te ondertekenen. Over het algemeen doet de voorzitter van de vergadering dat, maar in principe kan iedere aanwezige dat doen. De notulist moet de notulen zelf ook ondertekenen om het document rechtsgeldig te maken. 

Het verspreiden of delen van de notulen

Het is belangrijk om de notulen na afloop van de vergadering (en na goedkeuring van de voorzitter) onder alle deelnemers te verspreiden. Ook onder de afwezigen. Zo kan iedereen de notulen lezen en ze laten bezinken. En natuurlijk zo snel mogelijk met zijn eigen actiepunten aan de slag. 

Je kunt de notulen per post of per e-mail versturen. Maar je kunt ook vergadersoftware gebruiken, die documenten in de cloud plaatst. Het gebruik van online documenten heeft veel voordelen ten opzichte van papieren exemplaren of bijlagen bij e-mails. 

Via vergadersoftware kunnen deelnemers namelijk in een document samenwerken en hun opmerkingen over de notulen meteen doorgeven. Ze hoeven dan niet te wachten tot de volgende vergadering, waar ze hun kostbare tijd verdoen met het discussiëren over fouten. In plaats daarvan kunnen ze een notitie maken en de managementassistent zo precies vertellen wat eraan mankeert. Dit geeft de managementassistent de gelegenheid om na te kijken of er inderdaad een fout is gemaakt en het document in dat geval aan te passen. 

Zodra het gewijzigde document in de vergadersoftware wordt geüpdatet, heeft iedereen meteen de nieuwste versie op zijn computer, tablet of telefoon. Zo kost het de managementassistent geen extra tijd om iedereen de nieuwe notulen te e-mailen of ze per post te versturen. Dat is immers niet alleen tijdrovend, maar ook duur. 

Een ander voordeel is dat de deelnemers altijd automatisch de nieuwste versie gebruiken, wanneer ze iets in de notulen willen nakijken. Als er verschillende exemplaren rondgaan, is de kans immers groot dat iemand een verouderd exemplaar raadpleegt. 

Laat de deelnemers weten bij wie ze met vragen of opmerkingen terecht kunnen (wanneer je de notulen mailt of per post verstuurt), of hoe ze aandachtspunten kunnen markeren (wanneer je vergadersoftware gebruikt). 

Gratis sjablonen voor notulen

Zoek je een gratis sjabloon dat je bij het notuleren voor jouw bedrijf kunt gebruiken, dan kun je maar kiezen. Google Docs bevat bijvoorbeeld verschillende sjablonen voor notulen, variërend van formeel tot informeel. Ook Microsoft Office heeft een hele reeks voorbeelden die je aan jouw wensen kunt aanpassen en vervolgens voor je vergaderingen kunt gebruiken.

Voorbeeld van de notulen

Zo ziet het eruit wanneer een managementassistent zo’n sjabloon gebruikt voor de notulen van een vergadering:

Veelgestelde vragen

Moeten notulen worden ondertekend? 

De notulen van een vergadering moeten worden ondertekend om aan de wettelijke verplichtingen van een bedrijf te voldoen. Als ze niet zijn ondertekend, kan niet worden bewezen dat de gebeurtenissen daadwerkelijk zo hebben plaatsgevonden en dat de aanwezigen hebben kunnen stemmen. Dat kan het bedrijf en het management juridische problemen opleveren, bijvoorbeeld bij een audit. Volgens de Companies Act 2006 mogen alleen door de voorzitter ondertekende notulen als bewijs worden gebruikt. Alleen die bewijzen dat de vergadering heeft plaatsgevonden en dat de beslissingen op de beschreven manier zijn genomen (en dus rechtsgeldig zijn). 

Hoe gedetailleerd moeten notulen zijn? 

Notulen moeten zo gedetailleerd zijn dat iedereen die niet bij die vergadering aanwezig was een duidelijk beeld krijgt van wat er is besproken en besloten. Als er te weinig informatie in staat, kun je het besluitvormingsproces niet meer teruglezen. Als er te veel informatie in staat, kunnen de notulen verwarrend worden en moeilijk te lezen. 

Wat moet je na afloop van de vergadering doen?

Tijdens de vergadering maak je aantekeningen. Daarna is het belangrijk om ze zo snel mogelijk uit te werken tot een samenhangend verslag. Nu zit alles immers nog vers in je geheugen. Zo kun je de discussies en de genomen beslissingen correct weergeven, zonder je er het hoofd over te breken wat bepaalde aantekeningen nu ook alweer betekenden. 

Zijn de notulen van een vergadering vertrouwelijk? 

Nee, de notulen van een vergadering zijn in principe niet vertrouwelijk. Ze zijn een rechtsgeldig verslag van wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Daarom moeten ze geraadpleegd kunnen worden, zodat ook in de toekomst aangetoond kan worden dat het management de juiste procedures heeft gevolgd. Notulen moet je tien jaar bewaren, bijvoorbeeld voor audits of andere onderzoeken. Er kunnen natuurlijk wel vertrouwelijke onderwerpen zijn behandeld. Het verslag daarvan mag alleen worden opgenomen in de notulen die onder degenen worden verspreid die zelf bij de vertrouwelijke bespreking aanwezig of betrokken waren.

Conclusie

Notuleren is ontzettend belangrijk en een kerntaak van de managementassistent. Het is cruciaal om de vergadering zo goed mogelijk vast te leggen en om opheldering te vragen als er iets niet duidelijk is. Zo zorg je ervoor dat het verslag zo correct en volledig mogelijk is. Er is regelgeving waaraan moet worden voldaan. Bovendien moet in de toekomst teruggevonden kunnen worden waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Bij notuleren kun je dus niet de binnenbocht nemen. Daarom is vergadersoftware ook zo handig. De deelnemers kunnen fouten daarmee op een makkelijke manier melden en laten corrigeren. 

Meer lezen?